Teamassistenz mit Sekretariatsaufgaben (m/w/d)

Stellenbeschreibung:

Die Universität Rostock bietet Ihnen eine vielfältige, abwechslungsreiche und anspruchsvolle Tätigkeit in einer traditionsbewussten, aber dennoch innovativen, modernen und familienfreundlichen Hochschule in einer lebendigen Stadt am Meer.

An der Mathematisch-Naturwissenschaftlichen Fakultät, Institut für Chemie, Arbeitsgruppe für Physikalische Chemie besetzen wir vorbehaltlich haushaltsrechtlicher Regelungen die folgende Stelle:

Teamassistenz mit Sekretariatsaufgaben (m/w/d)

Startdatum : zum nächstmöglichen Zeitpunkt

Arbeitszeit : Vollzeit

Entgelt : Entgeltgruppe 6 TV-L

Standort : Campus Südstadt, Rostock

Ausschreibungsnummer : N 139/2025

Befristung : unbefristet

Bewerbungsfrist :

FÜR WEITERE AUSKÜNFTE STEHEN WIR IHNEN ZUR VERFÜGUNG:

Personalservice:

Georgios Agrofilax
Tel.-Nr.: 0381/
E-Mail:

Fachbereich:

Prof. Ralf Ludwig
Tel.-Nr.: 0381/
E-Mail:

DAS SIND IHRE AUFGABEN:

Führen des Vorzimmers der Bereichsleitung Physikalische Chemie sowie Betreuen und Unterstützen aller im Bereich befindlichen Lehrstühle mit allen administrativen und bereichsbezogenen Sekretariatsaufgaben (deutsch und englisch in Wort und Schrift)
Verwaltungsaufgaben (Ablegen und Verwalten von Akten, allgemeiner Schriftverkehr, Terminvergabe, Führen Dienstkalender etc.)
Finanztechnisches und verwaltungsrechtliches Koordinieren von Beschaffungsvorgängen und Bearbeiten von Rechnungen
Planen und Erstellen von Anträgen für Dienstreisen
Kalculieren und Vorbereiten der Unterlagen für die Einstellung von studentischen Hilfskräften, wissenschaftlichen sowie wissenschaftsunterstützenden Personal
Planen, Durchführen und Nachbereiten von Veranstaltungen
Begleiten und Protokollieren von Sitzungen (deutsch und englisch)
Pflegen der Internetpräsenz (TypO3) und Erfassen sowie Beschaffen von Hard- und Softwareprodukten

DAMIT PASSEN SIE ZU UNS:

Abgeschlossene Berufsausbildung als Kauffrau/Kaufmann im Büromanagement, Verwaltungsfachangestellte/r oder vergleichbarer kaufmännischer Abschluss; alternativ sollten Sie uns darlegen, dass Sie über gleichwertige Fähigkeiten und Erfahrungen in den oben genannten Bereichen verfügen
Wünschenswert sind erste Berufserfahrungen in einer Assistenzposition
Vorausgesetzt werden Kommunikationsstärke in deutsch und englisch (mündlich und schriftlich)
Gute MS-Office-Kenntnisse (Word, Excel, PowerPoint…)
Routinierte EDV-Kenntnisse (Outlook, Sharepoint…) sind vorhanden
Wünschenswert sind Typo3 Kenntnisse zur Pflege der Internetpräsenz
Belastbarkeit, Flexibilität und gute Kommunikationsfähigkeit zeichnen Sie aus
Sie sind sehr gut organisiert, serviceorientiert und haben die Fähigkeit zur proaktiven Aufgabensteuerung
Ihre Stärken sind zudem Termintreue, Freundlichkeit, Eigeninitiative und Zuverlässigkeit

WIR ALS ARBEITGEBER:

Chancengleichheit ist uns wichtig. Bewerbungen geeigneter schwerbehinderter oder gleichgestellter Menschen sind uns willkommen. Bewerbungen von Menschen anderer Nationalitäten oder mit Migrationshintergrund begrüßen wir.

WEITERE HINWEISE:

Die tarifliche Erfahrungsstufe legen wir unter Berücksichtigung Ihrer bisherigen Berufserfahrung individuell fest. Sofern Sie diese Stelle in Teilzeit ausüben möchten, ist dies unter Berücksichtigung der dienstlichen Anforderungen grundsätzlich möglich.

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung (Anschreiben, Lebenslauf, Abschlusszeugnis mit Angabe der Abschlussnote) bis spätestens . Wir können nur Bewerbungen berücksichtigen, die über unsere Homepage eingehen. Dazu senden Sie uns bitte Ihre Unterlagen über den Button „Online-Bewerbung“ am Ende eines Stellenangebots zu. E‑Mail‑Bewerbungen können wir leider nicht akzeptieren.

Bewerbungsunterlagen, die unvollständig sind, können im weiteren Verlauf des Auswahlverfahrens unberücksichtigt bleiben.

Bewerbungs- und Fahrkosten können wir leider nicht übernehmen.