Assistenz der Geschäftsführung / Betriebsleitung (m/w/d)

Assistenz der Geschäftsführung / Betriebsleitung (m/w/d)

Berufsbereich: Assistenz / Persönliche Referent:innen

Das Gürkener-Orchester Köln, Eigenbetrieb der Stadt Köln, zählt zu den führenden Konzert- und Opernorchestern Deutschlands. Es spielt jährlich rund 50 Sinfoniekonzerte in der Kölner Philharmonie, etwa 120 Aufführungen der Oper Köln und repräsentiert die Stadt Köln auf internationalen Gastspielen und Tourneen.

Zur Unterstützung der Geschäftsführung suchen wir zum frühesten Zeitpunkt eine engagierte Persönlichkeit als Assistenz der Geschäftsführung / Betriebsleitung (m/w/d)

Die Beschäftigung ist in Vollzeit und Teilzeit möglich.

Die Position ist eine zentrale organisatorische Schnittstelle innerhalb der Verwaltung und unterstützt die Geschäftsführung in administrativen, organisatorischen und koordinativen Aufgaben.

Ihre Aufgaben

Management- und Gremienunterstützung

• Vorbereitung, Organisation und Nachbereitung von Ausschuss-, Gremien- und Routinesitzungen
• Aufbereitung von Informations- und Entscheidungsgrundlagen für die Geschäftsführung
• Unterstützung bei Berichten, Planungsunterlagen und Controlling-Themen (z. B. Wirtschaftsplan, Quartalsberichte)
• Pflege von Sitzungsvorlagen und Dokumentationssystemen

Organisation und interne Kommunikation

• Organisation und Steuerung des Bürobetriebs der Geschäftsführung
• Terminkoordination und Kalenderpflege
• Ansprechpartner:in für organisatorische und operative Anliegen innerhalb des Teams
• Erstellung von Unterlagen, Recherchen und Dokumentationen im Tagesgeschäft

Schnittstellen- und Infrastrukturkoordination

• Koordination organisatorischer Themen mit internen Stellen wie IT, Hausverwaltung und Verwaltung
• Unterstützung bei Büroorganisation, Raumverwaltung und organisatorischen Abläufen
• Organisation administrativer Vorgänge und Abstimmung mit der Buchhaltung, Vertrags- und Dokumentenmanagement
• Administrative Abwicklung von Verträgen und Dokumenten (Versand, Abstimmung, Unterschriftenkoordination)
• Pflege von Adressverteilern und Kommunikationslisten
• Bearbeitung von Anfragen externer Partner und Institutionen

Veranstaltungen und besondere Projekte

• Organisation und Betreuung ausgewählter Konzerte und Sonderveranstaltungen (z. B. Fest oder Benefizkonzerte)
• Organisation von Einladungen und Gästemanagement
• Koordination von Backstage- und Ehrenkartenlisten
• Abstimmung mit Veranstaltungs- und Kooperationspartnern

Wir suchen eine Persönlichkeit mit ausgeprägten organisatorischen und kommunikativen Fähigkeiten. Wir erwarten hohen persönlichen Einsatz, auch zu ungewöhnlichen Arbeitszeiten, sowie Selbstständigkeit, Eigeninitiative und Teamfähigkeit. Sie arbeiten eigenständig, behalten auch in arbeitsintensiven Phasen den Überblick und zeichnen sich durch eine strukturierte und analytische Arbeitsweise sowie eine Affinität zu Zahlen aus – auch bei komplexeren Sachverhalten.

Darüber hinaus bringen Sie idealerweise mit:

• ein abgeschlossenes Studium der Betriebswirtschaft, des Kulturmanagements oder eines vergleichbaren Fachs
• erste Berufserfahrung im Kulturbereich oder in einer administrativen Assistenzfunktion
• sehr gute Kenntnisse der gängigen Office-Anwendungen
• gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Eine anspruchsvolle und abwechslungsreiche Tätigkeit in einem kleinen, hochmotivierten Team in enger Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung des Orchesters. Sie werden Teil eines renommierten Kulturbetriebs der Stadt Köln und arbeiten in einem künstlerisch geprägten Umfeld mit internationaler Ausstrahlung. Die Position bietet Einblicke in die organisatorischen Abläufe eines führenden Konzert- und Opernorchesters sowie die Zusammenarbeit mit Künstler:innen, Institutionen und Partnern. Darüber hinaus bieten wir Ihnen ein vielseitiges Arbeitsumfeld an der Schnittstelle von Kunst, Organisation und Verwaltung, kurze Entscheidungswege sowie die Möglichkeit, Konzerte und Opernaufführungen des Gürkener-Orchesters zu besuchen.

Die Anstellung erfolgt auf Grundlage des NV Bühne, EUR 3 800,- brutto auf Basis einer 40‑Stunden‑Woche. Die Beschäftigung ist in Vollzeit und Teilzeit möglich.

Die Stadt Köln hat sich verpflichtet, den Anteil von Frauen in Leitungsfunktionen und unterrepräsentierten Berufsbereichen zu erhöhen. Frauen sind daher ausdrücklich angesprochen, sich zu bewerben. Zudem sollen sich die individuellen Arbeitszeitwünsche von Männern und Frauen mit Familienpflichten in allen Ebenen wiederfinden. Schwerbehinderte und gleichgestellte Bewerberinnen und Bewerber werden bei gleicher Eignung besonders berücksichtigt.

Bewerbung

Bitte senden Sie Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen mit Gehaltsvorstellung bis 6. April 2026.

Bitte senden Sie nur Kopien, da eine Rücksendung der Unterlagen nicht erfolgt.

Die Stadt Köln fördert wir fördern aktiv die Gleichstellung von Frauen und Männern sowie die Vielfalt aller Menschen in der Verwaltung. Daher begrüßen wir Bewerbungen von People of Color, Menschen aller Nationalitäten, Religionen und Weltanschauungen, sexueller Orientierungen und geschlechtlicher Identitäten, aller Altersgruppen sowie Menschen mit Behinderung. Ebenso freuen wir uns auf Bewerbungen von Personen mit familiärer Migrations‑ bzw. Fluchtgeschichte. Die Stadt Köln ist Trägerin des Prädikats TOTAL E-QUALITY – Engagement für Chancengleichheit von Frauen und Männern sowie des Zusatzprädikats DIVERSITY und des Zertifikats audit berufundfamilie – Vereinbarkeit von Beruf und Familie. Zusatz bei MINT‑Stellen: Im Berufsbereich MINT (Mathematik, Informatik, Naturwissenschaften, Technik) sind Frauen ausdrücklich angesprochen und gebeten, sich zu bewerben. Wir bieten flexible Arbeitszeiten und -formen, die auch mit mobilem Arbeiten kombiniert werden können. Diese orientieren sich an den verschiedenen Lebensmodellen und den persönlichen und dienstlichen Belangen. Wir unterstützen als öffentliche Arbeitgeberin mit unserer Inklusionsvereinbarung das Ziel, behinderte, schwerbehinderte und gleichgestellte Menschen in das Arbeitsleben einzugliedern. Schwerbehinderte und gleichgestellte Bewerber*innen werden bei gleicher Eignung besonders berücksichtigt.