Sekretär/in (m/w/d) der Verwaltungsleitung / Geschäftsführung

Wir sind ein modernes psychiatrisches Fachkrankenhaus im Herzen der Kölner Südstadt mit 68 vollstationären Betten, 56 tagesklinischen Plätzen sowie einer Psychiatrischen Instituts- und Suchtambulanz.

Zur Unterstützung unserer Geschäftsführung und Verwaltungsleitung suchen wir Sie als zentrale und vertrauenswürdige Schnittstelle. Wir suchen eine erfahrene, organisationsstarke und durchsetzungsfähige Persönlichkeit , die unsere Führungsebene entlastet und den Büroalltag souverän meistert.

Als „rechte Hand“ der Geschäftsführung / Verwaltungsleitung übernehmen Sie eine entscheidende Rolle mit folgenden Schwerpunkten:

• Eigenständiges Management des Sekretariats der Geschäftsführung / Verwaltungsleitung.
• Vorbereitung von Gremienarbeit.
• Professionelle Terminkoordination und -überwachung für die Geschäftsführung sowie Unterstützung bei der inhaltlichen Vorbereitung wichtiger Meetings.
• Planung, Organisation und Nachbereitung von Besprechungen, Sitzungen und Veranstaltungen.
• Korrespondenz- und Dokumentenmanagement unter Nutzung von MS Office und Notes .
• Eigenständige Priorisierung und Strukturierung der täglichen Arbeitsabläufe mit Gestaltungsspielraum für die Optimierung interner Prozesse.
• Schnittstellenmanagement zwischen der Klinikleitung, dem Leitungsteam und unseren externen Partnern.
• Vertrauensvolle und diskrete Bearbeitung sensibler Themen und Unterlagen.
• Sicherstellung eines reibungslosen und professionellen Ablaufs im Büroalltag.

Sie bringen idealerweise folgende Qualifikationen und Eigenschaften mit:

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation.
• Einschlägige Berufserfahrung im Krankenhaus- oder Klinikbereich, idealerweise in einer Assistenz- oder Sekretariatsfunktion der Verwaltung oder Geschäftsführung.
• Nachweisbare Erfahrung in der Vorbereitung und Organisation von Gremienarbeit.
• Ausgeprägte Fähigkeit zur eigenständigen Arbeitsorganisation und einem hohen Maß an Verlässlichkeit.
• Organisationstalent, Belastbarkeit und ein souveränes, gepflegtes Auftreten .
• Kommunikationsstärke, freundlich, aber bestimmt – Sie nutzen Ihre Durchsetzungsfähigkeit mit einem gesunden Blick auf das jeweilige Anliegen der Person, die Kontakt zur Geschäftsführung sucht.

Loyalität, Diskretion und eine Prise Humor runden Ihr Profil ab.