Verwaltungsangestellte/r mit Sekretariatsaufgaben (m/w/d)

Stellenbeschreibung:

Verwaltungsangestellte/r mit Sekretariatsaufgaben (m/w/d)

Die Universität Rostock bietet Ihnen eine vielfältige, abwechslungsreiche und anspruchsvolle Tätigkeit in einer traditionsbewussten, aber dennoch innovativen, modernen und familienfreundlichen Hochschule in einer lebendigen Stadt am Meer.

Zur Philosophischen Fakultät, Institut für Sonderpädagogische Entwicklungsförderung und Rehabilitation, besetzen wir vorbehaltlich haushaltsrechtlicher Regelungen die folgende Stelle:

Startdatum:

Arbeitszeit: Vollzeit

Entgelt: Entgeltgruppe 6 TV-L

Standort: Innenstadt

Ausschreibungsnummer: N 3/2026

Befristung: unbefristet

Bewerbungsfrist:

DAS SIND IHRE AUFGABEN:

Organisieren und Durchführen aller anfallenden Sekretariatsaufgaben (Postbearbeitung, Korrespondenz, Aktenverwaltung und Ablage, Publikumsverkehr)
Mittelverwaltung unter Beachtung der haushaltsrechtlichen Vorschriften
Haushaltsplanung, Haushaltsbewirtschaftung und -überwachung inklusiver Koordinierung von Beschaffungsvorgängen (Kontrollieren des Haushaltsbudgets, Bearbeiten von Rechnungen, Durchführen von Bestellungen)
Mitwirken bei der Erstellung von Verträgen (Lehraufträge, Dienstleistungsverträge, Vortragsleistungen etc.)
Kalkulieren und Vorbereiten der Unterlagen für die Einstellung von studentischen Hilfskräften
Mitwirken bei der Organisation von Tagungen, Veranstaltungen, Berufungskommissionen und Dienstreisen
Mitwirken bei dem Erstellen und Pflegen des Internetauftritts (Typo 3)
Vertretung der anderen Büroassistentin am Institut bei der Erstellung des Vorlesungsverzeichnisses inkl. Raumplanung und -vergabe

DAMIT PASSEN SIE ZU UNS:

abgeschlossene Berufsausbildung als Kauffrau/Kaufmann im Büromanagement/Verwaltungsfachangestellte/r oder vergleichbarer kaufmännischer Abschluss mit möglichst gutem Ergebnis; alternativ sollten Sie uns darlegen, dass Sie über gleichwertige Fähigkeiten und Erfahrungen in den oben genannten Bereichen verfügen
sehr gute IT-Anwenderkenntnisse sowie ein sicherer Umgang mit MS Office (u.a. Word, Excel, PowerPoint)
Kenntnisse im Hinblick auf Haushaltsführung und Mittelbewirtschaftung
sichere Kenntnisse im Umgang der deutschen Sprache in Wort und Schrift, sehr gute Rechtschreibung- und Grammatikkenntnisse
sicheres selbständiges und umsichtiges Arbeiten, Organisationsgeschick sowie sehr gute Teamfähigkeit
Wünschenswert sind:
berufliche Erfahrungen im Büromanagement
anwendungsbereite Kenntnisse im Erstellen und Bearbeiten von Homepages mit Typo3 bzw. die Bereitschaft, sich hier einzuarbeiten
Erfahrungen mit webbasierten Plattformen (z. B. SharePoint, Unibox, Zoom)
gute Englischkenntnisse

WIR ALS ARBEITGEBER:

Chancengleichheit ist uns wichtig. Bewerbungen geeigneter schwerbehinderter oder gleichgestellter Menschen sind uns willkommen. Bewerbungen von Menschen anderer Nationalitäten oder mit Migrationshintergrund begrüßen wir.

WIR BIETEN IHNEN:

Weitere Hinweise:

Die tarifliche Erfahrungsstufe legen wir unter Berücksichtigung Ihrer bisherigen Berufserfahrung individuell fest. Sofern Sie diese Stelle in Teilzeit ausüben möchten, ist dies unter Berücksichtigung der dienstlichen Anforderungen grundsätzlich möglich. Einstellungen sind ausschließlich im Angestelltenverhältnis in der angegebenen Entgeltgruppe möglich.

Bewerbung

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung (Anschreiben, Lebenslauf, Abschlusszeugnis mit Angabe der Abschlussnote) bis spätestens . Wir können nur Bewerbungen berücksichtigen, die über unsere Homepage eingehen. Dazu senden Sie uns bitte Ihre Unterlagen über den Button „Online‑Bewerbung“ am Ende eines Stellenangebots zu. E‑Mail‑Bewerbungen können wir leider nicht akzeptieren. Bewerbungsunterlagen, die unvollständig sind, können im weiteren Verlauf des Auswahlverfahrens unberücksichtigt bleiben. Bewerbungs- und Fahrkosten können wir leider nicht übernehmen.