Sekretär:in Senior (all genders) - Interdisziplinären Klinik für Stammzelltransplantation

Sekretär:in Senior (all genders) – Interdisziplinäre Klinik für Stammzelltransplantation

Gemeinsam besser. Fürs Leben.

Wir sind das Universitätsklinikum Hamburg‑Eppendorf (UKE) – und stehen für exzellente Kompetenz in Forschung, Lehre und der vollumfänglichen Gesundheitsversorgung in unseren Kliniken. Unsere rund 16.100 Mitarbeiter:innen streben jeden Tag aufs Neue danach, mit ihrem Beitrag die Welt ein bisschen gesünder zu machen.

Es ist unser Anspruch, eine der führenden Universitätskliniken zu sein – und gleichzeitig der beste Arbeitgeber unserer Branche. So glauben wir im UKE fest daran, dass erfolgreiches und erfüllendes Arbeiten im Einklang mit den persönlichen Bedürfnissen und individuellen Lebensentwürfen der Mitarbeitenden stehen sollte. Und so unterschiedlich diese sind, so vielfältig ist unser Angebot an individuellen Lösungen.

Willkommen im UKE.

Job-ID: J

Art der Anstellung: Unbefristet

Arbeitszeit: Vollzeit/Teilzeit

Bewerben bis:

Unternehmensteil: UKE_Zentrum für Onkologie

Tätigkeitsbereich: Management & Verwaltung

Bereich: Klinik für Stammzelltransplantation

Das macht die Position aus

Die Schwerpunkte der Interdisziplinären Klinik und Poliklinik für Stammzelltransplantation am UKE liegen im Bereich der allogenen Stammzelltransplantation und Zelltherapie für Krebserkrankungen und andere Krankheiten des blutbildenden Systems sowie Autoimmunerkrankungen. Mit ca. 200 allogenen Stammzelltransplantationen im Jahr ist die Klinik die größte Einrichtung in Deutschland und eine der größten in Europa. Die Klinik führt zudem die meisten autologen Stammzelltransplantationen für Multiple Sklerose in Deutschland durch. Zur Klinik gehören 3 Stationen mit insgesamt 40 Betten, eine Poliklinik mit mehr als 11.000 Kontakten im Jahr, eine Tagesklinik mit mehr als 1300 Behandlungen mit Extrakorporaler Photopherese pro Jahr sowie eine Studienzentrale und Labore für Diagnostik und Forschung. Die Klinik ist nach den höchsten internationalen Qualitätsstandards für Stammzelltransplantation und Zelltherapie (JACIE) akkreditiert.

Ihre Aufgaben:

• Koordination der Aufgaben der Leitung und der zugeordneten Bereiche inklusive Weiterleitung sämtlicher eingehender Anfragen (postalisch, per E-Mail und telefonisch) sowie Bearbeitung der Posteingänge, Überwachung von Wiedervorlagen und Ablageorganisation
• Planung, Koordination und Überwachung von Terminen
• Erstellung und Bearbeitung von Schriftverkehr in deutscher und ggf. englischer Sprache (z. B. Arztbriefe, Gutachten, Vortragsmanuskripte und Veröffentlichungen) sowie Aufbereitung von Unterlagen und Präsentationen nach Vorgabe (Format, Layout und Gestaltung)
• Unterstützung in Personalangelegenheiten (z. B. Personalanträge) sowie Weiterleitung und Überwachung von Mitarbeiteranträgen (z. B. Dienstreisen, IT, Vorteilsnahme)
• Abwicklung von Beschaffungsangelegenheiten (Büromaterial, IT-Beschaffungen)
• Überwachung der etatmäßigen Drittmittel sowie Sicherstellung des Lehrbetriebs, einschließlich Vorbereitung von Sitzungen und Protokollführung
• Organisation von Fortbildungsveranstaltungen, Kongressen und Dienstreisen sowie Koordination von IT-Angelegenheiten (E-Mail-Management, Literatur- und Internetrecherche, Datenpflege und -erfassung)
• Organisation gerichtlicher Gutachtenaufträge sowie Organisation und Abwicklung von Promotionsprüfungen
• Organisation und Betreuung des Einsatzes von Famulant:innen, PJ-Studierenden, Gastärzt:innen und Hospitant:innen sowie Übernahme von Abwesenheitsvertretungen im Sekretariat
• Pflege des Internetauftritts und des QM-Handbuchs (vertretungsweise)

Darauf freuen wir uns

• Abgeschlossene Berufsausbildung: Kaufmännische Ausbildung, Medizinische:r Fachangestellte:r oder gleichwertige Fähigkeiten und Erfahrungen
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse
• Abrechnungskenntnisse
• Büroorganisationskenntnisse
• Datenschutzkenntnisse
• Drittmittelverfahrenskenntnisse
• EDV-Organisationskenntnisse
• Ein sicherer Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen
• Personalrechtskenntnisse
• Kenntnisse des Personalwesens
• UKE-Strukturkenntnisse
• Verwaltungsprozesskenntnisse
• Diskretion und Zuverlässigkeit im Umgang mit sensiblen Informationen
• Flexibilität, Kommunikations- und Teamfähigkeit, Koordinations- und Organisationsgeschick, Zuverlässigkeit, Verantwortungsbewusstsein, Selbständigkeit und Durchsetzungsvermögen

Eine Einstellung ist nur möglich, wenn nach den jeweils geltenden (gesetzlichen und medizinischen) Vorgaben gegen das Masernvirus ein vollständiger Immunisierungs- bzw. Immunitätsnachweis vorliegt. Dies ist vor Beschäftigungsbeginn durch entsprechende Unterlagen (z. B. Impfausweis) nachzuweisen.

Benefits

• Krisensicherer Arbeitsplatz, sinnstiftende Tätigkeit, wertschätzendes Miteinander
• Strukturierte Einarbeitung und offener Wissensaustausch im Team
• Möglichkeiten zur Mitgestaltung unserer Personalpolitik „UKE INside“ in berufsgruppen- und hierarchieübergreifenden Projekten
• Nachhaltig unterwegs: Zuschüsse zum Deutschlandticket als Jobticket und Dr. Bike Fahrradservice; Option zum Dienstrad-Leasing
• Familienfreundliches Arbeitsumfeld: Kooperation zur Kinderbetreuung, kostenlose Ferienbetreuung, Beratung für Beschäftigte mit pflegebedürftigen Angehörigen
• Ausgezeichnete Gesundheits-, Präventions- und Sportangebote
• Unser Mitarbeitendenrestaurant bietet eine reiche Auswahl an kulinarischen Angeboten; weitere Angebote gibt es in den „Health Kitchen“ Cafés und Bistros und in einem Supermarkt direkt auf dem Gelände

Wir leben Diversität und schätzen Vielfalt

Wir bieten ein Arbeitsumfeld, das unabhängig von Alter, Geschlecht, sexueller Identität, Behinderung, ethnischer und sozialer Herkunft oder Religion gleiche Chancen ermöglicht. Dieses bestätigen wir mit dem Beitritt zur Charta der Vielfalt. Wir streben ausdrücklich eine Erhöhung des Anteils von Frauen in Führungspositionen an, insbesondere beim wissenschaftlichen Personal in Forschung und Lehre. Gleiches gilt im Falle einer Unterrepräsentation eines Geschlechts im ausschreibenden Bereich. Personen mit Schwerbehinderung werden bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung vorrangig berücksichtigt.