(Senior) Coordinator Facility & Infrastructure (m/w/d)

Die American Academy in Berlin ist eine kulturelle Institution, die die transatlantischen Beziehungen zwischen den USA und Deutschland durch kontinuierlichen und nachhaltigen Austausch und Dialog fördert. Wir laden ausgewählte amerikanische Experten und ihre Familien ein, für ein Semester an der American Academy zu leben und zu arbeiten. Darüber hinaus organisiert die American Academy ein umfangreiches Veranstaltungsprogramm mit jährlich über 100 Veranstaltungen.

Das Zuhause der Academy ist das Hans Arnhold Center, eine denkmalgeschützte Villa am Wannsee, welche unter anderem 14 Gäste-Apartments, ein Restaurant mit hochwertiger, internationaler Küche sowie drei attraktive Veranstaltungsräume beherbergt. Ergänzend gibt es vier weitere Liegenschaften in der unmittelbaren Nachbarschaft.

Wir suchen eine engagierte Persönlichkeit für unser Infrastruktur-Team, die sowohl technische als auch organisatorische Aufgaben eigenverantwortlich übernimmt. Sie tragen langfristig zur Werterhaltung und Funktionalität unserer Liegenschaften bei, koordinieren bauliche Maßnahmen, begleiten interne Prozesse und bringen sich bei Bedarf in angrenzende Bereiche wie IT-Services oder Kunstverwaltung ein.

(Senior) Coordinator Facility & Infrastructure (m/w/d)

in Voll- oder Teilzeit (mind. 30 Stunden) zum nächstmöglichen Zeitpunkt

Ihre Aufgaben

• Mitarbeit bei der Instandhaltung und technischen Betreuung der Liegenschaften, einschließlich:
• Koordination externer Dienstleister und Handwerksbetriebe
• Koordination von Wartungen
• Mitarbeit bei baulichen Maßnahmen und umfangreichen Bauprojekten, einschließlich Qualitäts- und Kostenkontrolle
• Erarbeitung von Maßnahmen zur technischen und nutzungsbezogenen Optimierung
• Dokumentation und technische Zuarbeiten für interne Berichte
• Projektplanung, -durchführung und -steuerung
• Unterstützung der Abteilungsleitung bei administrativen Aufgaben
• Mitarbeit bei der Koordination und Kommunikation innerhalb der Abteilung und zu den Schnittstellen
• Mitarbeit Digitalisierung
• Prozessdokumentation und -optimierung
• Budgetunterstützung und Vertragsmanagement
• Unterstützung Kunstverwaltung: Betreuung von Leihgaben, Sicherung und Dokumentation von Kunstwerken, Versicherungspflege

Ihr Profil

• Abgeschlossene Ausbildung oder Studium im Bereich Facility Management, Bauwesen, Immobilienwirtschaft, Architektur, technische Gebäudeausrüstung (TGA) oder vergleichbar (Alternativ: einschlägige Berufserfahrung in einem vergleichbaren Bereich)
• Mehrjährige einschlägige Berufserfahrung
• Ausgeprägte Erfahrung im Projektmanagement
• Erfahrung im Umgang mit Dienstleistern und technischen Instandhaltungsmaßnahmen
• Organisationstalent, strukturierte Arbeitsweise und Kommunikationsstärke
• Sicherer Umgang mit MS Office und idealerweise Erfahrung in ERP- oder CAFM-Systemen
• Kenntnisse in Vertrags- oder Budgetverwaltung von Vorteil
• Digitale Affinität

Warum wir?

• Eine interessante, abwechslungsreiche Tätigkeit in einer seit über 25 Jahren erfolgreichen und dynamischen Institution
• Ein attraktives internationales und interdisziplinäres Umfeld an der Schnittstelle zwischen Politik, Kultur, Wirtschaft und Öffentlichkeit mit hochkarätigen Gästen
• Ein motiviertes und tatkräftiges Team
• Homeoffice & Gleitzeit unter Berücksichtigung der Kernarbeitszeit von 10-16 Uhr
• Eine Reihe an Mitarbeiter-Vorteilen von der hauseigenen Kantine mit gesundem und ausgewogenem Essen bis zu einer Bezuschussung des Jobtickets oder der Urban Sports Mitgliedschaft
• Sehr gute Erreichbarkeit mit öffentlichen Verkehrsmitteln sowie kostenfreie Parkplätze auf dem Gelände
• Die Möglichkeit der Teilnahme an Veranstaltungen zu einer großen Bandbreite an transatlantischen Themen

Die Stelle ist zunächst auf zwei Jahre befristet. Wir sind stets an einem unbefristeten Folgevertrag interessiert. Die American Academy setzt sich besonders für Chancengleichheit ein. Als Arbeitgeber bemühen wir uns daher stetig, die Stärken jeder/s Einzelnen zu fördern und unterschiedliche Kulturen, Perspektiven und Erfahrungen willkommen zu heißen, um ein einladendes Arbeitsumfeld für alle Mitarbeitenden zu schaffen.

Für Rückfragen stehen wir gerne zur Verfügung. Nadine Köchling, Senior Coordinator, Personnel & Legal.