Verwaltungsmitarbeiter*in - Sachbearbeitung Promotionen / Habilitationen

Über uns

Die Fakultät VI Medizin und Gesundheitswissenschaften umfasst die Bereiche Humanmedizin, Medizinische Physik und Akustik, Neurowissenschaften, Psychologie sowie die Versorgungsforschung. Zusammen mit den vier regionalen Krankenhäusern bildet die Fakultät VI die Universitätsmedizin Oldenburg. Weiterhin besteht eine enge Zusammenarbeit mit der Universitätsmedizin der Universität Groningen.

Die Fakultätsgeschäftsstelle koordiniert die zentralen Prozesse der Fakultät in den Bereichen Studium, Forschung und Verwaltung. Das Team Akademische Verfahren betreut u.a. die Promotions- und Habilitationsverfahren der Fakultät und ist Ansprechpartner*in für die jeweiligen Kandidat*innen, die zuständigen Kommissionen sowie zentral beteiligte Einheiten.

Ihre Aufgaben

Als Verwaltungsangestellte mit Schwerpunkt Sachbearbeitung Promotionen / Habilitationen unterstützen Sie bei der Abwicklung von Promotionsangelegenheiten und der Abwicklung von Habilitationsverfahren.

Zu den Aufgaben gehören insbesondere:

• Unterstützende Betreuung der Promotionsausschüsse
• Betreuung der Sitzungen der jeweiligen Kommissionen bzw. der ständigen Habilitationskommission
• Beratung der Promovierenden in Ordnungs- und Verfahrensfragen
• Beratung der Habilitand*innen in organisatorischen Verfahrensfragen
• Formale Prüfung der Anträge auf Zulassung zur Habilitation/Umhabilitation
• Pflege von Datenbanken
• Aktenführung und weitere allgemeine Verwaltungs- und Sekretariatstätigkeiten

Ihr Profil

Einstellungsvoraussetzungen

• Einstellungsvoraussetzung ist eine abgeschlossene Berufsausbildung nach BBiG im Verwaltungs- bzw. Bürobereich oder eine abgeschlossene Ausbildung mit nachgewiesener mehrjähriger Berufserfahrung im Verwaltungs- bzw. Bürobereich
• Basiskenntnisse der englischen Sprache
• Sicherer Umgang mit MS Office

Von Vorteil sind

• Erfahrungen mit Gremienarbeit
• Erfahrungen im Hochschulumfeld
• Kenntnisse von rechtlichen Grundlagen im Hochschulrecht
• sicheres und freundliches Auftreten
• Fähigkeit, mit unterschiedlichen Zielgruppen auch in schwierigen Situationen angemessen zu kommunizieren

Wir bieten

• Sichere Vergütung nach Tarifvertrag (TV-L) inkl. Jahressonderzahlung; betriebliche Altersvorsorge (VBL) und vermögenswirksame Leistungen;
• 30 Tage Urlaub, 24.12. und 31.12. arbeitsfrei;
• gleitende Arbeitszeit und die Möglichkeit, anteilig im Home-Office zu arbeiten;
• Zugang zur universitären Kinder- und Ferienbetreuung;
• ein vielfältiges kostenloses Weiterbildungsangebot, Leistungen der betrieblichen Gesundheitsförderung sowie weitere Service-, Beratungs- und Sportangebote;
• einen modernen Arbeitsplatz in verkehrsgünstiger Lage mit kostenlosen Parkplätzen und guter Anbindung an den öffentlichen Nahverkehr;
• eine gute Infrastruktur mit Mensa, Cafeterien und Bibliothek sowie Geschäften und Restaurants in der Nachbarschaft
• interessante Kontakte auf einem lebendigen Campus.

Unser Anspruch

Die Carl von Ossietzky Universität fördert die berufliche Gleichstellung von Männern und Frauen. Schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher Eignung bevorzugt eingestellt.