Assistent:in (w_m_d) des wissenschaftlichen Vorstandsbereichs

Stellenbeschreibung

Assistent:in (w/m/d) des wissenschaftlichen Vorstandsbereichs. Die Stelle ist im Rahmen einer Elternzeitvertretung für 15 Monate befristet (bis ). Beginn ab . Arbeitsort: Potsdam. Arbeitszeit: Vollzeit (39 Stunden/Woche), teilzeitgeeignet. Anstellungsart: Vollzeit. Befristung: befristet für 15 Monate.

Aufgaben

• Organisation, Koordination und Durchführung von administrativen Arbeitsprozessen und Vorgängen (z. B. Terminkoordination, Bearbeitung der Korrespondenz, Informationsrecherche, Bestellungen, Materialbeschaffung, Abrechnungen, Pflege von Datenbanken)
• Unterstützung bei der Planung und Organisation von nationalen und internationalen Präsenzveranstaltungen, z. B. Workshops (ggf. mit Gästebewirtung) und Videokonferenzen
• Vor- und Nachbereitung von Gremiensitzungen mit nationalen und internationalen Gästen
• Korrespondenz mit internen und externen Ansprechpartner:innen in Deutsch (C1) und Englisch (B2)
• Redigieren von englisch- und deutschsprachigen Texten
• Protokollführung bei Meetings
• Planung und Organisation von Geschäftsreisen für die Mitglieder des Teams WV

Erforderliche Qualifikationen

• Qualifikation als Fremdsprachensekretär:in o. Ä., d. h. kaufmännische oder verwaltungstechnische Ausbildung mit nachgewiesener schriftlicher und mündlicher Sekretariats- und Bürotätigkeit (englisches Sprachzertifikat B2 Niveau vorausgesetzt)
• Souveräner Umgang mit MS‑Office-Anwendungen (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, SAP) und AdobeTools
• Ausgeprägtes Kommunikations- und Organisationstalent sowie Integrität, Serviceorientierung und Teamfähigkeit
• Diskreter Umgang mit Informationen und Sensibilität im Umgang mit Ansprechpartner:innen auf allen Ebenen

Wünschenswerte Qualifikationen

• Mehrjährige Berufserfahrung als Assistenz auf Vorstandsebene oder vergleichbar
• Selbstständige und ergebnisorientierte Arbeitsweise, hohe Flexibilität, Belastbarkeit, Eigeninitiative und schnelle Auffassungsgabe

Vergütung

Die Stelle ist nach TVöD Bund (Tarifgebiet Ost) in der Entgeltgruppe 8 bewertet. Die Eingruppierung erfolgt nach tariflichen Bestimmungen und den jeweiligen persönlichen Voraussetzungen.

Benefits

• Anspruchsvolle und abwechslungsreiche Aufgaben in einem dynamischen und internationalen Forschungsumfeld
• Modernste Ausstattung der Arbeitsplätze
• Zusatzleistungen des öffentlichen Dienstes
• Umfangreiche Weiterbildungsmöglichkeiten
• Flexible Arbeitszeit‑ und Arbeitsplatzgestaltung
• Unterstützung zur besseren Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben
• Betriebskindertagesstätte auf dem Forschungsgelände
• Arbeitsplatz im Wissenschaftspark Albert Einstein
• Gute Erreichbarkeit zum nahegelegenen Potsdamer Hauptbahnhof, fußläufig und mit Shuttlebus

Diversity & Equal Opportunity

Das GFZ setzt sich aktiv für Vielfalt ein und begrüßt ausdrücklich Bewerbungen aller qualifizierten Personen, unabhängig von ethnischer und sozialer Herkunft, Nationalität, Geschlecht, sexueller Orientierung und Identität, Religion/Weltanschauung, Alter und körperlichen Merkmalen. Anerkannt schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher Eignung und Qualifikation nach Maßgabe des Sozialgesetzbuches IX bevorzugt berücksichtigt. Für Fragen zur Gleichstellung der Geschlechter kann die Gleichstellungsbeauftragte kontaktiert werden.