Assistentin / Assistent (w/m/d) für administrativ-organisatorische Aufgaben

Arbeitsumfeld

Als operativer IT‑Dienstleister der Bundesagentur für Arbeit (BA) betreibt das IT‑Systemhaus am Standort Nürnberg über 100 eigene IT‑Anwendungen, 180.000 vernetzte PC‑Arbeitsplätze und die dazugehörige Infrastruktur eine der größten IT‑Landschaften Deutschlands. Die Basisdienste des Geschäftsbereichs "Fachübergreifende Software" (K5) bilden die Grundlage für sämtliche IT‑ und Fachverfahren innerhalb der Bundesagentur für Arbeit.

Das Portfolio umfasst Anwendungen von der Stammdatenverwaltung über eines der weltweit größten DMS‑Systeme bis zu Verfahren für den behördenübergreifenden Datenaustausch – ein abwechslungsreiches und vielseitiges Aufgabenfeld mit hoher Flexibilität. Bis zu 80 % im Homeoffice möglich.

Aufgaben und Tätigkeiten

• Informationsmanagement (z. B. Bearbeitung von Anfragen, Überwachung des Posteingangs, Ablage und Wiedervorlage)
• Datensammlung, Aufbereitung und Pflege von Dokumentationen, Berichten und Präsentationen
• Terminkoordination
• Unterstützung der Organisationseinheit und/oder von Projekten in allen sonstigen administrativen bzw. organisatorischen Angelegenheiten
• Erstellung aussagekräftiger Präsentationen sowie adressatengerechte Aufbereitung von Daten und Auswertungen
• Koordination und Steuerung administrativer Prozesse – von Benutzeranträgen bis hin zu Bestellvorgängen
• Unterstützung der Bereichsleitung im Tagesgeschäft und Sicherstellung reibungsloser Abläufe (z. B. Postfachmanagement, Pflege von Wissensplattformen und Organisation von Workshops)
• Übernahme von Assistenzaufgaben für mehrere Teams sowie zentrale Anlaufstelle im Onboarding neuer Mitarbeitender
• Koordination organisatorischer Themen am Standort und Sicherstellung eines reibungslosen Ablaufs
• Einheitsübergreifende Zusammenarbeit mit verschiedenen Schnittstellen sowie Mitwirkung in administrativen Prozessen und Systemanwendungen
• Unterstützung bei der Weiterentwicklung moderner Arbeitsumgebungen (z. B. Shared‑Desk‑Konzepte) sowie bei organisatorischen Veränderungen wie Umzügen oder Flächenanpassungen

Voraussetzungen

• Abgeschlossene einschlägige Berufsausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Erfahrung im gewünschten Bereich erwünscht – oder vergleichbares Profil

Sie überzeugen weiterhin durch

• Fundierte Kenntnisse in den gängigen MS‑Office‑Anwendungen (Word, Excel, PowerPoint)
• Ausgeprägtes Organisationstalent sowie ein gutes Verständnis für administrative Abläufe
• Sicheres Kommunikationsvermögen und Freude an der Zusammenarbeit mit unterschiedlichen Teams und Schnittstellen
• Erfahrung im Umgang mit internen Systemen oder administrativen Prozessen

Wir bieten

• Ein interessantes technisches Arbeitsumfeld
• Eine strukturierte Einarbeitung unter kompetenter Begleitung erfahrener Kolleginnen und Kollegen
• Eine attraktive Bezahlung nach dem Tarifvertrag der Bundesagentur für Arbeit (vgl.
• Je nach Vorerfahrung ggf. ein höheres Einstiegsgehalt
• Zahlreiche zusätzliche Gehaltskomponenten (z. B. Jahressonderzahlung, monatliche Zulagen)
• Flexible Arbeitszeitmodelle
• Eine Personalpolitik, die die Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben fördert und die Beschäftigten mit gesundheitsfördernden Maßnahmen unterstützt
• Eine betriebliche Altersvorsorge sowie vermögenswirksame Leistungen
• Verschiedene Weiterbildungsprogramme, individuelles Coaching und bis zu 20 Tage interne und externe Qualifizierungen pro Jahr
• Eine barrierefreie Arbeitsumgebung für Menschen mit Behinderungen

Inklusion und Diversität

Bewerbungen von Frauen und schwerbehinderten oder gleichgestellten Menschen fördern wir besonders. Wir glauben fest daran, dass jeden Menschen wertvoll ist und seine Fähigkeiten einbringen kann. Für Menschen mit Behinderungen schaffen wir eine barrierefreie Arbeitsumgebung, um ihre Kompetenzen optimal nutzen zu können.

Vergütung: nach Tätigkeitsebene VI TV‑BA.