Sachbearbeitung Office & Kundenkommunikation (m/w/d) – Weingarten (Baden)

Über die Position

Für unseren Kunden in Weingarten (Baden) suchen wir eine engagierte kaufmännische Fachkraft/Sachbearbeitung (m/w/d) in Vollzeit (Tagesschicht). Die Stelle umfasst 35–40 Stunden pro Woche und richtet sich an Personen, die Verantwortung für administrative Abläufe und die tägliche Kommunikation mit Geschäftspartnern übernehmen möchten. Wir agieren gemäß den gesetzlichen Vorgaben, informieren transparent über arbeitsrechtliche Rahmenbedingungen und stellen sicher, dass alle Einsätze im Einklang mit dem Arbeitnehmer-Entsendegesetz (AEntG) stehen, sofern dies Anwendung findet.

Ihre Aufgaben

• Eigenständige Betreuung der Ein- und Ausgangskommunikation mit Kundinnen, Kunden sowie Lieferanten per E‑Mail und Telefon; professionelle Nachverfolgung offener Anfragen
• Aufnahme, Erfassung und systematische Nachverfolgung von Aufträgen und Bestellungen inkl. Datenpflege in internen Systemen
• Erstellung und Versand von Angeboten; Unterstützung bei der Angebotsbearbeitung bis zur Auftragserteilung
• Administrative Organisation: Ablage, Schriftverkehr, Terminkoordination, Reisekosten‑ und Rechnungsprüfung in Abstimmung mit der Buchhaltung
• Erstellung einfacher Auswertungen und Übersichten zur Unterstützung der Leitung und des Vertriebs
• Mitarbeit an der Optimierung und Standardisierung interner Prozesse sowie Übernahme kleinerer Sonderaufgaben und Projekte im Backoffice
• Schnittstellenarbeit zwischen Vertrieb, Einkauf und Lager, um Informationsflüsse und Servicequalität sicherzustellen

Ihr Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, z. B. Bürokaufmann/-frau, Industriekaufmann/-frau oder vergleichbare Qualifikation
• Einschlägige Erfahrung in administrativen Tätigkeiten ist von Vorteil, Quereinsteigerinnen und Quereinsteiger mit entsprechender Motivation sind willkommen
• Sicherer Umgang mit MS Office, insbesondere Excel, Word und Outlook; Erfahrung mit ERP/CRM‑Systemen von Vorteil
• Gute Englischkenntnisse auf dem Niveau B2 zur Bearbeitung internationaler Korrespondenz
• Selbstständige, strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise mit hoher Dienstleistungsorientierung
• Ausgeprägtes Organisationstalent, Teamfähigkeit und Verschwiegenheit im Umgang mit sensiblen Daten

Wir bieten

• Transparentes und leistungsgerechtes Vergütungspaket nach geltendem Tarifvertrag (GVP) inklusive tariflicher Zuschläge (Feiertage, Sonn‑/Sonntage, Nachtarbeit) und Überstundenausgleich
• Option auf eine langfristige Perspektive mit Übernahmemöglichkeit durch unseren Kunden
• Vielfältige Fort‑ und Weiterbildungsmöglichkeiten zur fachlichen Weiterentwicklung
• Persönliche Betreuung durch unser mehrsprachiges Team vor Ort; Unterstützung bei administrativen Fragen und im Bewerbungsprozess
• Attraktive Sozialleistungen sowie faire, rechtssichere Bedingungen gemäß deutschem Arbeitsrecht und Hinweisen zur Entsendung nach AEntG, wenn relevant
• Regionaler Einsatzort in Weingarten mit kurzen Wegen und kollegialem Arbeitsumfeld

Bewerbung & Kontakt

Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann freuen wir uns auf Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen per E‑Mail mit möglichem Eintrittstermin und Ihrer Gehaltsvorstellung. Die Stelle ist als Vollzeitposition ausgeschrieben (35–40 Std./Woche, Tagesschicht). Bitte senden Sie Ihre Unterlagen an:

Trio Personalmanagement

Für Rückfragen erreichen Sie uns telefonisch unter Wir freuen uns darauf, Sie kennenzulernen und gemeinsam die nächsten Schritte zu besprechen.