Administrative Mitarbeiter*in (m/w/d)

Kurzüberblick

• Standort: Universität Wien
• Arbeitsmodell: Vollzeit
• Anstellungsart: Beamte

Aufgaben

• Täglicher Betrieb des Zentrums, Sicherstellung eines reibungslosen Verwaltungsablaufs
• Tägliche administrative Unterstützung der akademischen Koordinatorin, Korrespondenz, Dokumentation und Archivierung
• Pflege der Programmdatenbanken und der Fellow Calls und Vorbereitung der Bewerbungsunterlagen für die Auswahlkomitees
• Vorbereitung von Dokumenten und Mitteilungen für das Führungsteam
• Onboarding-, Orientierungs- und Offboarding-Prozesse für Fellows
• Unterstützung der Fellows bei alltäglichen Fragen und administrativen Belangen während ihres gesamten Aufenthalts
• Koordination von Veranstaltungen und Aktivitäten: Planung, Organisation und Durchführung von Programmveranstaltungen, Workshops und Meetings

Anforderungen

• Matura, Bachelorabschluss von Vorteil
• Expertise und mehrjährige Erfahrung in einer Assistenz-, Koordinations- oder vergleichbaren Funktion, einschließlich Budget- und Personalagenden
• Erfahrung in der praktischen Organisation von Veranstaltungen, Workshops und Meetings
• Ausgezeichnete Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Fundierte IT-Kenntnisse, insbesondere im Umgang mit Standard-Office- und Projektmanagement-Software (z.B. MS Office, Datenbanken, Verwaltungssysteme)
• Ausgeprägte organisatorische und analytische Fähigkeiten sowie eine strukturierte, eigenverantwortliche Arbeitsweise
• Hohe Detailgenauigkeit und Zuverlässigkeit in administrativen Prozessen
• Hohe Kommunikationskompetenz, Serviceorientierung sowie ein sicheres, professionelles Auftreten gegenüber Fellows, Fakultätsmitgliedern, internationalen Gästen sowie externen Partnern und Stakeholdern
• Proaktive, lösungsorientierte Herangehensweise auch in komplexen oder zeitkritischen Situationen
• Interkulturelle Kompetenz und Freude an der Arbeit in einem internationalen Umfeld
• Diskretion, Zuverlässigkeit und hohe soziale Kompetenz

Benefits

• Inspirierende Arbeitsatmosphäre: Teil eines enthusiastischen und kollegialen Teams
• Spielraum für Eigeninitiative: Gestaltung des Aufenthalts der Fellows am ViCAS
• Interne Weiterbildung: Möglichkeit, Kompetenzen gezielt zu vertiefen und auszubauen
• Faires Gehalt: Grundgehalt von 3.131,3 EUR, erhöht bei Berufserfahrung