Senior Dokumentenmanager

Einleitung & Zusammenfassung:
Dieser Senior Dokumentenmanager verantwortlich für die Effizienz und Qualität des Dokumentenmanagementprozesses in Projekten. Der Kandidat sollte umfangreiche Erfahrung im Dokumentenmanagement sowie Fähigkeiten in der Zusammenarbeit mit verschiedenen Stakeholdern, insbesondere IT und Fachplanern, mitbringen. Ein hohes Maß an Organisationsgeschick und die Fähigkeit zur Erstellung von Richtlinien und Schulungsunterlagen sind unerlässlich.

Hauptverantwortlichkeiten:

• Kontinuierliche Überwachung und Analyse des Dokumentenmanagementprozess, u.a. mit folgenden Themen:
• Überwachung der termingerechten Einreichung von Dokumenten durch den AN.
• Nachverfolgung von Abweichungen von Einreichungsterminen von Dokumenten
• Sicherstellung einer hohen Datenqualität der Dokumentenliste
• Überprüfung und Sicherstellung der Einhaltung von internen Prüfungsfristen
• Verteilen von Unterlagen an die jeweiligen internen Fachbearbeiter und an die jeweiligen Auftragnehmer
• Pflege der Dokumentenbedarfsliste
• Überprüfung der eingereichten Unterlagen auf Form, wie korrekter und vollständiger Zeichnungskopf, Rahmen gemäß Vorlage usw.
• Sicherstellung der strukturierten Ablage von projektbezogenen Dokumenten (z. B. Planungsunterlagen, Genehmigungen, technische Nachweise), unter Berücksichtigung und projektinterner Vorgaben und Richtlinien.
• Enge Zusammenarbeit mit IT, Fachplanern, Projektsteuerung und externen Partnern zur sicheren Dokumentenlenkung.
• Erstellung und Pflege von projektspezifischen Dokumentationsrichtlinien, Prozessbeschreibungen und Schulungsunterlagen.
• Weiterentwicklung und Optimierung des bestehenden. Dokumentenmanagementsystems (DMS, Tp) zur Unterstützung der digitalen Projektabwicklung.
• Schulung und Support für interne und externe Projektbeteiligte zu DMS-Funktionalitäten, Ablagestrukturen, Namenskonventionen, Workflows und Freigabeprozessen.
• Sicherstellung der strukturierten Ablage von projektbezogenen Dokumenten (z. B. Planungsunterlagen, Genehmigungen, technische Nachweise), unter Berücksichtigung und projektinterner Vorgaben.
• Enge Zusammenarbeit mit IT, Fachplanern, Projektsteuerung und externen Partnern zur sicheren Dokumentenlenkung.
• Erstellung und Pflege von projektspezifischen Dokumentationsrichtlinien, Prozessbeschreibungen und Schulungsunterlagen.

Schlüsselqualifikationen:

• Abgeschlossenes Studium im Bereich Technik, Naturwissenschaft, Technische Dokumentation oder vergleichbare Qualifikation.
• Fundierte Berufserfahrung im Dokumentenmanagement in Projekten, Erfahrung mit Infrastrukturprojekten von Vorteil.
• Analytisches Denkvermögen, Kommunikationsstärke, Hands-on-Mentalität und strukturierte Arbeitsweise.
• Gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Kenntnisse in ThinkProject zwingend erforderlich, zusätzliche Kenntnisse in Dalux von Vorteil

Weitere Details:
Diese Position erfordert enge Zusammenarbeit mit internen und externen Partnern und ist auf die Unterstützung vor allem von digitalen Projektabläufen ausgerichtet. Nahezu 100% Remote-Arbeit. Einarbeitung jedoch vor Ort.