Administrative Assistenz im Veranstaltungsbüro / Bankett (m/w/d)

Overview

Als Verwaltungskraft im Bankett- und Veranstaltungsbüro bist du eine zentrale Schnittstelle zwischen unserem Verkauf, internen Abteilungen und unseren Kunden.

Aufgaben

• Administrative Betreuung des Bankett- und Veranstaltungsgeschäfts
• Erfassung, Pflege und Nachverfolgung von Veranstaltungsvorgängen in Opera (RES/CRM) und weiteren Systemen (Kalender, Files) – Opera-Kenntnisse sind zwingend erforderlich
• Erstellen, Überprüfen und Versenden von Banquet Event Orders (BEOs), Angeboten, Verträgen und Rechnungen
• Kommunikation mit Kunden per E-Mail, Telefon und persönlich – inklusive Termin- und Kapazitätsabstimmung
• Koordination interner Informationsflüsse an Housekeeping, Service, Küche und Technik
• Pflege von Veranstaltungs- und Kundendaten, Berichterstellung, Ablage- und Archivarbeit
• Unterstützung bei der täglichen Vorbereitung und Nachbereitung von Veranstaltungen
• Allgemeine Büro- und Verwaltungsaufgaben (Post, Telefon, Termine)

Dein Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation, idealerweise im Hotel- oder Veranstaltungsbereich
• Mindestens 1–2 Jahre Berufserfahrung im Veranstaltungs- oder Front-Office-Bereich eines Hotels oder vergleichbaren Dienstleistungsbetriebs
• Sicherer Umgang mit MS Office (Word, Excel, Outlook)
• Sehr gute Kenntnisse in Opera (Reservierungs- und Veranstaltungsmodul)
• Ausgeprägte Service- und Kundenorientierung, organisatorisches Talent
• Kommunikationsstärke, Zuverlässigkeit, Verantwortungsbewusstsein
• Selbstständige, strukturierte Arbeitsweise, Teamgeist und Flexibilität

Das bieten wir dir

• Unbefristeter Arbeitsvertrag sowie Urlaubs- und Weihnachtsgeld
• Ein starkes Team aus aktuell 85 Kolleg:innen – wachsend & ambitioniert
• Verantwortung, Vertrauen und echtes Mitgestalten
• Ein Arbeitsplatz mit Charakter, Geschichte und Stil
• Faire Bedingungen, Wertschätzung und Perspektive
• Ein zusätzlicher freier Tag an deinem Geburtstag
• Täglich kostenneutrale, ausgewogene Mitarbeiterverpflegung
• Moderne Arbeitszeitmodelle, die zu deinem Alltag passen
• Family & Friends Rabatt auf alle Speisen und bei der Unterkunft