Teamassistenz (m/w/d)

Mein Kunde ist ein international agierendes Unternehmen, das als interne Dienstleistungs- und Beratungsgesellschaft für eine global aufgestellte Unternehmensgruppe tätig ist. Von mehreren Standorten in Deutschland aus werden zahlreiche Tochtergesellschaften weltweit in den Bereichen IT, Personalwesen, Recht sowie Finanzen und Rechnungswesen betreut und unterstützt.

• Vielfältige administrative Tätigkeiten im Sekretariat, darunter Telefonannahme, Bearbeitung der Post sowie allgemeine organisatorische Aufgaben.
• Planung, Abstimmung und Überwachung von Terminen.
• Eigenständige Bearbeitung und Erstellung telefonischer sowie schriftlicher Korrespondenz.
• Pflege, Archivierung und Digitalisierung von Dokumenten und Unterlagen.
• Verwaltung und Aktualisierung von Stammdaten.
• Unterstützung der Bereichsleitung bei der täglichen Arbeit und der Umsetzung von Sonderprojekten.
• Vorbereitung, Organisation und Nachbereitung von Meetings, Reisen und Veranstaltungen.
• Sicherstellung eines effizienten und reibungslosen Tagesablaufs durch strukturiertes Arbeiten und Organisationstalent.
• Verantwortung für die effiziente Kalenderplanung und das Zeitmanagement des Managements.
• Aktive Mitwirkung an der Optimierung interner Prozesse und Strukturen.
• Unterstützung bei Zusatzaufgaben, z. B. als erster Ansprechpartner beim Onboarding neuer Mitarbeiter.
• Enge Zusammenarbeit mit dem Personalbereich und proaktive Unterstützung in relevanten Themen.

• Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten, gepaart mit einem hohen Maß an Koordinationstalent und Liebe zum Detail.
• Kommunikations- und Teamfähigkeit sowie ein gutes Zeitmanagement.
• Hohe Sozialkompetenz, ein selbstbewusstes und diskretes Auftreten sowie absolute Loyalität.
• Kundenorientierte Denkweise und Freude am Servicegedanken.
• Strukturiertes, analytisches und präzises Arbeiten sowie Eigeninitiative und Belastbarkeit.
• Erfolgreich abgeschlossene Ausbildung im kaufmännischen oder administrativen Bereich.
• Sicherer Umgang mit den gängigen MS Office-Programmen (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams).
• Berufserfahrung in der Organisation von Terminen, Aufgaben und administrativen Prozessen.
• Idealerweise mehrjährige Praxiserfahrung im Office-Management.
• Fließende Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.

• Möglichkeit, Ihre Stärken einzubringen und durch ein hohes Maß an Gestaltungsfreiheit Ihre fachlichen Kompetenzen auszubauen.
• Regelmäßige Weiterbildungsmöglichkeiten und Schulungsprogramme.
• Flexibles Arbeitsmodell mit Gleitzeit, 30 Urlaubstagen
• Arbeiten in einem wachsenden, international agierenden Familienunternehmen mit flachen Hierarchien und kurzen Entscheidungswegen.
• Zahlreiche Benefits wie betriebliche Altersvorsorge, Mitgliedschaften bei Fintesstudios, JobRad, Gutscheine und Corporate Benefits.
• Modern ausgestattete Büroräume in zentraler Lage mit kostenlosen Parkmöglichkeiten oder finanzieller Unterstützung für den öffentlichen Nahverkehr.