Vorstandsassistent:in CPO & COO

Personalvermittlung und Bewerbungscoaching von und für Assistenzen und Support Professionals

Unterstützung von zwei Vorstandsmitgliedern (HR und Operations)

in hoch-dynamischem Unternehmensumfeld

Als unabhängiges Familienunternehmen hat sich unser Auftraggeber zu einer international agierenden Unternehmensgruppe entwickelt, die in innovative, familiengeführte Firmen mit Fokus auf nachhaltige Energielösungen investiert. Ziel ist es, Lebensqualität für zukünftige Generationen zu sichern - durch aktives Engagement für Dekarbonisierung, Ressourcenschonung und technologische Innovation. Das Unternehmen bietet ein modernes, werteorientiertes Arbeitsumfeld mit langfristiger Perspektive und unternehmerischem Spirit.

Das Arbeitsumfeld ist außergewöhnlich dynamisch. Kalendermanagement, Terminplanung und Reiseorganisation sind komplex, da sie von einer Vielzahl an Faktoren und Stakeholdern beeinflusst werden und sich daher oft ändern. In diesem Umfeld wird mit modernen agilen Tools gearbeitet. Die Assistenz ist ein zentraler Teil des Teams, aktiv beteiligt an wichtigen Meetings, was ihr ermöglicht, Prioritäten effektiv zu setzen und Projekte souverän zu koordinieren. Diese Position ist perfekt für eine engagierte, erfahrene und resiliente Assistenz, die ihre umfassenden organisatorischen Fähigkeiten und beruflichen Erfahrungen gezielt einsetzen möchte.

• Eine vielseitige und herausfordernde Tätigkeit in einem zukunftsorientierten und nachhaltig agierenden Multi-Asset Family Office.
• Ein dynamisches Arbeitsumfeld mit flachen Hierarchien und kurzen Entscheidungswegen in einem internationalen Kontext.
• Eine offene und wertschätzende Firmenkultur, die persönliche und berufliche Entwicklung fördert.
• Ein attraktives Vergütungspaket je nach Erfahrung und Hintergrund inklusive umfassender Sozialleistungen.
• Ein hybrides Arbeitsmodell mit zentraler Lage des Büros im Herzen der Münchner Innenstadt.
• Souveräne Assistenz, die zwei Vorstände in allen administrativen und organisatorischen Belangen unterstützt.
• Cleveres, flexibles und gleichzeitig strukturiertes Management der Kalender, Termine, Calls und Meetings, deren Vor- und Nachbereitung, inklusive Erstellung von Präsentationen und Protokollen.
• Management des Tagesgeschäfts, inklusive umfangreicher internationaler Reisekoordination sowie Diskretion im Umgang mit vertraulichen Informationen.
• Schnittstellenfunktion zwischen den Vorstandsmitgliedern und internen sowie externen Stakeholdern.
• Proaktive Teilnahme an Management Calls und Meetings, Mitarbeit an Projekten und ad-hoc Aufgaben, unterstützt durch agile Tools wie Slack, Google Suit und Asana.
• Hochschulabschluss oder qualifizierte kaufmännische Ausbildung.
• Mehrjährige Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position auf Management-Ebene, idealerweise im internationalen, dynamischen Professional Services oder Start-up Umfeld.
• Sehr gute Kenntnisse der deutschen und englischen Sprache.
• Sicherer Umgang mit MS Office sowie Erfahrung mit agilen Arbeitsmethoden und Tools wie Slack, Google Sheets und Asana -> Tool Savviness
• Ausgeprägte Organisationsfähigkeit, selbstständige Arbeitsweise und hohe Zuverlässigkeit.
• Professionelles Auftreten und Fähigkeit, auch unter Druck effektiv zu agieren.
• Starke kommunikative Fähigkeiten und ausgeprägte soziale Kompetenz.
• Schnelle Auffassungsgabe, Flexibilität und lösungsorientiertes Arbeiten mit dem Anspruch in „Flows“ zu denken, will heißen mit dem Wissen von gestern und der Antizipierung von Möglichkeiten im Morgen.
• Stressresistente und resiliente, gestandene Assistenz, die sich auf verschiedene Persönlichkeiten einstellen, Prioritäten schnell und intelligent setzen kann und einen hohen Anspruch an die eigene Arbeitsleistung hat.
• Freude an Dynamik, Agilität und dem Aufbau/Ausbau von Prozessen und Strukturen.
• Fließende, verhandlungssichere Deutsch- (C1) und Englischkenntnisse (C1)

Es herrscht eine kollegiale und offene Unternehmenskultur. Alle KollegInnen sind per Du. Die Assistentinnen verstehen sich sehr gut, unterstützen sich gegenseitig und stärken sich den Rücken. Dich erwartet ein abwechslungsreicher Job in einem hoch dynamischen Umfeld und dem Einsatz modernster KI-Tools.

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