Assistant Office Management (m/w/d) in Teilzeit

Stellenbeschreibung:

Du bist das Herzstück unseres Büros, organisierst den Postlauf, verwaltest das Schlüsselmanagement und bist die erste Anlaufstelle für unsere Niederlassungen.
Du verwaltest unsere Meeting- und Schulungsräume, empfängst Gäste professionell und sorgst mit einer herzlichen Bewirtung sowie saisonaler Dekoration für eine Wohlfühlatmosphäre.
Du verantwortest den gesamten Bestellprozess – von Büromaterial und Mobiliar bis hin zur Arbeitskleidung – und steuerst die termingerechte Verteilung an die Teams.
Du bist die zentrale Schnittstelle zu externen Partnern (Handwerker, Reinigungsdienste, Hausmeister, Catering) und koordinierst deren Einsätze vor Ort.
Du planst und buchst Geschäftsreisen für unsere Mitarbeitenden effizient und zuverlässig.
Du organisierst interne Schulungen und Veranstaltungen inklusive Hotelmanagement, Raumplanung und Catering-Koordination.
Du pflegst unsere Datenbanken (Intrexx), verwaltest Mietverträge digital und unterstützt bei der Rechnungskontrolle via Docuware.
Du übernimmst administrative Sonderaufgaben, wie die Bearbeitung von Bußgeldern im Rahmen unseres Fleetmanagements.

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
Mehrjährige Erfahrung im Office-Management, in der Assistenz oder im administrativen Umfeld.
Strukturierte und selbstständige Arbeitsweise – auch bei hohem Arbeitsaufkommen.
Ausgeprägte Kunden- und Serviceorientierung sowie Kommunikationsstärke am Telefon.
Sicherer Umgang mit MS Office, idealerweise Erfahrung mit Docuware, Intrexx oder anderen CRM-Systemen.
Teamgeist, Organisationstalent und eine lösungsorientierte Denkweise.
Verhandlungssichere Deutschkenntnisse und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift sind wünschenswert.
Auch Quereinsteiger mit hoher Lernbereitschaft sind herzlich willkommen!

Passion: Eine bedeutungsvolle und spannende Beschäftigung in einem internationalen, dynamischen und erfolgreichen Unternehmensumfeld.
Vertrauen: Eigenständiges und verantwortungsvolles Arbeiten.
Sicherheit: Festanstellung in einem aufstrebenden Unternehmen, vermögenswirksame Leistungen & betriebliche Altersvorsorge.
Freizeit: Attraktive Urlaubsregelung mit 30 Tagen Urlaub plus freien Tagen an Heiligabend und Silvester.
Flexibilität: 2 Tage mobiles Arbeiten pro Woche & Gleitzeitregelung.
Karrierechancen: Persönliche & fachliche Entwicklung durch Schulungen und individuelle Entwicklungspläne.
Gesundheit: Ergonomisch gestaltete Arbeitsplätze im neuen Headquarter, frisches Obst & Getränke sowie Gesundheitsleistungen über Helios.
Zusatzleistungen: Corporate Benefits, Gutscheine, Zuschuss für Urban Sports Club / ÖPNV sowie Bike Leasing.
Hunde willkommen: Vierbeinige Begleiter sind bei uns im Büro herzlich willkommen – für ein tierisch gutes Arbeitsklima!
Mitarbeiter-Events: Regelmäßige Team- & Firmenevents für Austausch, Spaß und ein starkes Wir-Gefühl.