Sachbearbeiterin (m/w/d) im International Office

Am Max-Planck-Institut für ausländisches öffentliches Recht und Völkerrecht arbeiten Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler an grundlegenden Fragestellungen und aktuellen Herausforderungen des Völkerrechts, des Unionsrechts sowie des öffentlichen Rechts verschiedener Staaten. Unterstützt von zahlreichen internationalen Gastforschenden entsteht so ein lebendiges Netzwerk wissenschaftlichen Austauschs. Unsere Bibliothek gehört zu den größten juristischen Spezialbibliotheken in Europa und genießt auch weltweit eine erstklassige Reputation.
Das Max-Planck-Institut für ausländisches öffentliches Recht und Völkerrecht sucht für die Verwaltung zum nächstmöglichen Zeitpunkt im Teilzeit (50%) einen
Sachbearbeiter*in (m/w/d) im International Office
Die Stelle ist zunächst auf zwei Jahre befristet , ein unbefristetes Arbeitsverhältnis wird jedoch angestrebt.
Ihre Aufgaben:
Strukturierter Onboarding-Prozess für internationale Gäste und Mitarbeitende (inkl. mehrsprachiger Informationsmaterialien und individueller Begleitung)
Unterstützung bei Visums- und Aufenthaltsfragen, Vertragswesen und arbeitsrechtlichen Grundlagen
Beratung zu Integration im Alltag
Die vollständige Abwicklung der Stipendiat*innen - von der Bewerbungsphase bis zur Nachbetreuung
Kommunikation mit Behörden, Kooperationspartner*innen und internen Schnittstellen (Personal, Leitung, wissenschaftliche Betreuung)
Vernetzung mit MPG-weiten und externen International Offices
Ihr Profil:
Abgeschlossene Ausbildung im Verwaltungs- oder kaufmännischen Bereich oder eine vergleichbare Qualifikation bzw. mindestens zweijährige einschlägige Berufserfahrung, idealerweise im Bereich International Office oder international geprägter Verwaltungsstrukturen
Erfahrung im internationalen Umfeld bzw. im Umgang mit internationalen Studierenden, Forschenden oder Partnerinstitutionen von Vorteil
Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift; weitere Sprachkenntnisse sind willkommen
Sicherer Umgang mit MS-Office-Anwendungen (insbesondere Word und Excel) sowie Bereitschaft, sich in neue digitale Systeme einzuarbeiten
Selbstständige, strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise sowie ausgeprägte Team- und Serviceorientierung
Freundliches, professionelles und souveränes Auftreten im internationalen Kontext
Wir bieten:
Eine interessante und vielseitige Tätigkeit in einem renommierten Forschungsinstitut mit internationalem Umfeld und einem guten Arbeitsklima
Die Vergütung richtet sich entsprechend Ihrer Qualifikation nach TVÖD-Bund bis Entgeltgruppe 9a einschließlich der Sozialleistungen des öffentlichen Dienstes
30 Tage Urlaubsanspruch, zusätzliche freie Tage an Heiligabend (24.12.) und Silvester (31.12.)
Betriebliche Altersvorsorge (VBL) für Ihre Absicherung in der Rente
Individuelle Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten zur Förderung Ihrer beruflichen Entwicklung
Möglichkeit zur teilweisen mobilen Arbeit
Zuschuss zum DeutschlandJobTicket (DJT) zur Unterstützung Ihrer Mobilität
Einen mit öffentlichen Nahverkehrsmitteln gut erreichbaren Arbeitsplatz sowie kostenfreie Mitarbeitendenparkplätze
Maßnahmen zur Work-Life-Balance einschließlich vier angebundener Kitas
Bewerbung:
Die Max-Planck-Gesellschaft hat sich zum Ziel gesetzt, mehr Menschen mit Schwerbehinderung zu beschäftigen. Bewerbungen Schwerbehinderter sind ausdrücklich erwünscht.
Die Max-Planck-Gesellschaft strebt nach Geschlechtergerechtigkeit und Vielfalt. Wir begrüßen Bewerbungen jeden Hintergrunds. Ferner will die Max-Planck-Gesellschaft den Anteil an Frauen in den Bereichen erhöhen, in denen sie unterrepräsentiert sind. Frauen werden deshalb ausdrücklich aufgefordert, sich zu bewerben.
Haben wir Ihr Interesse geweckt? Bitte bewerben Sie sich ausschließlich über das Online-Bewerbungssystem auf unserer Website mit den vollständigen Unterlagen (Anschreiben, tabellarischer Lebenslauf und Zeugnisse) bis zum . Fragen zur Stelle beantwortet Ihnen Dr. Radu Carciumaru unter .
Max-Planck-Institut für
ausländisches öffentliches Recht und Völkerrecht
Im Neuenheimer Feld 535
69120 Heidelberg

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