Sekretär/in der Institutsleitung (m/w/d) - IMD Berlin

Stellenbeschreibung:

IMD Labor Berlin-Potsdam

Darauf kannst Du Dich freuen:

Ein sicherer Arbeitsplatz in einem anerkannten, akkreditierten Labor
Eine betriebliche Altersvorsorge – weil wir auch an morgen denken
Eine strukturierte Einarbeitung – wir lassen niemanden allein
13. Monatsgehalt und Urlaubsgeld – als Anerkennung für Deine Leistungen
Arbeitszeiten mit Zeiterfassung – denn Freizeit ist kein Bonus, sondern wichtig
Zuschüsse für Massagen – Deine Gesundheit liegt uns am Herzen
Dienstradleasing – wenn Du lieber strampelst statt im Stau stehst
Kostenlose Getränke und Obst – kleine Energiebooster inklusive
Zuschuss zum Firmenticket – Bus und Bahn statt Parkplatzstress
Vergünstigte Laboruntersuchungen für unsere Mitarbeitenden – Dein Gesundheitsplus bei uns
Ein offenes, unterstützendes Team – bei uns zählt das Miteinander
Rabatte über das Corporate Benefits Portal – für die kleinen Extras im Alltag

Bei Fragen steht dir Nicole Schäfer unter zur Verfügung.

Klingt das nach Deinem nächsten Job?
Dann schick uns Deine Bewerbung mit aussagekräftigen Unterlagen und Deiner Gehaltsvorstellung . Wir freuen uns darauf, Dich kennenzulernen!

Über uns:

Das Institut für Medizinische Diagnostik (IMD Berlin) ist mehr als nur ein Labor – wir sind ein akkreditiertes Kompetenzzentrum, in dem Fachärztinnen und Fachärzte aus Laboratoriumsmedizin, Mikrobiologie, Virologie, Humangenetik, Endokrinologie und Diabetologie ihr Wissen bündeln. Unsere Mission: erstklassige Diagnostik, präzise Beratung und verlässliche Betreuung für niedergelassene Arztpraxen in Berlin und Brandenburg.

Du bist ein Organisationstalent, behältst auch in turbulenten Momenten den Überblick und hast Freude daran, eine zentrale Schnittstelle zu gestalten? Dann bist Du bei uns genau richtig!

Zur Unterstützung der Institutsleitung suchen wir eine/n Sekretär/in (m/w/d) unbefristet und vorzugsweise in Vollzeit.

Deine Rolle im Überblick:

Unterstützung der Institutsleitung im Tagesgeschäft – von
Unterlagen, Reports und Präsentationen bis zur Nachverfolgung von
Aufgaben
Koordination und Organisation von Terminen, Meetings und internen Abläufen
Eigenverantwortliche Büroorganisation: Dienstplanung der Ärzte, Verwaltung der Kasse, Rechnungsstellung
Enge Kommunikation mit internen Teams, externen Partnern und Dienstleistern
Mitwirkung bei der Optimierung von Prozessen und Strukturen

Das zeichnet Dich aus:

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
Sehr gute Kenntnisse in MS Office / M365, gerne ergänzt durch Erfahrung mit KI-Tools wie ChatGPT
Souveräner Umgang mit Präsentationen (z. B. PowerPoint), idealerweise auch Erfahrung im Veranstaltungsmanagement
Ausgeprägte Organisations- und Kommunikationsstärke, gepaart mit Eigeninitiative und Verantwortungsbewusstsein
Freude an einer vielseitigen Schnittstellenfunktion und Lust, Veränderungen aktiv mitzugestalten
Diskretion und ein wacher Blick für Details