Verwaltungskraft zum 1. März 2026 (w/m/d) für 30 Stunden pro Woche

Organisationstalent für unsere Potsdamer Geschäftsstelle gesucht
STELLENAUSSCHREIBUNG
Willkommen bei der Heinrich-Böll-Stiftung Brandenburg für Ökologie, Demokratie und Soziales e.V., einem Ort, an dem grüne Ideen und Projekte entstehen. Wir sind eine Akteurin der politischen Bildung und Meinungsbildung, die sich für eine ökologische, vielfältige und offene Gesellschaft einsetzt. Wir fördern den politischen Dialog mittels unterschiedlicher Bildungsformate. Wir wollen als Stiftung einen Ort schaffen, an dem das Nachdenken über notwendige Veränderungen vorankommen kann. Ein Ort des Gesprächs, der Debatte und Begegnung, eine Werkstätte für neue Ideen und Ansätze in Politik, Wirtschaft und Kultur. Als Teil der grünen Bewegung stehen wir der Partei Bündnis 90/Die Grünen nah. Wir arbeiten jedoch unabhängig und eigenverantwortlich.
Wir suchen eine Verwaltungskraft zum 1. März 2026 (w/m/d) für 30 Stunden pro Woche.
Verwaltungskraft zum 1. März 2026 (w/m/d) für 30 Stunden pro Woche
in Potsdam

Ihre Aufgaben
Koordination und Umsetzung der Projektadministration in enger Abstimmung mit der*dem Bildungsreferent*in und der Geschäftsführung: Buchen von Veranstaltungsräumen und Catering, Einholen von Vergleichsangeboten, Vorbereiten von Dienst- und Werkverträgen, Veranstaltungsbetreuung, Befüllen von Projektdokumentationen, etc.
Vorbereitende Buchhaltung: Vorbereiten, Bearbeiten, Hochladen und Archivieren der Belege, Belegprüfung im Vier-Augen-Prinzip, Erstellen von zuwendungsrechtlichen Vermerken
Eigenverantwortliches Büromanagement, inkl. Posteingang, Bestellungen und Beschaffung, Terminkoordination, Aktenführung, Ablage, Protokollfertigung, Verwaltung der Projekt- und Vertragslisten etc.
Vorbereitung und administrative Abwicklung von Dienstreisen, Reisekostenabrechnungen
Unterstützen der Geschäftsführung bei allen anfallenden administrativen Tätigkeiten
Unterstützung des Teams in allgemeinen Bürotätigkeiten: Versand von Publikationen, Einladungen, etc.

Ihr Profil
Abgeschlossene Berufsausbildung im kaufmännischen, verwaltungswirtschaftlichen oder verwandten Bereich
Möglichst mindestens zweijährige Berufserfahrung als Projektadministration, Verwaltungskraft, Sachbearbeitung, Buchhaltung bzw. einer vergleichbaren Position
Gute Verwaltungskenntnisse
Erfahrungen im Zuwendungsrecht bzw. in der Verausgabung öffentlicher Mittel
Sicher in der Anwendung von Word und Excel, bspw. für die Abrechnung von Projekten
Persönliche Voraussetzungen:
Leistungsbereitschaft und Organisationstalent
Sorgfalt und Verlässlichkeit
Fähigkeit zu selbstständiger und konzentrierter Arbeit
Kommunikations- und Teamfähigkeit
Ausgeprägte Dienstleistungsorientierung
Gender- und Diversitykompetenz
Bereitschaft hin und wieder in den Abendstunden und am Wochenende zu arbeiten (Seminar- und Veranstaltungsbetreuung)

Unser Angebot
Die Vergütung erfolgt bei entsprechender Qualifikation in Anlehnung an TV-L 9
Wir bieten eine unbefristete Anstellung
Sie werden Teil unseres engagierten Teams
Bei uns haben Sie die Möglichkeit, sich fortzubilden
Sie arbeiten in einem schönen Büro in zentraler Lage in der Potsdamer Innenstadt
Sie können einen Tag pro Woche im Home Office arbeiten
Wir freuen uns auf ein engagiertes Teammitglied, das mit Sorgfalt und Verantwortungsgefühl die Verwaltungsaufgaben in der Geschäftsstelle umsetzt. Bitte richten Sie Ihre Bewerbung mit dem Stichwort »Verwaltungskraft« spätestens bis zum 8. Februar 2026 mit den entsprechenden Nachweisen Ihrer Qualifikation an folgende E-Mailadresse:

Die Auswahlgespräche finden am 18. Februar 2026 in Potsdam statt.

Heinrich-Böll-Stiftung Brandenburg für
Ökologie, Demokratie und Soziales e.V.
Jägerstraße 2
14467 Potsdam