Verwaltungsangestellte / kaufmännischen Angestellte:n (m/w/d) E6-9 TV-L (50% einer Vollzeitbesc[...]

Verwaltungsangestellte / kaufmännische Angestellte:n (m/w/d) E6-9 TV-L (50% einer Vollzeitbeschäftigung)

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Verwaltungsangestellte / kaufmännische Angestellte:n (m/w/d) E6-9 TV-L (50% einer Vollzeitbeschäftigung) - Stuttgart
Fachbereich Informatik der Universität Stuttgart
Raum Stuttgart

Dein Job
Der Institutsverbund Informatik der Universität Stuttgart ist ein Zusammenschluss von 7 Instituten mit insg. 20 Abteilungen im Bereich der Informatik. Die Geschäftsleitung des Institutsverbundes ist zuständig für die Verwaltung in den Bereichen Budget (inkl. Buchhaltung), Personal und Drittmittel der 18 Professoren und Juniorprofessoren mit ihren ca. 200 Mitarbeitern.

Die Geschäftsleitung betreut aktuell mehrere nationale und internationale Projekte (z. B. DFG, BW, BMBF, BMWi, EU, Industrie-Projekte, eine fakultätsweite Graduiertenschule, universitätsweit angelegte Großprojekte, etc.) und sucht ab bzw. möglichst bald einen/eine Verwaltungsangestellte:n / kaufmännische Angestellte:n (m/w/d) (EG 9 TV-L, 50% einer Vollzeitbeschäftigung) in Teilzeit (19,75 Std./Woche) zu besetzen. Befristet kann die Stelle auf bis zu 100 % einer Vollzeitstelle (39,5 Std./Woche) aufgestockt werden.

Ihre abwechslungsreichen Aufgaben beinhalten:

• Finanzbuchhaltung für die 20 Abteilungen des Institutsverbundes inkl. Inventarisierung, Prüfung und Abwicklung des Bestell- und Rechnungswesens, Haushaltsüberwachung (auch der Personalbuchungen) in SAP
• Verwaltung der Sach- und Reisemittel durchgeführter Projekte und Nachbearbeitung der Reisekostenabrechnungen der ca. 150‑200 Mitarbeiter
• Allgemeine Sekretariatsarbeiten in der Geschäftsleitung des Institutsverbundes, inkl. der Korrespondenz mit in‑ und ausländischen Geschäftspartnern (in deutscher und englischer Sprache) sowie allgemeine Verwaltungsaufgaben
• Mitwirkung bei Personaleinstellungen, Vertragsverlängerungen und die Betreuung der Mitarbeiter:innen des Institutsverbundes
• Verwaltung der Abwesenheitszeiten der Mitarbeiter (Urlaub / Krankheit)
• Korrespondenz mit der Zentralen Verwaltung der Universität und Lieferanten

Dein Profil

Sie arbeiten im kleinen Team und unterstützen die Geschäftsleiterin des Institutsverbundes bei der Abwicklung aller anfallenden Aufgaben. Dafür erwarten wir von Ihnen:

• Entsprechende – vorzugsweise kaufmännische – Ausbildung mit gutem Abschluss und nachgewiesene Berufserfahrung auf einer vergleichbaren Stelle sowie Erfahrung in Buchhaltung
• Sehr gute Kenntnisse der deutschen und englischen Sprache
• Gute Kenntnisse zweier weiterer Fremdsprachen
• Sehr gute Kenntnisse der aktuellen MS‑Office‑Software
• Organisationstalent mit Eigeninitiative, Lernbereitschaft und Flexibilität für die vielfältigen Aufgaben
• Terminorientierte, selbständige, pragmatische Arbeitsweise
• Ausgeprägte Zuverlässigkeit, Belastbarkeit, Diskretion und Serviceorientierung
• Kommunikationsfähigkeit und Verhandlungsgeschick
• Ausgeprägte Teamfähigkeit, freundliches und selbstsicheres Auftreten im Umgang mit den Mitarbeitern aus dem akademischen und dem Verwaltungsbereich
• Aufgeschlossenheit gegenüber anderen Kulturen und Freude im Umgang mit jungen Menschen verschiedener Nationalitäten

Wir bieten Ihnen:

• Eine abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Tätigkeit in einem engagierten Team an einer familienfreundlichen, forschungsstarken Universität am Campus Stuttgart‑Vaihingen
• Alle Sozialleistungen des öffentlichen Dienstes mit einer Jahressonderzahlung und einer Altersvorsorge mit Arbeitgeberzuschuss
• Möglichkeit zur Nutzung diverser Angebote der Universität Stuttgart, wie z. B. attraktive Fortbildungsmöglichkeiten
• Vergünstigtes Job‑Ticket und einen Zuschuss für den öffentlichen Nahverkehr und gute Anbindung an den ÖPNV (S-Bahn‑Haltestelle Universität)
• Wiedereinsteiger*innen oder ggf. Berufswechsler*innen sind herzlich willkommen

Es handelt sich um eine Stelle im nichtwissenschaftlichen Bereich. Die Befristung der Aufstockung ist an die Verfügbarkeit der Drittmittel gebunden und erfolgt befristet gemäß Teilzeit‑ und Befristungsgesetz. Eine Anstellung nach den Vorschriften des TV‑L mit einer Vergütung abhängig von Ihren persönlichen Voraussetzungen und der daraus resultierenden Aufgabenstellung bis TV‑L 9b.

Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann senden Sie bitte Ihre aussagekräftigen und vollständigen Bewerbungsunterlagen mit Lebenslauf, Abschluss‑ und Arbeitszeugnissen in EINER pdf‑Datei (max. 15 MB) bis zum mit dem Betreff: „Verwaltungsangestellte / kaufmännische Angestellte“ an:
Universität Stuttgart
Institutsverbund Informatik‑GL
Frau Dr. Nicole Schönleber und Frau Sophie Schroth
Universitätsstr. 38
70569 Stuttgart
Mail: ivi‑ ‑stuttgart.de

Falls Sie uns eine Print‑Bewerbung per Post zusenden möchten, beachten Sie bitte, dass keine Rücksendung der Unterlagen erfolgt und diese nach Abschluss des Auswahlverfahrens vernichtet werden. Bitte senden Sie uns deshalb nur Kopien ohne Plastikhüllen o. ä.; Kosten, die durch die Wahrnehmung von Vorstellungsgesprächen in unserem Haus entstehen, können wir leider nicht erstatten.

Die Universität Stuttgart möchte den Anteil der Frauen erhöhen. Frauen werden deshalb ausdrücklich zur Bewerbung aufgefordert. Vollzeitstellen sind grundsätzlich teilbar. Schwerbehinderte werden bei gleicher Eignung vorrangig eingestellt. Die Einstellung erfolgt durch die Zentrale Verwaltung. Informationen zum Umgang mit Bewerberdaten nach Artikel 13 DS‑GVO finden Sie unter:

Deine Benefits:
Flexible Arbeitszeit
Hauseigene Kantine
Weiterbildungsmöglichkeiten
Betriebliche Altersvorsorge
Vertrauensarbeitszeit

Stellenmerkmale:
Dein Beschäftigungsumfang: Teilzeit (unbefristet)
Dein Gehalt: E9b
Dein Arbeitsplatz: vor Ort
Dein Büro: Raum Stuttgart

Ansprechpartner:in
Bei Fragen: Geschäftsleitung (IVI‑GL)
E‑Mail: Bewerbungen‑ ‑stuttgart.de