Assistenz der Geschäftsführung / Office Management (w/m/d) in Immobiliengruppe

Über uns

Die Trigon Unternehmensgruppe ist ein etabliertes Berliner Immobilienunternehmen mit Fokus auf die Entwicklung und Verwaltung von Wohn- und Gewerbeimmobilien. Der Bestand umfasst rund 4.000 Wohn- und 300 Gewerbeeinheiten sowie Stellplätze.

Aufgaben

• Proaktive Unterstützung der Geschäftsführung im operativen Tagesgeschäft sowie in organisatorischen und administrativen Belangen
• Eigenverantwortliche Koordination von Terminen, Prioritäten und Wiedervorlagen
• Selbstständige Korrespondenz sowie zentrale Schnittstelle für interne Fachbereiche, Eigentümer, Dienstleister und externe Ansprechpartner
• Vorbereitung, Organisation und Nachbereitung von Besprechungen, Terminen und internen Veranstaltungen
• Erstellung von Präsentationen, Auswertungen, Reports und Entscheidungsvorlagen für die Geschäftsführung
• Übernahme klassischer administrativer Aufgaben wie Telefonzentrale, Postbearbeitung, Dokumentenmanagement und Ablage
• Koordination und Vorbereitung gesellschaftsrechtlicher Vorgänge, insbesondere im Bereich Handelsregister und Unternehmensunterlagen
• Unterstützung bei Sonderthemen, Projekten und bereichsübergreifenden organisatorischen Aufgaben
• Verantwortung für ein strukturiertes Office Management und die Sicherstellung effizienter Abläufe im Verwaltungsalltag
• Organisation des Empfangsbereichs einschließlich Einsatzplanung und Koordination der Besetzung
• Übernahme von Empfangsaufgaben in Randzeiten bei insgesamt geringem Besucheraufkommen, einschließlich Besuchersteuerung (Gegensprechanlage) und Sicherstellung eines professionellen Erstkontakts
• Arbeitszeit im Zeitraum 9:00 – 18:00 Uhr bei 40 Stunden pro Woche

Qualifikation

• Abgeschlossene juristische oder kaufmännische Ausbildung, Studium oder vergleichbare Qualifikation (ReNo, Jura-Studium, Büromanager)
• Mehrjährige Erfahrung als z.B. Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) oder Executive Assistant (m/w/d) etc. von Vorteil
• Sehr gutes Organisationsvermögen sowie eine strukturierte und eigenständige Arbeitsweise
• Professionelles Auftreten sowie ausgeprägte Kommunikationsstärke in deutscher Sprache
• Sicherer Umgang mit Office 365 erforderlich
• Hohes Maß an Diskretion, Zuverlässigkeit und Verantwortungsbewusstsein

Benefits

• Unbefristete Festanstellung mit Entwicklungspotenzial
• Anspruchsvolle Aufgabe mit hoher Eigenverantwortung im Immobilienbereich
• Ein professionelles und kollegiales Team, das Sie herzlich aufnimmt
• 30 Tage Urlaub (bei einer 5‑Tage‑Woche) zusätzlich frei an Weihnachten und Silvester
• Deutschlandticket nach Vereinbarung
• Kostenlose Getränke und frisches Obst am Arbeitsplatz

Klingt das spannend? Dann lassen Sie uns gemeinsam starten. Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung.