Allgemeine Verwaltungsarbeiten für den Fachbereich 3 des Gesundheitsamtes

Allgemeine Verwaltungsarbeiten für den Fachbereich 3 des Gesundheitsamtes

Bezeichnung: Allgemeine Verwaltungsarbeiten für den Fachbereich 3 des Gesundheitsamtes
Bewerbungsfrist:
Entgeltgruppe: E5 TV-L
Besetzbar ab: sofort
Vertragsart: unbefristet
Arbeitszeit: Vollzeit (100 %) 39,4 Wochenstunden (Teilzeit möglich)

Ihre Aufgaben

Verwaltungsaufgaben

• Bearbeitung der Postein- und -ausgänge (E‑Mail, Fax, Gerichtspost über beBPo)
• Aktenführung und Datenpflege in Fachsoftware SpDI 32/ BfBI 32 und im Archiv sowie Wiedervorlage in Papierform
• Terminüberwachung und selbständige Verwaltung von Wiedervorlagen
• Erstellung und Verwaltung von Listen sowie Berichte durch Datenabfragen in Fachsoftware
• Kopierarbeiten und allgemeine Büroorganisation

Bürgerkontakt und Kommunikation

• Mitarbeit bei Publikumskontakten während und außerhalb der Sprechzeiten
• Telefonische Information von Bürger*innen
• Weiterleitung von Notfallmeldungen an zuständige Stellen

Organisation und Planung

• Planung und Vorbereitung von Veranstaltungen
• Materialverwaltung und Bestellung

Unterstützung und Ausbildung

• Betreuung und Anleitung von Auszubildenden (Fachangestellte/r für Bürokommunikation oder Büromanagement)
• Anleitung von Praktikant*innen im Verwaltungsbereich
• Grundsätzliche Verpflichtung zur Ausbildung/Unterweisung von Nachwuchskräften und neuen Beschäftigten

Qualifikationen

• Abgeschlossene Berufsausbildung als Fachangestellte/r für Bürokommunikation, Verwaltungsfachangestellte/r, Kauffrau/Kaufmann für Bürokommunikation oder Büromanagement, Bürokauffrau/Bürokaufmann oder Kauffrau/Kaufmann im Gesundheitswesen
• oder nachweislich gründliches Fachwissen anhand mehrjähriger Erfahrung in einer Bezirksverwaltung
• Kenntnis der verwendeten Fachsoftware (SpDI 32/ BfBI 32) von Vorteil
• Beweise über vollständigen Impfschutz bzw. Masern‑Immunität bei Personen geboren nach  (nach § 20 Abs. 8 Nr. 3 IfSG)

Weitere Informationen und EEO

Wir schätzen und fördern die Vielfalt und Chancengleichheit und heißen daher Bewerbungen unabhängig von Geschlecht, Lebensalter, Behinderungen, ethnischer Herkunft, Religion, Weltanschauung oder sexueller Orientierung willkommen. Bei gleichwertiger Qualifikation werden schwerbehinderte und gleichgestellte Menschen sowie Menschen mit Migrationshintergrund bevorzugt eingestellt.

Ansprechpartnerin: Frau Hannemann – Telefon: 030 9029‑13817 Vertretung: Frau Künstler – Telefon: 030 9029‑13814