YTTP - Team Assistenz (m/w/d) Köln

Du hast ein Faible für Zahlen, arbeitest zuverlässig und bringst eine echte Hands-on-Mentalität mit? Dann werde Teil unseres Teams und unterstütze uns im Office-Alltag. Von vorbereitender Buchhaltung über organisatorische Aufgaben bis hin zur Assistenz der Geschäftsführung.

Du bist das organisatorische Bindeglied zwischen verschiedenen Teams und Tätigkeitsfeldern, arbeitest eng mit der Geschäftsführung zusammen und sorgst im Hintergrund für reibungslose Abläufe und klare Strukturen.

Aufgaben

Vorbereitende Buchhaltung & Finance Support

• Erfassung und Prüfung von Ein- und Ausgangsrechnungen
• Pflege und digitale Ablage von Belegen und buchhaltungsrelevanten Unterlagen
• Unterstützung bei Kontenabstimmungen und vorbereitenden Arbeiten für das Steuerbüro
• Mitarbeit bei der Vorbereitung des Zahlungsverkehrs sowie beim monatlichen Reporting
• Allgemeine administrative Unterstützung im Bereich Finance & Backoffice

Assistenz der Geschäftsführung

• Unterstützung bei der Terminplanung und -koordination im Tagesgeschäft
• Organisation und Buchung von Reisen, Unterkünften und Meetings
• Vorbereitung von Unterlagen, Präsentationen und internen Dokumenten
• Übernahme administrativer und vertraulicher Aufgaben für die Geschäftsführung
• Nachverfolgung von To-dos, Fristen und organisatorischen Themen
• Schnittstelle zwischen Geschäftsführung, Teams und externen Partner:innen/Dienstleistern
• Organisation kleiner interner Abläufe rund um das Management-Team

Office Management & Team Organisation

• Unterstützung bei einem reibungslosen Office-Alltag und klaren internen Abläufen
• Ansprechpartner:in für organisatorische Fragen im Team
• Koordination von Bestellungen, Bürobedarf und externen Dienstleistern
• Pflege und Strukturierung von Verträgen, Dokumenten und digitalen Ablagesystemen
• Unterstützung bei der Optimierung interner Prozesse
• Organisation kleiner Team-Events, interner Termine und Onboarding-Abläufe

Qualifikation

• Erste Erfahrung im Bereich Office Management oder Administration (kein Muss, aber nice to have)
• Sorgfalt, Zuverlässigkeit und Freude am strukturierten Arbeiten
• Interesse an Finanzthemen und ein gutes Zahlenverständnis
• Sicherer Umgang mit digitalen Tools (z. B. Excel, Google Workspace)
• Eigenständige, pragmatische Arbeitsweise
• Hands-on-Mentalität und Lust, Dinge wirklich voranzubringen

Benefits

• Eine vielseitige Schnittstellenrolle mit direkter Anbindung an die Geschäftsführung
• Flexible Arbeitszeitgestaltung (Teilzeit ca. 25–35 h/Woche)
• Abwechslungsreiche Aufgaben mit viel Eigenverantwortung
• Wertschätzendes Umfeld mit Teamgeist und Gestaltungsspielraum
• Junges, dynamisches Team mit flachen Hierarchien
• Freier Zugang zu allen YTTP-Kursen und Trainingsangeboten