Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) - Schwerpunkt Finance, HR & Administration

Deine Aufgaben

Als Assistenz der Geschäftsführung bist du zentrale operative Schnittstelle zwischen Geschäftsführung, Finance, HR und Administration. Du hältst dem Management den Rücken frei, denkst mit und voraus, erkennst Handlungsbedarf frühzeitig und sorgst dafür, dass administrative, personelle und finanznahe Themen strukturiert, sauber und verlässlich umgesetzt werden. Du arbeitest nicht nur ab – du organisierst, steuerst und priorisierst.

Executive Support & Steuerung

• Enge operative Unterstützung der Geschäftsführung im Tagesgeschäft
• Vorbereitung, Nachverfolgung und Strukturierung von Themen, Entscheidungen und Aufgaben
• Selbstständige Koordination zwischen Finance, HR, Office und externen Partnern
• Proaktive Klärung offener Punkte – auch wenn Rückmeldungen ausbleiben
• Termin-, Themen- und Prioritätenmanagement mit Überblick über Abhängigkeiten

Finance-nahe Administration & Zuarbeit

• Prüfung, Aufbereitung und Nachverfolgung von Eingangsrechnungen
• Verwaltung und Abrechnung von Kreditkarten, Reisekosten und Spesen
• Unterstützung bei Monats- und Jahreswechselthemen (Fristen, Zuarbeiten, Zusammenstellungen)
• Sicherstellung sauberer Dokumentation für Steuerberatung & Buchhaltung
• Mitdenken bei Kosten, Budgets und administrativen Optimierungen

HR Administration & People Operations

• Unterstützung von HR bei administrativen Prozessen (Onboarding, Offboarding, Dokumentation)
• Pflege von HR-nahen Übersichten, Ansprechpartnerlisten und internen Leitfäden
• Koordination und Verwaltung von Mitarbeiterangeboten (Jobticket, JobRad, Fitnessstudio etc.)
• Zuarbeit bei HR-relevanten Jahreswechselthemen
• Unterstützung internationaler Mitarbeitender bei administrativen und organisatorischen Fragen

Office, Administration & Organisation

• Gesamtverantwortung für reibungslose Office- und Admin-Prozesse
• Dienstreisen: Organisation, Buchung, Abrechnung
• Fuhrpark-, Inventar- und Zutrittsmanagement
• Verwaltung externer Dienstleister (z. B. Reinigung, Ausstattung)
• Organisation von Team- und Firmenveranstaltungen
• Verantwortung für Arbeitsschutz-Themen (Ersthelfer, Brandschutz, SIFA-Koordination)

Prozesse, Struktur & Dokumentation

• Aufbau, Pflege und Weiterentwicklung von Admin-, HR- und Finance-nahen Prozessen
• Erstellung und Pflege von:
  • Policies (z. B. Kreditkarte, Geschenke, Fotos/Videos, Zutritt)
  • Checklisten & Laufzetteln (Onboarding/Offboarding)
  • internen Leitfäden & Jahreswechsel-Checklisten
• Qualitätssicherung: Nachhalten und Einfordern definierter Prozesse
• Entwicklung kleiner Automatisierungen und Kontrollmechanismen
• Strukturierung von Ablagen (Confluence, Seafile)

Dein Profil

Fachlich

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Studium (BWL, HR, Finance o. Ä.)
• Mehrjährige Erfahrung in Assistenz, Administration, HR- oder Finance-nahen Rollen
• Sehr gutes Verständnis für:
  • HR-Administration
  • Finance-Zuarbeit
  • steuer- und sozialversicherungsrechtliche Grundlagen
• Sicherer Umgang mit digitalen Tools (MS 365, Confluence, strukturierte Ablagen)

Persönlich

• Selbstbewusst, durchsetzungsstark und lösungsorientiert
• Du hast kein Problem damit, nachzuhaken und auch unbequeme Themen anzusprechen
• Du behältst den Überblick – auch wenn es chaotisch wird
• Allrounder-Mentalität mit klarem Ownership-Verständnis
• Du denkst mit, voraus und siehst Themen, bevor sie eskalieren
• Hohe Verlässlichkeit, Diskretion und professionelles Auftreten

Wir bieten dir

• Eine verantwortungsvolle Schlüsselrolle mit großem Gestaltungsspielraum
• Direkte Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung
• Ein Umfeld, in dem Mitdenken, Gestalten und Proaktivität ausdrücklich erwünscht sind
• Kurze Entscheidungswege, pragmatische Lösungen
• Unbefristetes Arbeitsverhältnis mit hoher Eigenverantwortung und langfristiger Perspektive
• Individuelle Weiterentwicklungs- und Gestaltungsmöglichkeiten in einem wachsenden Deep-Tech-Unternehmen
• Starke Sozialleistungen: Altersvorsorge und Berufsunfähigkeitsversicherung mit Zuschüssen zwischen 100 und 200 € monatlich
• Gleitzeitregelung mit einem festen Homeoffice-Tag pro Woche sowie zusätzlichem mobilem Arbeiten nach Absprache
• Attraktive Benefits: kostenloses Jobticket oder JobRad sowie kostenfreies Training im Fitnessstudio im Gebäude
• Moderne Arbeitsplatz in Dresden
• Weiterentwicklung Richtung Senior Assistenz / Operations / People & Finance Coordination