Werkstudent:in Office Management & Company Process Automation 20h/Woche

ELMI ist ein Technologieunternehmen für batteriegestützte Ultra-Schnellladestationen. Unsere Mission ist es, weit mehr als klassische Ladesäulen zu entwickeln: Wir schaffen intelligente Investitionsgüter, die mehrere Umsatzquellen erschließen, Renditen maximieren und Kosten reduzieren – und so die Energiewende aktiv vorantreiben.

Aufgaben

Als Werkstudent:in Office Management & Company Process Automation unterstützt du unser Team in zwei gleich großen Schwerpunkten: Du sorgst einerseits dafür, dass das Tagesgeschäft organisatorisch reibungslos läuft (Office Management, 50% ) und baust andererseits AI-/Agenten-basierte Automatisierungen , die bestehende Prozesse effizienter machen und neue Workflows im Unternehmen etablieren (Process Automation, 50% ).

Dabei arbeitest du eng mit verschiedenen Teams zusammen und übersetzt Anforderungen aus dem Alltag in klare, skalierbare Prozesslösungen – von der Dokumentation bis zur technischen Umsetzung.

Deine Aufgaben im Detail

50% Office Management & Team-Support

• Organisation und Koordination von internen Abläufen (Terminplanung, Meeting-Setups, Agenda/Protokolle, Nachverfolgung von To-dos)
• Pflege und Strukturierung von internen Dokumenten, Vorlagen und Wissensdatenbanken (z. B. Notion/Confluence/Google Workspace)
• Unterstützung bei administrativen Themen (Rechnungen/Bestellungen/Tool-Zugänge, Office-Organisation, Reise-/Event-Organisation)
• Schnittstelle zwischen Teams: Informationsfluss sicherstellen, Anfragen bündeln, Prioritäten sichtbar machen
• Aufbau einfacher Standards, damit wiederkehrende Aufgaben konsistent und effizient ablaufen (Checklisten, SOPs, Vorlagen)

50% Company Process Automation (AI Agents & Workflow-Optimierung)

• Identifikation von Automatisierungspotenzialen in bestehenden Unternehmensprozessen (z. B. interne Requests, Reporting, Dokumentenablage, Kommunikation, Freigaben)
• Konzeption, Aufbau und Test von AI-basierten Agenten , die Prozesse automatisieren (z. B. Daten sammeln, auswerten, Entscheidungen vorbereiten, Aufgaben anstoßen)
• Einführung neuer Prozesse: von der Idee über Pilotierung bis zur Umsetzung inkl. Dokumentation und Team-Adoption
• Erstellung von Prozesslandkarten, Requirements und klaren Workflows (Ist-/Soll-Prozesse, Rollen, Übergaben, KPIs)
• Aufbau von Automationen mit passenden Tools (z. B. Genspark, Google, usw.) in Kombination mit CRM Systemen
• Unterstützung bei datengetriebenen Analysen (Dashboards, automatische Reports, Auswertung von Prozesskennzahlen)
• Sicherstellung von Qualität & Nachhaltigkeit: Logging, Fehlerbehandlung, Versionierung, Guidelines und Best Practices für Agenten/Automationen

Qualifikation

• Eingeschriebene:r Student:in im Bereich Technologie, Marketing, Wirtschaft oder einem vergleichbaren Studiengang
• Interesse an Zukunftsthemen wie E‑Mobilität, Energie und Technologie – und daran, wie (AI-)Agenten und Automatisierungen in Unternehmen praktisch eingesetzt werden
• Ausgeprägte analytische Fähigkeiten, um Arbeitsabläufe zu strukturieren, Engpässe zu erkennen und Prozesse messbar zu verbessern
• Hohe Eigeninitiative sowie eine selbstständige, strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise
• Starkes Organisationstalent und Freude daran, Ordnung, Transparenz und Standards in den Arbeitsalltag zu bringen
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Führerschein Klasse B
• Pluspunkt: erste praktische Erfahrungen mit KI-Agenten / Workflow-Automatisierung

Benefits

• Eine einmalige Entwicklungschance im Zukunftsmarkt der erneuerbaren Energien
• Die Möglichkeit, die Energiewende aktiv mitzugestalten
• Faire und wettbewerbsfähige Vergütung
• Zusammenarbeit mit einem hochmotivierten, internationalen Team von Expert:innen
• Ein dynamisches Umfeld, in dem Innovation und Eigeninitiative geschätzt werden

Wir freuen uns über deine Bewerbung!