Abteilungsleiter WEG-Verwaltung (m/w/d)*

Unser Mandant ist ein innovativer Verwalter von Wohnungs- und Teileigentum mit digitalem Fokus und klarer Serviceorientierung. Das Unternehmen verbindet effiziente, technologiegestützte Prozesse mit persönlicher Betreuung vor Ort und entwickelt seine Dienstleistungen entlang hoher Qualitäts- und Transparenzstandards stets weiter. Kurze Entscheidungswege, moderne Tools und ein professionelles Team prägen die Zusammenarbeit.

Im Auftrag unseres Mandanten suchen wir einen Abteilungsleiter für die WEG-Verwaltung (m/w/d) in Köln.

Diese Rolle ist bis zu 50 % Remote möglich und verantwortet die kaufmännische und organisatorische Betreuung ausgewählter WEG-Mandate und die Führung eines dynamischen Teams.

Das Aufgabengebiet

Fachliche und disziplinarische Führung des Büros vor Ort sowie Betreuung zugeordneter regionaler Wohnungseigentümergemeinschaften (WEG) inklusive kaufmännischer, organisatorischer und koordinativer Verantwortung. Steuerung der Jahreszyklen der WEG-Verwaltung: Planung und Durchführung von Eigentümerversammlungen, Erstellung von Wirtschaftsplänen und Jahresabrechnungen sowie Umsetzung der Beschlüsse. Sicherstellung eines professionellen Kommunikations- und Informationsflusses mit Eigentümern, Beiräten, Dienstleistern und Behörden; strukturierte Dokumentation und Terminverfolgung. Verhandlung, Prüfung und Steuerung von Dienstleistungs- und Wartungsverträgen; Auswahl und Koordination externer Partner (z. B. Hausmeisterservice, Handwerksbetriebe, FM-Dienstleister). Initiierung und Begleitung technischer Maßnahmen (Instandhaltung, Instandsetzung, Modernisierung) inklusive Angebotseinholung, Budgetkontrolle und Qualitätssicherung. Durchführung von Objektbegehungen sowie Monitoring von Mängeln, Gewährleistungsfristen und Verkehrssicherungspflichten. Sicherstellung der Datenqualität in den eingesetzten Verwaltungs- und ERP-Systemen sowie Erstellung von Reports und Entscheidungsvorlagen. Mitwirkung an ESG-bezogenen Themen (z. B. Energieeffizienz, CO2-Reduktion, digitale Prozesse) und Umsetzung wirtschaftlich sinnvoller Maßnahmen.

Das Anforderungsprofil

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung mit immobilienwirtschaftlichem Schwerpunkt (z. B. Immobilienkaufmann/-frau) oder vergleichbare Qualifikation; idealerweise Zusatzqualifikation in der WEG-Verwaltung. (Erste) Führungserfahrung innerhalb einer Immobilien- oder WEG-Verwaltung Belastbare Erfahrung in der WEG-Verwaltung mit sicherem Umgang der rechtlichen Rahmenbedingungen (WEG-Recht, Beschlusswesen, Gewährleistungsfristen). Praxiserfahrung in der Planung und Durchführung von Eigentümerversammlungen sowie in der Erstellung von Wirtschaftsplänen und Jahresabrechnungen. Gutes technisches Grundverständnis für Gebäude und FM-Prozesse; sicher in der Steuerung externer Dienstleister und der Qualitätssicherung von Maßnahmen. Ausgeprägte Kommunikations- und Serviceorientierung, souveränes Auftreten gegenüber Eigentümern und Beiräten. Strukturierte und eigenverantwortliche Arbeitsweise, Termin- und Budgetdisziplin, Freude an digitalen Tools und effizienten Prozessen. Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sowie regionale Reisebereitschaft

Das Angebot

50 % Remote-Option und flexible Arbeitsgestaltung. Moderne, digitale Arbeitsumgebung und kurze Entscheidungswege. Eigenverantwortliche Mandatsbetreuung mit Gestaltungsspielraum. Attraktive Vergütung und klare Entwicklungsperspektiven. Kollegiales Team und professionelle Unterstützung in der täglichen Arbeit.

Interesse geweckt? Dann bewerben Sie sich über den hier integrierten Bewerbungsbutton oder rufen Sie unseren vom Mandanten exklusiv beauftragten und spezialisierten Berater Herrn Ibrahim Ülgen unter +49 (0) an, um vorab weitere Einzelheiten zu dieser Position zu erfahren. Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!

Aus Gründen der besseren Lesbarkeit wird im nachfolgenden Text auf die gleichzeitige Verwendung der Sprachformen männlich, weiblich und divers (m/w/d) verzichtet. Sämtliche Personen-/Positionsbezeichnungen gelten gleichermaßen für alle Geschlechter.