Verwaltungsangestellte mit Schwerpunkt Assistenz (m/w/d)

Stellenbeschreibung:

Die besondere Stärke des Fraunhofer-Instituts für Elektronische Nanosysteme ENAS liegt in der Entwicklung von Smart Systems - sogenannten intelligenten Systemen für verschiedenartige Anwendungen. Die Systeme verbinden Elektronikkomponenten, Mikro- und Nanosensoren und -aktoren mit Schnittstellen zur Kommunikation. Fraunhofer ENAS entwickelt Einzelkomponenten, die Technologien für deren Fertigung aber auch Systemkonzepte und Systemintegrationstechnologien und überführt sie in die praktische Nutzung. Fraunhofer ENAS begleitet Kundenprojekte von der Idee über den Entwurf, die Technologieentwicklung oder Umsetzung anhand bestehender Technologien bis hin zum getesteten Prototyp.

Zur Erweiterung unseres Teams im administrativen Bereich suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine engagierte Verwaltungsangestellte mit Schwerpunkt Assistenz (m/w/d) .

Hier sorgen Sie für Veränderung

Sie unterstützen bei diversen administrativen und organisatorischen Prozessen in den Bereichen Technik und Infrastruktur:

Sie sind verantwortlich für die Beschaffungsanlage in SAP, inkl. der Einholung von Angeboten.
Sie bearbeiten Prozesse im Zusammenspiel mit dem Einkauf, Rechnungswesen und Dokumentenmanagement.
Sie erstellen und pflegen Excel-Listen zur Auswertung von Projektdaten, Budgets und anderen relevanten Informationen.
Sie unterstützen, organisieren und koordinieren Termine, Meetings und Veranstaltungen und sorgen für einen reibungslosen Ablauf.
Sie übernehmen allgemeine organisatorische Aufgaben wie die Pflege von Datenbanken und die Verwaltung von Dokumenten.
Sie übernehmen die interne und externe Kommunikation, sei es per E-Mail oder telefonisch.
Sie unterstützen bei der Vorbereitung von Präsentationen.
Sie unterstützen und vertreten andere Assistenzen im Krankheits- und Urlaubsfall.

Hiermit bringen Sie sich ein

Sie verfügen über eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation aus den Bereichen Verwaltung, Veranstaltungsmanagement, Assistenz.
Sie bringen idealerweise Berufserfahrung im Assistenzbereich in einem wissenschaftlichen Umfeld oder in einer öffentlich geförderten Einrichtung mit.
Sie beherrschen die gängigen MS-Office-Programme sicher und routiniert.
Sie haben idealerweise bereits Anwenderkenntnisse im Umgang mit SAP.
Sie überzeugen mit hervorragender schriftlicher und mündlicher Sprachkompetenz in Deutsch und Englisch.
Sie sind eine offene, kommunikative und freundliche Persönlichkeit, die sicher und professionell auftritt und selbstständig, strukturiert und lösungsorientiert agiert.
Sie arbeiten teamorientiert und haben im Bedarfsfall eine gewisse Flexibilität hinsichtlich der täglichen Arbeitszeit.
Zuverlässigkeit und Diskretion runden Ihr Profil ab.

Was wir für Sie bereithalten

abwechslungsreiche Tätigkeiten in einem innovativen und dynamischen Forschungsumfeld, das von internationalen Kooperationen geprägt ist
ein offenes, motiviertes Team, flache Hierarchien sowie modernste technische Ausstattung
eine von Kollegialität geprägte Unternehmenskultur
ein attraktives Gehaltspaket mit Jahressonderzahlung nach TVöD Bund, 30 Urlaubstagen, Jobticket und betrieblicher Altersvorsorge (VBL)
vielfältige Weiterbildungs- und Qualifizierungsmöglichkeiten
optimale Work-Life-Balance durch flexible Arbeitszeiten sowie unterschiedliche Unterstützungsangebote (z.B. mobiles Arbeiten) zur Vereinbarkeit von Privatleben und Beruf

Wir wertschätzen und fördern die Vielfalt der Kompetenzen unserer Mitarbeitenden und begrüßen daher alle Bewerbungen – unabhängig von Alter, Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion, Weltanschauung, Behinderung sowie sexueller Orientierung und Identität. Schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher Eignung bevorzugt eingestellt. Unsere Aufgaben sind vielfältig und anpassbar – für Bewerber*innen mit Behinderung finden wir gemeinsam Lösungen, die ihre Fähigkeiten optimal fördern.

Die Stelle ist für 2 Jahre befristet. Die wöchentliche Arbeitszeit beträgt 39 Stunden. Die Stelle kann auch in Teilzeit besetzt werden. Anstellung, Vergütung und Sozialleistungen basieren auf dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVöD). Zusätzlich kann Fraunhofer leistungs- und erfolgsabhängige variable Vergütungsbestandteile gewähren.

Mit ihrer Fokussierung auf zukunftsrelevante Schlüsseltechnologien sowie auf die Verwertung der Ergebnisse in Wirtschaft und Industrie spielt die Fraunhofer-Gesellschaft eine zentrale Rolle im Innovationsprozess. Als Wegweiser und Impulsgeber für innovative Entwicklungen und wissenschaftliche Exzellenz wirkt sie mit an der Gestaltung unserer Gesellschaft und unserer Zukunft.