Verwaltungsangestellte (w/m/d) als Abteilungsassistenz und für das Controlling in der BAU-Abteilung

(Closed) Deutsches Elektronen-Synchrotron DESY

Verwaltungsangestellte (w/m/d) als Abteilungsassistenz und für das Controlling in der BAU-Abteilung

Für den Standort Hamburg suchen wir: Verwaltungsangestellte (w/m/d) als Abteilungsassistenz und für das Controlling in der BAU‑Abteilung Unbefristet | Start: frühestmöglich | ID: VMA006/2025 | Bewerbungsschluss: | Vollzeit / Teilzeit | Mobile Arbeit möglich.

Das Deutsche Elektronen-Synchrotron DESY mit mehr als 2900 Mitarbeiter:innen an den Standorten Hamburg und Zeuthen zählt zu den weltweit führenden Forschungszentren. Im Mittelpunkt der Forschung steht die Entschlüsselung der Struktur und Funktion von Materie. Damit trägt DESY zur Lösung der großen Fragen und Herausforderungen von Wissenschaft, Gesellschaft und Wirtschaft bei. Bei der baulichen Weiterentwicklung des DESY-Campus kommt der Abteilung BAU eine zentrale Rolle zu. Sie kümmert sich um Neubau-, Instandhaltungs- und Sanierungsmaßnahmen auf dem DESY‑Campus.

Für unser Team suchen wir zum nächstmöglichen Termin in unbefristeter Festanstellung eine:n Verwaltungsangestellte:n für das Controlling der Abteilung BAU. Wofür wir Ihre Unterstützung benötigen: Ihre Aufgabenbereiche umfassen das BAU‑Controlling, die technische/kaufmännische Projekt-Sachbearbeitung, die Führung des Sekretariats/Assistenz der BAU‑Abteilung sowie die Unterstützung bei der IT‑Administration für die Gruppe BAU. Aufgabenschwerpunkte sind dabei unter anderem:

1. Pflege und selbstständige Weiterentwicklung eines Kostenkontrollwerkzeuges zur Abbildung aller Kostenkontrolleinheiten und Aufträge im Bereich Instandhaltung und für alle kleineren Baumaßnahmen.
2. Kostenverfolgung in SAP und Erstellen monatlicher Berichte.
3. Erstellen von Aufträgen sowie Prüfen und Freigeben von Rechnungen nach LV/Aufmaß/StLB.
4. Unterstützen bei der Erstellung von Verwendungsnachweisen gem. RZBau.
5. Nachhalten von allen Aufträgen und Abrufen in Excel-Tabellen.
6. Zusammenstellen der Ausschreibungsunterlagen.
7. Entwerfen, Pflegen und Führen von Formularen/Listen – projekt- und abteilungsbezogen.
8. Unterstützung bei der Sicherstellung aller Zugangsdaten für interne und externe Mitarbeitende von BAU.
9. Unterstützung bei der Betreuung und Beschaffung aller Hardware- und Softwarekomponenten für BAU.

Was uns auszeichnet: Freuen Sie sich auf ein einzigartiges Arbeitsumfeld auf unserem internationalen Forschungscampus. Wir legen großen Wert auf ein wertschätzendes Miteinander und das Wohlbefinden unserer DESYanerinnen und DESYaner. Für eine bessere Vereinbarkeit von beruflichem und privatem Leben bietet DESY flexible Arbeitszeiten, variable Teilzeit, Job-Sharing-Modelle und die Teilnahme an Mobiler Arbeit (bis zu 50 %).

Was Sie auszeichnet:

1. Abgeschlossene kaufmännische oder verwaltungsmäßige Ausbildung oder gründliche und vielseitige Kenntnisse in einem der vorgenannten Bereiche.
2. Gute EDV‑/PC‑Kenntnisse, vor allem in den Microsoft-Office-Programmen und Microsoft Project.
3. Sehr gute Fachkenntnisse in der Anwendung von Microsoft Excel und Microsoft Access.
4. Sehr gute Fachkenntnisse im Umgang mit SAP (ORCA, E.biss‑Bestellsystem).
5. Gute Fachkenntnisse in der Erstellung und Bearbeitung von Ausschreibungsunterlagen.
6. Strukturierte Arbeitsweise sowie Verständnis für administrative Vorgänge.
7. Langjährige Erfahrung in der Erstellung von komplexen Excel-Tabellen und Datenbanken.
8. Englischkenntnisse auf B2‑Niveau.

Bitte reichen Sie Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen (Motivationsschreiben, Lebenslauf und relevante Zeugnisse) ein. Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung über unser Bewerbungsportal.

DESY fördert Chancengerechtigkeit und Vielfalt. Bewerbungen schwerbehinderter Menschen werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt.