Sekretariat/Assistenz (m/w/d) für die Schweißtechnische Lehranstalt

Kurzüberblick

• Standort: Bildungs- und Innovationscampus Handwerk in Götz, Groß Kreutz
• Arbeitsmodell: unbefristeter Arbeitsvertrag
• Anstellungsart: Sekretariat/Assistenz

Aufgaben

• eigenständige Betreuung des Sekretariats (Durchführung der allgemeinen Bürotätigkeiten, Postbearbeitung, Protokollführung)
• Materialbeschaffung durch Bestelleingaben im Warenwirtschaftssystem und Einholen von Angeboten
• vorausschauende Vorbereitung und termingerechte Bereitstellung der Lehrgangsunterlagen (Anwesenheits- und Unterweisungslisten, Werkstattbelegung und Fragebögen)
• verantwortungsvolle Pflege der Lehrgangsdatenbank und Erstellen der Wochenplanung für die Statistik
• Erstellen und Versenden von Schweißerpässen, Stundenplänen, Teilnahmebescheinigungen sowie Zertifikaten nach Vorgabe
• sorgfältige Nachbereitung der Lehrgangsunterlagen (erfassen, abgleichen und digitalisieren gemäß vorgegebener Ablagestrukturen)
• Pflege und kontinuierliche Aktualisierung der Anwesenheitslisten sowie Teilnehmerstammdaten
• Erstellen und Versenden monatlicher Angebote zur Schweißer-Wiederholungsprüfung
• verantwortungsvolle Pflege der Auditmanagementplattform der Zertifizierungsstelle nach Vorgabe
• Versandt von Zertifizierungsanträgen und Jährlicher Herstellererklärungen sowie Überwachung des Rücklaufs der Unterlagen
• akribische Verwaltung und Ablage der Zertifizierungsvorgänge nach Vorgabe
• sowie Überwachung des Zahlungseingangs
• Pflege der Lehrgangsdatenbank und Unterstützung der Akquise von Teilnehmern

Anforderungen

• abgeschlossene kaufmännische Ausbildung
• sehr ausgeprägte Organisations- und Kooperationsfähigkeit
• Freundliches Auftreten und hohe Sozialkompetenz
• sehr gute mündliche und schriftliche Ausdrucksfähigkeit in deutscher Sprache
• sicherer Umgang mit MS-Office
• selbstständige und strukturierte Arbeitsweise

Benefits

• unbefristeter Arbeitsvertrag
• Vergütung nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst der Länder (TV-L), einer Jahressonderzahlung und einer betrieblichen Altersvorsorge
• 30 Tage Jahresurlaub mit zusätzlicher Freistellung am 24.12. und 31.12.
• Geregelte Arbeitszeiten durch Gleitzeit
• Gut angebundene Räume mit kostenlosem Parken und ÖPNV-Anbindung
• Regelmäßige Weiterbildungsmöglichkeiten zu aktuellen Themen. Wir übernehmen die Kosten.
• Gesundheitsförderung: betriebliche Unfallversicherung und wöchentliche Rücken-schule während der Arbeitszeit
• Zuschuss zu einem Job-Ticket und zum Job Rad