Assistent/in / Rechtsanwaltsfachangestellte/r (m/w/d) // Admin. Assistant / Paralegal

Job Description

Sie werden dabei mit dem lokalen Management-Team (u.a. dem Director for EMEA Legal und EMEA VP Sales) administrative Unterstützung für die folgenden Aufgabenbereiche leisten.

Responsibilities

• Unterstützen Vertriebs- und Führungskräfte bei den täglichen administrativen Aufgaben, einschließlich Reisekoordination, Spesenmanagement, Terminplanung und Logistik.
• Leisten direkte administrative Unterstützung für die zentrale EMEA-Rechtsabteilung, einschließlich der Verwaltung von EMEA-Gesellschaften, der Koordination mit Behörden, Kunden und sonstigen Vertragspartnern sowie der Unterstützung bei anderen rechtlichen Themen.
• Unterstützen des Standorts München bei der allgemeinen Büroverwaltung und -koordination, einschließlich der Koordination des Empfangs, der Vorbereitung größerer Besprechungen (All Hands Meetings), der Einarbeitung neuer Kollegen und anderer Büroaufgaben – insgesamt sorgen für einen reibungslosen Bürobetrieb.
• Verwaltung und komplexe Koordination von Terminen, einschließlich Besprechungen, Interviews, Terminen mit Führungskräften und zugehöriger Logistik (vor Ort und virtuell).
• Koordinieren und unterstützen Teamveranstaltungen, Besprechungen und Geschäftsessen, sowohl vor Ort als auch virtuell, reservieren Konferenzräume und -ausstattung, bereiten Dokumente für Besprechungen vor und helfen bei der Koordination und Vorbereitung wichtiger Besprechungen.
• Reichen Spesenabrechnungen für unterstützte Führungskräfte und Funktionen ein, verfolggen und prüfen sie.
• Unterstützung bei Kaufanträgen.
• Bieten erste Anlaufstelle und allgemeine Unterstützung für Besucher, Bewerber und externe Stakeholder.
• Pflegen von Listen, Trackern und Datenbanken zur Unterstützung geschäftlicher und rechtlicher Verwaltungsaufgaben.
• Unterstützen der Rezeption und, bei Bedarf, anderer Funktionen, um einen reibungslosen Ablauf vor Ort zu gewährleisten.
• Unterstützen bei Sonderprojekten und Ad‑hoc‑Initiativen gemäß Vorgaben.
• Unterstützen der Rezeption nach Bedarf: Erstellen und Einreichen von Bestellungen für Software und Hardware, Aktualisieren von Organigrammen, Verwalten des Büromaterialbestands und der Bestellungen, Einrichten neuer Mitarbeiter, Bestellung von Visitenkarten, tägliches Sortieren der eingehenden Post.

Qualifications

• Erforderliche formale Ausbildung:
  • Ausbildung als Rechtsanwaltsfachangestellte von Vorteil.
• Erforderliche Erfahrung:
  • Mindestens 10 Jahre Erfahrung als Rechtsanwaltsfachangestellte oder in der Büroverwaltung.
• Erwünschte spezifische Fähigkeiten:
  • Ausgeprägte Kommunikations- und zwischenmenschliche Fähigkeiten.
  • Ausgeprägte Detailorientierung.
  • Hohe Energie und Leidenschaft für den Umgang mit Menschen.
  • Muss in der Lage sein, in einer schnelllebigen Umgebung mit hohem Arbeitsaufkommen mehrere Aufgaben gleichzeitig zu erledigen.
  • Erfahrung in einer hochaktiven Fertigungsumgebung oder einer ähnlichen Umgebung von Vorteil.
  • Nachgewiesene Fähigkeit, mehrere Prioritäten in einem schnelllebigen und veränderungsorientierten Umfeld zu organisieren und zu verwalten.
  • Fähigkeit, in einem stark kooperativen Umfeld zu arbeiten.
  • Ausgezeichnete Englisch- und Deutschkenntnisse.

About Us

(Nasdaq: ON) is driving disruptive innovations to help build a better future. With a focus on automotive and industrial end-markets, the company is accelerating change in megatrends such as vehicle electrification and safety, sustainable energy grids, industrial automation, and 5G and cloud infrastructure. With a highly differentiated and innovative product portfolio, the company creates intelligent power and sensing technologies that solve the world’s most complex challenges and leads the way in creating a safer, cleaner, and smarter world.

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About The Team

We are committed to sourcing, attracting, and hiring high-performance innovators, while providing all candidates a positive recruitment experience that builds our brand as a great place to work.