Teamassistenz (w/m/d) für die Abteilungen Virus Genomik und Emerging Viruses

Das
Leibniz-Institut für Virologie
(LIV) ist eine selbstständige Forschungseinrichtung für biomedizinische Grundlagenforschung und nimmt als Stiftung bürgerlichen Rechts und Mitglied der Leibniz-Gemeinschaft national und international eine Spitzenstellung ein.

Wir suchen für die Abteilungen Virus Genomik und Emerging Viruses zum
nächstmöglichen Zeitpunkt
eine motivationsstarke, service- und teamorientierte

**Teamassistenz (w/m/d)

in Vollzeit oder Teilzeit**
Die Position kann entweder in Vollzeit als gemeinsame Assistenz der Abteilungen Virus Genomik und Emerging Viruses oder in Teilzeit in einer der beiden Abteilungen besetzt werden.

Aufgaben

• Eigenständige Organisation und Leitung des Sekretariats
• Erstellung, Bearbeitung und strukturierte Ablage von Dokumenten
• Koordination von Bestellungen und Beschaffungsprozessen
• Professionelle Abwicklung der internen und externen Korrespondenz (deutsch und englisch)
• Vorbereitung, Protokollierung und Nachbereitung von Sitzungen
• Effizientes Termin- und Berichtswesen
• Unterstützung im Personalmanagement (z. B. Vorbereitung von Einstellungsunterlagen, Organisation von Auswahlgesprächen)
• Planung und Organisation von Besprechungen, Seminaren, Lehrveranstaltungen und Events
• Organisation, Buchung und Abrechnung von Dienstreisen sowie Betreuung von Mitarbeitenden und Gästen
• Pflege und Aktualisierung von Publikations- und Vortragslisten
• Verwaltung von Urlaubsanträgen und Krankmeldungen
• Aktualisierung sowie Pflege von Telefon- und Adressverzeichnissen

Profil

• Bewerber*innen (w/m/d) mit einer abgeschlossenen kaufmännischen Ausbildung und qualifizierten Weiterbildungen oder abgeschlossenen Ausbildung als Sekretär*in (w/m/d) oder als Fremdsprachen‐ / Europasekretär*in (w/m/d) mit mehrjähriger Berufspraxis (gern wissenschaftlich / medizinisch)
• Sichere Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Hohes Maß an Selbstständigkeit und Verantwortungsbewusstsein
• Gute kommunikative Fähigkeiten
• Sicheres, kompetentes Auftreten
• Team‐ und Kommunikationsfähigkeit
• Hohes Maß an Flexibilität
• Sichere EDV‐Kenntnisse, schwerpunktmäßig Microsoft Office
• Kenntnisse und Erfahrungen in der universitären Verwaltung von Vorteil

Wir bieten

• Spannende Tätigkeit an einem Institut der Leibniz-Gemeinschaft
• Zusammenarbeit mit einem hoch motivierten Team und in einem internationalen Umfeld
• Vergütung nach EG 8 TV-AVH (vergleichbar TVöD) inklusive betrieblicher Altersvorsorge
• 30 Tage Urlaub im Jahr
• Weiterbildungsmöglichkeiten inklusive bezuschusster Englisch- und Deutschkurse am Institut
• Zuschuss zur außerplanmäßigen Kinderbetreuung
• Angebote zur Gesundheitsprävention am Institut (in Zusammenarbeit mit voiio GmbH)
• Flexible und familienfreundliche Arbeitszeiten
• Zuschuss zum HVV-Deutschlandticket
• Zuschuss zur Kantinennutzung

Die Stelle ist zunächst befristet auf zwei Jahre zu besetzen. Die Stelle ist vollzeit- (50%-Teilung zwischen zwei Abteilungen) oder teilzeitgeeignet.

Das LIV ist mit dem TOTAL E-QUALITY-Prädikat zertifiziert und fördert Vereinbarkeit von Familie und Beruf sowie die berufliche Gleichstellung von Frauen und Männern. Männer werden deshalb besonders ermutigt, sich zu bewerben. Schwerbehinderte werden bei ansonsten gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung bevorzugt berücksichtigt.

Important note
Please be advised that a valid work permit for Germany is required for non-EU citizens. Unfortunately, applications without a valid work permit and sufficient German language skills may not be considered.

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