Assistenz der Geschäftsführung in Vollzeit oder Teilzeit

Wir sind ein Aktiv-Reiseveranstalter aus Freiburg für nachhaltiges und individuelles Reisen nach Portugal, Kap Verde und Sao Tome. Unser 10-köpfiges Team organisiert seit 15 Jahren erfolgreich Mietwagen-Rundreisen sowie Wanderreisen für Naturliebhaber und Entdecker. Unsere kleinen, landestypischen Unterkünfte mit Charme und die engagierten einheimischen Gastgeber: innen machen unsere Reisen zu einem besonderen Erlebnis abseits vom Massentourismus auf den Azoren und Madeira sowie in Portugal und auf den Kapverden. Durch die systematische Planung, Steuerung und Kontrolle aller Reiseleistungen entlang der touristischen Wertschöpfungskette trägst du mit dazu bei, dass unsere Kunden zufriedener und unser Unternehmen wettbewerbsfähiger wird und schnell auf Marktanforderungen reagieren kann.

Aufgaben

• Du erstellst regelmäßige und bedarfsorientierte Berichte in DaVinci und Excel.
• In Punkto Qualitätsmanagement hast du die wichtigsten Kennzahlen im Blick und steuerst alle relevanten Prozesse entlang der Customer Journey - angefangen beim Erstkontakt bis hin zur Bearbeitung von Reklamationen und Kundenfeedback.
• Du unterstützt das Produktmanagement bei der Anlage und Prüfung von Preisen und Konditionen im Backend unseres Reservierungssystems. Du steuerst und organisierst die gesamte Verwaltung unserer touristischen Produkte, wie Flüge, Hotels, Mietwagen, Touren oder Paketreisen.
• Zum Bereich Finanzadministration gehört die Prüfung von Rechnungen, die Erstellung von Avisen und die Vorbereitung des Zahlungsausgangs.
• Du verantwortest und koordinierst das Zahlungs- und Forderungsmanagement: Die Buchung des Zahlungseingangs, Zahlungserinnerungen und Gutschriften.
• Als Schnittstelle zu unserem Lohn- und Buchhaltungsbüro und zur Buchhaltung unserer Dienstleister sicherst du eine reibungslose Kommunikation und Zusammenarbeit.
• Als Key User hilfst du bei technischen Fragen zu unserem Reservierungssystem und gibst Wünsche und Anforderungen der User an unseren Software-Anbieter weiter und findest für picotours passende Lösungen.
• Sonderprojekte und Sekretariatsaufgaben runden dein Aufgabenprofil ab.

Qualifikation

Als Manager:in für Kundenservice, Warenwirtschaft & Finance solltest du folgende fachliche und persönliche Anforderungen erfüllen:

• Du hast eine kaufmännische Ausbildung oder ein BWL-Studium absolviert und bereits Berufserfahrung in den Bereichen Kundenservice, Warenwirtschaft, Finanzadministration oder Buchhaltung gesammelt.
• Ein ausgeprägtes Zahlenverständnis und die Fähigkeit, Finanzdaten, Preismodelle und Kundenvorgänge zu analysieren und fundierte Entscheidungen zu treffen, zeichnen dich aus.
• Erfahrung mit kundenorientierten Prozessen inklusive Beschwerdemanagement sowie ein hohes Maß an Servicebewusstsein, um erstklassige Kundenerfahrungen sicherzustellen, zeichnen dich aus.
• Du gehst sicherer mit gängigen Softwarelösungen wie CRM-Systemen und Buchhaltungsprogrammen um und verfügst über fortgeschrittene Kenntnisse in Excel und mit anderen Reporting-Tools.
• Du hast bereits erste Erfahrung in der Optimierung und Automatisierung von Prozessen sowie im Management von Projekten und bist offen für moderne IT-Lösungen.
• Dank deiner strukturierten und eigenverantwortlichen Arbeitsweise gelingt es dir spielend, die richtigen Prioritäten zu setzen und Fristen einzuhalten. Du bildest die Schnittstelle zwischen verschiedenen Bereichen des Unternehmens mit externen Dienstleistern.
• Eine klare und empathische Kommunikation, um sowohl im Team als auch mit Kund:innen und Partnern zusammenzuarbeiten, ist für dich selbstverständlich.
• Auch in stressigen Situationen bewahrst du einen klaren Kopf und bist in der Lage, konstruktiv und flexibel zu handeln und Herausforderungen schnell und effektiv zu lösen.
• Du kommunizierst sowohl mündlich als auch schriftlich fließend auf Deutsch und Englisch. Erfahrung in der Reisebranche oder in der Hotellerie runden dein Profil ab.

Benefits

• Wir arbeiten teamorientiert mit Kolleg:innen und Partner:innen zusammen, um die nachhaltige Entwicklung unserer Destinationen ökologisch, sozial und wirtschaftlich zu fördern.
• Du trägst dazu bei, dass unsere Reisen zur schönsten Zeit des Jahres für unsere Gäste werden.
• Im Rahmen unserer flexiblen Gleitzeitregelung können wir dich in Vollzeit oder Teilzeit (ab 20 Stunden wöchentlich) einsetzen.
• Unser modernes Büro liegt in Freiburg nur wenige Gehminuten vom Hauptbahnhof entfernt.
• Wir bezahlen leistungsgerecht und fair. Als Benefits bieten wir u.a. 480 Euro ÖPNV-Zuschuss, Info-Reisen und Mitarbeiter:innen-Rabatte.
• Wir verstehen uns als lernendes Unternehmen und bieten neuen Kolleg:innen eine systematische Einarbeitung sowie regelmäßige Schulungen und Trainings.

Du bist Feuer und Flamme für picotours? Dann sende uns deinen Lebenslauf mit deiner Gehaltsvorstellung und lass uns wissen, was dich auszeichnet. Werde Teil unseres jungen, motivierten, internationalen Teams.