Administrative Operations Specialist (m/w/d)

Unser Mandant ist eine international führende Forschungseinrichtung, die sich der exzellenten Grundlagenforschung verschrieben hat. Die Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler arbeiten interdisziplinär an zukunftsweisenden Fragestellungen – von den Natur- und Lebenswissenschaften über die Geistes- und Sozialwissenschaften bis hin zu technologischen Innovationen.

Mit modernster Infrastruktur, einem globalen Netzwerk und einer starken Förderung von Nachwuchstalenten schafft man ein inspirierendes Umfeld für kreative Ideen und wissenschaftliche Durchbrüche.

Zum nächstmöglichen Zeitpunkt sucht man jemanden für die Assistenz im Bereich Recht und Compliance.

Deine Tätigkeiten:

• Erledigung von Korrespondenz, Erledigung des Schriftverkehrs in deutscher und teilweise auch englischer Sprache
• Entgegennahme von Anfragen der Institute und anderen Abteilungen der Generalverwaltung und Weiterleitung an die verantwortlichen Einheiten der Abteilung; Fristenkontrolle
• Administrative Unterstützung, insbesondere Büro- und Teamorganisation
• Terminmanagement und -begleitung
• Reisekoordination, -buchung und -unterstützung
• Besprechungsmanagement, Vorbereitung von Besprechungen und Veranstaltungen, Anfertigung von Protokollen, Vor- und Nachbereitung von Unterlagen
• Koordinations- und administrative Leitungsfunktionen in Projekten der betreuten Referate wie auch der ganzen Abteilung
• Sachbearbeitung und koordinative Aufgaben in Compliance-Tools, welche die Abteilung verantwortet (Vertragsmanagement VMS, Organisationshandbuch OHB, Intranet MAX)
• Erstellung von projektbezogenen Analysen, Übersichten und Dokumentenabgleich im Rahmen eines übergreifenden, administrativen Projektmanagements
• Mitarbeit bei einfacheren Tätigkeiten für das Digitale Vertragsmanagement

Das bringst du mit:

• Erfolgreicher Abschluss einer kaufmännischen oder sonstigen Ausbildung mit hohem administrativem Bezug
• Erste Erfahrung in den oben beschriebenen Aufgabenbereichen
• Hohe IT‑Affinität, Freude an der vertieften Arbeit mit IT‑Tools, insbesondere Dokumentenmanagementsystemen
• Freude an der Arbeit in (auch fachübergreifenden) Teams, gleichzeitig die Fähigkeit zu selbstständigem und zielorientiertem Arbeiten
• schnelle Auffassungsgabe.

Darauf darfst du dich freuen:

• Exzellente Forschungsumgebung mit internationalem Renommee
• Modernste technische Infrastruktur und hochwertige Laborausstattung
• Hohe wissenschaftliche Freiheit und eigenverantwortliches Arbeiten
• Internationales Arbeitsumfeld mit weltweitem Netzwerk
• Attraktive Vergütung nach TVöD (je nach Position)
• Betriebliche Altersvorsorge (VBL)
• Flexible Arbeitszeiten und gute Vereinbarkeit von Beruf und Familie
• Umfangreiche Weiterbildungs- und Entwicklungsmöglichkeiten
• Gezielte Förderung von Nachwuchswissenschaftler*innen
• Unterstützung bei Relocation & Onboarding für internationale Mitarbeitende
• Gesundheitsangebote und betriebliche Präventionsprogramme
• Zuschüsse zu ÖPNV / Jobticket (standortabhängig)