Teamassistenz mit Schwerpunkt Organisation & Administration (m/w/d)

Für ein innovatives, eigentümergeführtes Unternehmen im Sondermaschinenbau mit langjähriger Marktpräsenz und technischem Fokus auf hochwertige Industrieanlagen „Made in Germany“ suche ich Sie als

Teamassistenz mit Schwerpunkt Organisation & Administration (m/w/d)

In dieser vielseitigen Funktion sorgen Sie für den reibungslosen Ablauf des operativen Tagesgeschäfts am Standort und übernehmen Aufgaben aus den Bereichen Verwaltung, Kommunikation, Rechnungsabwicklung sowie internes Prozessmanagement. Sie sind zentrale Ansprechperson für interne wie externe Partner und gestalten die administrativen Abläufe aktiv mit.

Ihre Aufgaben:

• Standortorganisation & Verwaltung: Sie übernehmen eigenverantwortlich alle organisatorischen Abläufe am Standort, koordinieren Besprechungen, verwalten Dokumente, übernehmen das Fuhrparkmanagement und kümmern sich um zentrale Anliegen wie Urlaubsplanung oder interne Schnittstellenkoordination.
• Warenmanagement & Rechnungsabwicklung: Sie kontrollieren eingehende Lieferungen, führen Buchungen durch, gleichen Lieferscheine mit Rechnungen ab und ordnen Wareneingänge korrekt zu. Darüber hinaus erstellen Sie Ausgangsrechnungen für Kunden und veranlassen Bestellungen bei Lieferanten.
• Dokumentation & Digitalisierung: Sie strukturieren und pflegen Ablagesysteme, übernehmen die Digitalisierung eingehender Dokumente und verwalten projektbezogene Unterlagen sorgfältig und systematisch.
• Telefonie & Kommunikation: Sie sind die erste Anlaufstelle am Telefon, beantworten Anfragen professionell und kümmern sich um eine zuverlässige Weiterleitung.
• Reisemanagement & Assistenz: Sie unterstützen bei Dienstreisen – von der Organisation bis zur Abrechnung – und übernehmen zunehmend Aufgaben mit Entwicklungspotenzial im Bereich Assistenz der Geschäftsführung.

Ihr Profil:

• Qualifikation & Erfahrung: Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder ein betriebswirtschaftliches Studium und bringen einschlägige Berufserfahrung im Bereich Administration, Office Management oder Assistenz mit.
• Digitale Affinität & Tools: Sie arbeiten sicher mit MS Office, sind offen für neue Softwarelösungen und bringen eine ausgeprägte digitale Kompetenz mit – idealerweise inklusive Erfahrung mit Buchhaltungsprozessen.
• Struktur & Arbeitsweise: Sie handeln eigenverantwortlich, organisiert und lösungsorientiert. Ihre strukturierte Denkweise, hohe Eigenmotivation und Ihr Qualitätsanspruch zeichnen Sie ebenso aus wie Diskretion und Zuverlässigkeit.
• Kommunikation: Sie kommunizieren souverän auf Deutsch und verfügen über gute Englischkenntnisse für den Austausch mit internationalen Partnern.

Das können Sie erwarten:

• Sicherheit & Perspektive: Eine langfristige, unbefristete Anstellung in einem wirtschaftlich stabilen Unternehmen mit modernen Arbeitsbedingungen.
• Flexibilität & Gestaltung: Flexible Arbeitszeitmodelle, mobiles Arbeiten und viel Raum für Eigeninitiative und kreative Lösungen.
• Vergütung & Leistungen: Eine überdurchschnittliche Bezahlung, 30 Tage Urlaub, vermögenswirksame Leistungen, betriebliche Altersvorsorge und moderne Sozialleistungen.
• Ausstattung & Extras: Ein attraktiver Arbeitsplatz mit kostenfreien Parkplätzen, Lademöglichkeiten für E-Autos und kostenfreien Getränken.

Bereit, Ihre Organisationsstärke in einem technologiegetriebenen Umfeld einzubringen?
Dann freue ich mich auf Ihre Bewerbung – gerne formlos mit Lebenslauf.