Spezialist Büroorganisation und Veranstaltungsplanung(m/w/d)

Aufgaben / Responsibilities

• Am Standort Köln unterstützt du den Bereich Politik & Unternehmenskommunikation in administrativen Aufgaben sowie im Eventmanagement
• Du übernimmst zentrale administrative Tätigkeiten – darunter die Auswahl, Buchung und Steuerung von Dienstleistern und Eventlocations sowie die Budgetverwaltung und das Controlling
• Die Einhaltung von Compliance-Anforderungen im Konzernumfeld hast du jederzeit im Blick
• In deiner Rolle überwachst und dokumentierst du die Richtlinienkonformität und verantwortest die Beschaffung von Materialien sowie das Teilnehmermanagement
• Du planst, organisierst und begleitest PR-Events, Pressekonferenzen, Netzwerkveranstaltungen, Führungskräftetagungen, Betriebsversammlungen und Großveranstaltungen mit bis zu 3.500 Teilnehmenden – von der Konzeption bis zur Nachbereitung
• Mit deinem Know-how unterstützt du den Bereichsleiter Politik & Unternehmenskommunikation im Tagesgeschäft, insbesondere bei der Reise- und Terminplanung

Qualifikationen / Anforderungen

• Ausgeprägte Multitasking-Fähigkeiten sowie eine proaktive, strukturierte und umsichtige Arbeitsweise, die eine zuverlässige und eigenständige Aufgabenerledigung sicherstellt
• Hoher „Möglichmacher“-Anspruch an dich selbst – durchsetzungsstark, verhandlungssicher sowie belastbar und flexibel in der Arbeitszeitgestaltung
• Sicherer Umgang mit MS Office 365, Coupa-Bestellsystem, Teilnehmermanagementsystemen
• Belastbares Netzwerk in der Veranstaltungsbranche mit fundierter Kenntnis von Locations und deren Besonderheiten (idealerweise im Raum Köln)
• Umfassende Event-Erfahrung – von Agentursteuerung bis hin zu Brandschutz- und Sicherheitsauflagen bei Großveranstaltungen
• Mehrjährige einschlägige Erfahrung im Bereich Administration und Veranstaltungsorganisation
• Führerschein Klasse B

Was wir bieten / Benefits

• Flexible Arbeitsformen, um eine optimale Balance zwischen Arbeiten am Arbeitsplatz und von zu Hause auszugestalten
• Zahlreiche Trainings- und Lernangebote, um fit für den Arbeitsalltag zu bleiben und eine individuelle Weiterentwicklung zu ermöglichen
• Wir unterstützen dich bei deiner Karriereplanung von der Potenzialanalyse bis hin zur individuellen Förderung
• Eine moderne, offene und transparente Arbeitsumgebung, die Kreativität und teamübergreifende Zusammenarbeit fördert
• Ob Fitness in der Gruppe vor Ort oder virtuelles Achtsamkeitstraining von zu Hause: unser vielfältiges Gesundheitsangebot unterstützt eine gesunde Work-Life Balance
• Bikeleasing, vergünstigtes Deutschlandticket und weitere tolle Benefits

Zusätzliche Informationen

Arbeitsort: Köln

Teilzeit oder Vollzeit: Vollzeit

Elif Yabas freut sich auf deine Bewerbungsunterlagen mit Angabe deiner Gehaltsvorstellungen und des möglichen Starttermins über das Karriereportal (“Jetzt Bewerben”-Button). Leider können wir Bewerbungen per E-Mail nicht berücksichtigen.

Willkommen in deiner Zukunft – 55.000 Kolleginnen und Kollegen in 215 Ländern und Gebieten. Gemeinsam auf dem Weg, Versicherung jeden Tag neu zu denken – und die Zukunft für alle zu gestalten. Willkommen in einer starken Gemeinschaft, in der du von Anfang an etwas bewegst. Gemeinsam entwickeln wir uns weiter!