Sekretärin / Office Manager für unser Chefarztsekretariat der Klinik für Neurologie (m/w/d)

Das Herz-Jesu Krankenhaus Münster-Hiltrup ist eine Einrichtung der St. Franziskus-Stiftung Münster, einem der größten konfessionellen Krankenhausträger Deutschlands. Das Krankenhaus der Schwerpunktversorgung ist Akademisches Lehrkrankenhaus der Universität Münster und hält mit ca. 1.100 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern über 350 Betten in folgenden Hauptabteilungen vor: Anästhesie, Chirurgie mit den Schwerpunkten Allgemein-, Viszeralchirurgie sowie Unfall-/Hand-Chirurgie, Gynäkologie und Geburtshilfe, Innere Medizin mit den Schwerpunkten Geriatrie, Onkologie, Nephrologie / Dialyse und Gastroenterologie, Neurologie, Radiologie und Urologie.

Unsere Klinik für Neurologie ist eine der größten neurologischen Abteilungen in Westfalen-Lippe. Jährlich werden stationär ca. 3500 Patienten behandelt. Hinzu kommen etwa ebenso viele Patienten, die wir in unseren Ambulanzen untersuchen und behandeln. Neben der Privat- und Notfallambulanz bieten wir verschiedene Spezialsprechstunden an.

• Eigenständige Organisation des Chefarztsekretariats
• Durchführung der Terminplanung und –Koordination
• Qualifizierter Ansprechpartner für Patienten, Angehörige, niedergelassene Ärzte und Mitarbeiter des Teams
• Vorbereitung der Abrechnung nach EBM und GOÄ für die Rechnungsabteilung im Hause und für die PVS
• Dienstplanung für Sekretariat und Schreibdienst
• Erstellung fachspezifischer Korrespondenz ggf. auch selbständig
• Unterstützung bei der Organisation von ärztlichen Fortbildungsveranstaltungen („Neurologie für die Praxis“) und von Informationsveranstaltungen für Betroffene, Selbsthilfegruppen und Interessierte (insbesondere Hiltruper MS-Tag, Hiltruper Parkinsontag) sowie von Abteilungsfeiern
• Unterstützung beim „Onboarding“ und „Off-Boarding“ von ärztlichen Kolleginnen und Kollegen sowie von PJ-Studierenden sowie bei Famulaturen und Praktika

• Erfolgreicher Abschluss einer Ausbildung im Bereich Bürokommunikation oder Medizinische:r Fachangestellte:r
• Erfahrungen als Chefarztsekretär:in
• Führungserfahrung und Kompetenz im Bereich der Personalplanung einer Ambulanz
• Idealerweise Kenntnisse der Abläufe und Tätigkeiten in der Neurologie
• Gutes Organisationsvermögen und systematisch strukturierter Arbeitsstill
• Fähigkeit, auch in schwierigen Situationen den Überblick zu behalten und auch bei hohem Arbeitsaufkommen freundlich, sicher und verbindlich aufzutreten
• Hohes Maß an Organisations- und Kommunikationsfähigkeit sowie Freude am Umgang mit Menschen
• Sicherer Umgang mit moderner EDV, insbesondere MS Office und Orbis
• Eigeninitiative, Aufgeschlossenheit, Neugier und die Freude an der Arbeit im Team

• Ein offenes und kooperatives Arbeitsklima innerhalb des Hauses
• Ein verantwortungsvolles Aufgabengebiet und ein engagiertes, multi-professionelles und aufgeschlossenes Team
• Intensive und strukturierte Einarbeitung
• Gesundheitsförderung der Mitarbeiter
• Vergütung nach den Arbeitsvertragsrichtlinien des Deutschen Caritasverbandes (AVR-c) inkl. Jahressonderzahlung
• Familienfreundliche Strukturen wie die Großtagespflege oder eine Notbetreuung
• Zahlreiche Vergünstigungen wie z.B. Jobticket, Business Bike, Rabatte in unserer Apotheke, wöchentliches Obstangebot, kostenloses Wasserangebot, freier WLAN-Zugang