Sachbearbeitung Einkauf (m/w/d)

Sachbearbeitung Einkauf (m/w/d)

Leibniz-Institut für Neurobiologie (LIN), Magdeburg – eine außeruniversitäre Forschungseinrichtung, die die neurobiologischen Mechanismen von Lernen und Gedächtnis erforscht. Mit einem breiten Spektrum an molekularbiologischer, tier- und humanexperimenteller Forschung sowie entsprechender Forschungsinfrastruktur bildet das LIN einen der Eckpfeiler der neurowissenschaftlichen Forschung in Magdeburg und der Leibniz-Gemeinschaft. Unsere 250 Beschäftigten arbeiten national und international mit Universitäten, Forschungseinrichtungen und Unternehmen zusammen.

Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt, möglichst in Vollzeit (40 h/Woche), zunächst für 2 Jahre befristet mit Option zur Übernahme in ein dauerhaftes Beschäftigungsverhältnis, eine kompetente Persönlichkeit für die Sachbearbeitung Einkauf.

Aufgaben

• Unterstützung bei der Einführung und Anpassung digitaler Workflows zur Abbildung beschaffungswirtschaftlicher Prozesse sowie Mitarbeit an der Optimierung bestehender Serviceabläufe;
• Bearbeitung von Beschaffungsvorgängen für Waren und Dienstleistungen unter Berücksichtigung aller einschlägigen vergabe- und haushaltsrechtlichen Regelungen (TVergG LSA, UVgO, VOL(B), VgV);
• Bearbeitung und Prüfung von Beschaffungen und Bestellungen unter Berücksichtigung der jeweils geltenden zuwendungsrechtlichen Vorgaben verschiedener Fördermittelgeber, z. B. DFG, BMBF, EU, Landesministerien oder Stiftungen; Mitwirkung bei der Vorbereitung und Durchführung nationaler und EU‑weiter Ausschreibungsverfahren in Zusammenarbeit mit unseren Forschungsgruppen und Serviceeinheiten und ggf. externen Planungsbüros;
• Betreuung des Vergabeportals (eVergabe) und der Vergabebekanntmachungen;
• Vorbereitung von Beschaffungsvorgängen, Einholung von Angeboten, Erstellung von Vergabeunterlagen und Dokumentationen;
• Verwaltung und Dokumentation von Aufträgen und Nachträgen gemäß interner Vorgaben und externer Richtlinien, einschließlich sorgfältiger Anlage und fortlaufender Pflege der Auftragsunterlagen;
• Betreuung der Vergabe von Bauleistungen nach VOB(A) bei entsprechender Erfahrung;
• Unterstützung bei der Erstellung und Pflege von Rahmenverträgen und -vereinbarungen;
• Erfüllung von Informations‑, Veröffentlichungs‑ und Dokumentationspflichten zur Sicherstellung einer prüfungssicheren Vergabedokumentation;
• Lieferantenmanagement, Terminüberwachungen sowie Garantie‑ und Reklamationsabwicklung;
• Wahrnehmung bereichsübergreifender Unterstützungsaufgaben mit Schnittstellen zur Buchhaltung, insbesondere in der vorbereitenden Rechnungsprüfung und der Aufbereitung buchungsrelevanter Unterlagen;
• Ausbildung zum(r) Zollbeauftragten.

Qualifikationen

• Abgeschlossene, einschlägige Berufsausbildung in einem kaufmännischen bzw. verwaltungsorientierten Ausbildungsberuf mit Schwerpunkt im Bereich Beschaffung;
• Praktische Berufserfahrung im Einkauf/ Beschaffungswesen einer öffentlichen (Forschungs‑)Einrichtung;
• Einschlägige Kenntnisse im öffentlichen Vergaberecht (VOB, VgV, UVgO, GWB) sowie im Haushalts‑ und Zuwendungsrecht;
• Fähigkeit, Bedarfe aus Drittmittelprojekten zu prüfen, zuwendungsrechtlich einzuordnen und projektbezogen korrekt abzuwickeln;
• Ausgeprägtes Verständnis für wirtschaftliche Zusammenhänge und Kostenbewusstsein;
• Fundierte MS‑Office‑Kenntnisse sowie versierter Umgang mit ERP‑/Einkaufsystemen bzw. Bereitschaft, sich in diese einzuarbeiten;
• Sehr gute Deutschkenntnisse und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift;
• Hohes Maß an Kommunikations‑ und Beratungskompetenz, Bereitschaft, im Team zu arbeiten und an der Entwicklung von Strukturen und Prozessen mitzuwirken.

Angebot

• Ein interessantes und abwechslungsreiches Aufgabengebiet in der Administration, eingebettet in das internationale Umfeld neurobiologischer Grundlagenforschung – einem zukunftsweisenden Bereich mit gesellschaftlicher Bedeutung;
• Angemessene Vergütung bis zur Entgeltgruppe 9a TV‑L und Sozialleistungen nach Tarifvertrag des öffentlichen Dienstes der Länder, einschl. Altersvorsorge für den öffentlichen Dienst (VBL);
• Eine kollegiale Arbeitsumgebung mit entsprechenden Fort‑ und Weiterbildungsmöglichkeiten, flexiblen Arbeitszeiten und –orten;
• Eine ausführliche Einarbeitung an einem modernen Arbeitsplatz.

Diversity

Vielfalt, Wertschätzung und Gleichstellung aller Menschen ist für uns ein Wert. Chancengleichheit sowie die Vereinbarkeit von Beruf und Familie sind wichtige Bestandteile unserer Personalpolitik.

Bewerbung

Dann richten Sie Ihre aussagekräftigen und vollständigen Bewerbungsunterlagen – Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse sowie einschlägige Arbeitsnachweise – unter Angabe der Referenz LIN 2025/24 als einzelnes PDF-Dokument (5 MB maximal) an bewerbung(at)lin-magdeburg.de . Bitte geben Sie mögliche Eintrittstermine an. Bewerbungsschluss ist der . Unvollständige Bewerbungsunterlagen können nicht berücksichtigt werden. Haben Sie einen internationalen Berufs‑ oder Studienabschluss, fügen Sie bitte auch eine Zeugnisbewertung der Zentralstelle für ausländisches Bildungswesen (ZAB) der KMK bei. Falls Sie noch keine Zeugnisbewertung haben, beantragen Sie diese bei erfolgreicher Bewerbung. Weitere Informationen hierzu entnehmen Sie bitte der Internetseite der KMK.

Datenschutz

Die Bewerbungsunterlagen und -daten werden ausschließlich zum Zwecke des Auswahlverfahrens gespeichert und verwendet. Die Unterlagen werden nach Ablauf von 6 Monaten gelöscht. Weitere Informationen zum Datenschutz im Bewerbungsverfahren gibt es unter .