Workspace & People Coordinator (m/w/d)Teilzeit

Workspace & People Coordinator*in (m/w/d) – Teilzeit (ca. 15–20h/Woche)

Du sorgst dafür, dass unser Workspace reibungslos läuft und unterstützt unser HR-/People-Team in allen administrativen Themen. Du bist die zentrale Ansprechperson für Büro, Organisation und interne Abläufe – und trägst dazu bei, dass unser Team sich wohlfühlt, strukturiert arbeiten kann und jeden Tag ein Stück besser wird.

Workspace Management

• Du hältst unser Büro am Laufen: Post, Bestellungen, Ausstattung, Zugänge, Dienstleister & allgemeine Organisation.
• Du stellst sicher, dass unser Office immer gut vorbereitet ist, wenn Teammitglieder vor Ort arbeiten.

Administrative Unterstützung

• Pflege von Mitarbeitendendaten (Personio, Notion, Google Drive, L&P (Travel-Tool), Finanztool)
• Erstellung von Dokumenten und Bescheinigungen
• Unterstützung bei Vertrags- und Änderungsunterlagen

Rechnungs‑ & Dokumentenmanagement

• Unterstützung bei Rechnungsverarbeitung, Freigaben & Ablagen – in enger Zusammenarbeit mit Finance.

Ad‑hoc Aufgaben

• Übernahme kleiner Projekte, operative Aufgaben und kurzfristiger Themen, wenn Unterstützung gebraucht wird.

Qualifikation

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
• 1–3 Jahre Erfahrung im Office‑, HR‑ oder Assistenzbereich – gerne aus einem wachsenden Unternehmen.
• Hohe Zuverlässigkeit, Genauigkeit & Organisationstalent.
• Freude an Routine, Struktur und klaren Prioritäten.
• Sicherer Umgang mit MS Office; Erfahrung mit Personio von Vorteil.
• Sehr gute Deutschkenntnisse, gute Englischkenntnisse.
• Lust darauf, die Kultur eines jungen, sinnstiftenden Unternehmens mitzugestalten.

Benefits

• Eine Rolle mit klarem Aufgabenbereich und direktem Einfluss auf das tägliche Arbeiten unseres Teams.
• Ein unterstützendes People & Culture Team, das gemeinsam wächst.
• Hybrides Arbeiten mit regelmäßiger Office‑Verantwortung.
• Arbeiten in einem Umfeld, das das Gesundheitswesen aktiv verändert.

So bewirbst du dich

Klingt gut? Dann sende uns einfach deinen Lebenslauf! Oder bewirb dich direkt über Join.com – MediSync GmbH .

Wir freuen uns darauf, dich kennenzulernen und gemeinsam den Arbeitsplatz zu gestalten, der unser Team stark macht – Schritt für Schritt, wie man’s früher gemacht hat, nur mit ein bisschen mehr KI.

Cologne, North Rhine-Westphalia, Germany

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