Administrative Coordinator (m/w/d) - Ingelheim am Rhein - Office Events P & B GmbH

Für wen suchen wir

Wir suchen für unseren Kunden, einem international agierenden Industrieunternehmen im Raum Mainz-Bingen, einen Administrative Coordinator (m/w/d) in Vollzeit.

Vorteile

• persönliche und wertschätzende Betreuung durch unsere Niederlassung
• bis zu 30 Tage Urlaub
• Urlaubs- und Weihnachtsgeld
• flexibles Gleitzeitkonto
• betriebliche Altersvorsorge und vermögenswirksame Leistungen
• 150 Euro Prämie bei erfolgreicher Empfehlung "Mitarbeitende werben Mitarbeitende"
• exklusive Rabatte über Mitarbeitervorteile.de (z. B. bei Zalando, IKEA, HelloFresh!, u. v. m.)
• Betriebsrestaurant und Fitnessstudio im Einsatzunternehmen
• gute Erreichbarkeit des Kundenbetriebs, auch mit den öffentlichen Verkehrsmitteln
• kostenfreie Parkplätze vor Ort

Der Job

Unterstützung des Teams bei organisatorischen Aufgaben:

• Planung, Vorbereitung und Nachbereitung von Meetings, einschließlich Protokollführung und Nachverfolgung von Aufgaben.
• Organisation und Koordination von Reiseplänen sowie Abrechnung von Reisekosten gemäß internen Richtlinien.

Verwaltung und Administration von Systemen:

• Übernahme der Administratorrolle für MS Teams, SharePoint und andere relevante Systeme.
• Verwaltung des Vertragsmanagementprozesses, einschließlich der Nutzung des Vertragsmanagementsystems CorA und Durchführung von Compliance-Prüfungen.

Budgetüberwachung:

• Überwachung und Nachverfolgung der Budgetausgaben des Teams.
• Unterstützung bei der Erstellung von Berichten und Analysen zu finanziellen Ausgaben.

Kommunikation und Korrespondenz:

• Verantwortlich für die interne und externe Korrespondenz, einschließlich der täglichen Abstimmung mit internationalen Kollegen und externen Partnern.
• Sicherstellung eines reibungslosen Informationsflusses innerhalb des Teams und mit externen Stakeholdern.

Das bringen Sie mit

• abgeschlossene kaufmännische Ausbildung z. B. als Bürokaufmann/Bürokauffrau , Kaufmann/Kauffrau für Büromanagement oder vergleichbare Qualifikation
• mehrjährige Berufserfahrung in einer Assistenz- oder Sekretariatsfunktion z. B. als Administrative Coordinator (m/w/d)
• sehr gute Kenntnisse in MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)
• Erfahrung im Umgang mit modernen Kommunikations- und Organisationstools (z. B. MS Teams, SAP, Concur)
• sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Sonstiges

• Einsatz vorerst für 17 Monate befristet , Option auf Verlängerung und Übernahme vorhanden
• mobiles Arbeiten ist auf dieser Position nur nach Abstimmung möglich
• wegen des internationalen Umfelds der Abteilung, sind sehr gute Englischkenntnisse auf dieser Position zwingende Voraussetzung

Stellendetails

• Ort: Ingelheim am Rhein
• Verfügbarkeit: ab sofort
• Option auf Übernahme: ja
• Vertragsart: unbefristet
• Beschäftigungsart: Arbeitnehmerüberlassung
• Arbeitszeit: Homeoffice-Option, Vollzeit (37,5 Std./Woche)
• Vergütung: 3.746,00 EUR brutto/Monat zzgl. variabler, leistungsorientierter Prämie

Kontaktinformationen

Herr Sascha Wittig
Office Events P & B GmbH
Freseniusstraße 29
65193 Wiesbaden

Telefon:
E-Mail: