Assistenz der Abteilungsleitung Kinder und Familie (w/m/d)

Assistent/in – Gesundheits- und Sozialwesen

Position: Assistenz der Abteilungsleitung Kinder und Familie (w/m/d)

Art der Anstellung: Teilzeit (Vormittag, Nachmittag)

Start:

Befristet: 24 Monate

Arbeitsort: Freiburg im Breisgau

Ihre Aufgaben:

• Organisation und Steuerung der Abteilungsprozesse
• Qualitäts- und Prozessentwicklung
• Veranstaltungs- und Projektmanagement
• Selbstständige und vorausschauende Organisation sowie Koordination administrativer und operativer Abläufe zur Unterstützung der Abteilungsleitung und der Teams
• Eigenverantwortliche Planung und Steuerung von Terminen, Besprechungen und Dienstreisen (intern und extern)
• Planung, Organisation und Nachbereitung von Veranstaltungen, Netzwerktreffen, Gremiensitzungen und Arbeitskreisen
• Vorbereitung und organisatorische Begleitung von Sitzungen einschließlich Protokollführung
• Dokumentation von Prozessen sowie Pflege und Weiterentwicklung von Arbeitsanweisungen, Vorlagen und Handbüchern
• Unterstützung bei der Weiterentwicklung administrativer Abläufe und Strukturen innerhalb der Abteilung
• Identifikation von Optimierungspotenzialen sowie Mitarbeit bei deren Umsetzung
• Unterstützung der internen Kommunikation und Koordination von Informationsflüssen innerhalb der Abteilung (z. B. Aufbau und Redaktion eines Abteilungsnewsletters)
• Mitwirkung bei der Weiterentwicklung digitaler Tools und Systeme zur Unterstützung der Abteilungsarbeit
• Planung, Organisation und Nachbereitung von Veranstaltungen, idealerweise im Kontext von Kinder-, Familien- oder Bildungsangeboten
• Koordination verschiedener interner und externer Beteiligter im Rahmen von Veranstaltungen und Projekten

Sie bringen mit:

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Studium, z. B. im Bereich Sozialmanagement, Betriebswirtschaft, Verwaltungsmanagement oder eine vergleichbare Qualifikation
• Erfahrung in Assistenz-, Organisations- oder Projektmanagementaufgaben
• Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten sowie eine strukturierte und selbstständige Arbeitsweise
• Kommunikationsstärke, Serviceorientierung und Freude an der Zusammenarbeit mit unterschiedlichen Akteur:innen
• Sicherer Umgang mit digitalen Tools und Office-Anwendungen
• Verantwortungsbewusstsein, Diskretion und ein hohes Maß an Eigeninitiative
• Von Vorteil: Ausbildereignung nach AEVO oder vergleichbare Qualifikation

Freuen Sie sich auf:

• Die Möglichkeit zur aktiven Mitgestaltung der Neustrukturierung der Abteilung Kinder und Familie
• Eine verantwortungsvolle Position mit direkter Anbindung an die Abteilungsleitung
• Wertschätzende Teamarbeit
• Familienfreundliche Unternehmenskultur mit flexiblen Arbeitszeiten
• Bezahlung nach TV AWO BW & Jahressonderzahlung
• Individuelle Förderung durch Fort‑ und Weiterbildungsmöglichkeiten