Assistenz (all genders) für das Backoffice der Institutsleitung (in Teilzeit)

Am Fraunhofer-Institut für Optronik, Systemtechnik und Bildauswertung IOSB verbinden wir Forschung, Technologie und Praxis. Als eines der größten Fraunhofer-Institute verfügen wir über eine breite Expertise - von den physikalischen Grundlagen bis zur Datenauswertung mittels KI - für ganz unterschiedliche Anwendungsdomänen wie (autonome) Mobilität, industrielle Produktion und Qualitätskontrolle sowie Verteidigung und Sicherheit. In dieser Position übernehmen Sie eine zentrale und verantwortungsvolle Rolle im Backoffice der Institutsleitung. Sie sind die treibende Kraft bei der Digitalisierung unserer bisherigen Prozesse und etablieren moderne Strukturen und Abläufe. Mit Organisationstalent, Zuverlässigkeit und einem sicheren Gespür für Prioritäten tragen Sie zur Modernisierung unserer Arbeitsabläufe bei. Die Stelle startet in Teilzeit. Bei entsprechendem Bedarf besteht die Möglichkeit eines sukzessiven Ausbaus zur Vollzeitstelle, was mit einer Erweiterung des Aufgabenbereichs einhergehen kann. Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung!

Hier sorgen Sie für Veränderung

• Sie sind verantwortlich für die eigenverantwortliche Konzeption, Strukturierung und Pflege einer hybriden Papier- und Digitalablage, einschließlich der inhaltlichen Bewertung, Klassifizierung und digitalen Transformation von Unterlagen für die Institutsleitung unter Einsatz geeigneter Software Tools.
• Sie gestalten eigenständig interne Kommunikationsprozesse im Institutssekretariat und optimieren den Informationsfluss
• Sie wirken mit bei übergreifenden Assistenz- und Koordinationsaufgaben im Backoffice der Institutsleitung
• Sie evaluieren selbständig bestehende Arbeitsabläufe, entwickeln Verbesserungsvorschläge und begleiten deren Umsetzung
• Sie erstellen und pflegen Dokumente, Präsentationen und strukturierte Listen für die Institutsleitung
• Sie stellen die telefonische Erreichbarkeit der Direktion sicher

Hiermit bringen Sie sich ein

• Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement, Industriekauffrau/-mann, Verwaltungsfachangestellte*r) oder eine vergleichbare Qualifikation
• Idealerweise mit erster Berufserfahrung im Assistenzbereich
• Erfahrung in der Digitalisierung administrativer und prozessualer Abläufe sowie Freude an der Evaluation und Implementierung neuer digitaler Tools
• Sicherer Umgang mit den MS-Office-Anwendungen
• Sehr gute Deutschkenntnisse und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Ihre Zuverlässigkeit und Diskretion machen Sie zu einer vertrauenswürdigen Ansprechperson für unsere Institutsleitung

Was wir für Sie bereithalten

• Eine abwechslungsreiche Tätigkeit in einem modernen und zukunftsorientierten Arbeitsumfeld
• Optimale Arbeitsbedingungen und eine moderne Infrastruktur
• Ein kollegiales, engagiertes Team mit offener Kommunikation und guter Arbeitsatmosphäre
• Gezielte Weiterbildung und Entwicklung Ihrer fachlichen und persönlichen Stärken durch das Fraunhofer-Bildungsprogramm
• Attraktive Rahmenbedingungen zur Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben (flexible Arbeitszeiten, Regelungen zum mobilen Arbeiten, Kita-Platz-Kontingent in Karlsruhe etc.)
• Kostenfreie Parkplätze und eine leistungsfähige Ladeinfrastruktur für Elektrofahrzeuge
• Eine Kantine sowie nahegelegene Einkaufsmöglichkeiten
• Eine sehr gute Anbindung an den ÖPNV sowie ein Zuschuss zum Deutschlandticket
• Nach Bedarf und Möglichkeit ist ein sukzessiver Ausbau der Tätigkeiten und des Stellenumfangs möglich

Wir wertschätzen und fördern die Vielfalt der Kompetenzen unserer Mitarbeitenden und begrüßen daher alle Bewerbungen – unabhängig von Alter, Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion, Weltanschauung, Behinderung sowie sexueller Orientierung und Identität. Schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher Eignung bevorzugt eingestellt. Unsere Aufgaben sind vielfältig und anpassbar – für Bewerber*innen mit Behinderung finden wir gemeinsam Lösungen, die ihre Fähigkeiten optimal fördern.

Die wöchentliche Arbeitszeit beträgt 19,5 Stunden. Die Stelle ist zunächst auf 2 Jahre befristet – aber langfristig geplant. Anstellung, Vergütung und Sozialleistungen basieren auf dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVöD). Zusätzlich kann Fraunhofer leistungs- und erfolgsabhängige variable Vergütungsbestandteile gewähren.

Mit ihrer Fokussierung auf zukunftsrelevante Schlüsseltechnologien sowie auf die Verwertung der Ergebnisse in Wirtschaft und Industrie spielt die Fraunhofer-Gesellschaft eine zentrale Rolle im Innovationsprozess. Als Wegweiser und Impulsgeber für innovative Entwicklungen und wissenschaftliche Exzellenz wirkt sie mit an der Gestaltung unserer Gesellschaft und unserer Zukunft.

Bereit für Veränderung? Dann bewerben Sie sich jetzt, und machen Sie einen Unterschied! Nach Eingang Ihrer Online-Bewerbung erhalten Sie eine automatische Empfangsbestätigung. Dann melden wir uns schnellstmöglich und sagen Ihnen, wie es weitergeht.

Bei Fragen wenden Sie sich gerne an:

Andrea Berndt-Wagener
Assistenz der Institutsleitung
Telefon:
Fraunhofer-Institut für Optronik, Systemtechnik und Bildauswertung IOSB
Kennziffer: 83457 Bewerbungsfrist: