Assistenz der Geschäftsleitung, Family Office, Administration und digitale Prozesse, m/w/d

Stellendetails zu: Assistenz der Geschäftsleitung, Family Office, Administration und digitale Prozesse

Assistenz der Geschäftsleitung, Family Office, Administration und digitale Prozesse, m/w/d

Arbeitgeber

GREEN familyoffice GmbH

• Quereinstieg möglich

Arbeitsort

Flein bei Heilbronn, Neckar

Anstellungsart

Vollzeit, Teilzeit (Vormittag, Nachmittag)

Stellenbeschreibung

ab sofort, unbefristet, Teilzeit oder Vollzeit
Arbeitsort: Flein bei Heilbronn, mit Option auf Homeoffice nach Absprache

Die Green FamilyOffice GmbH begleitet Unternehmerfamilien, vermögende Privatpersonen und Investoren bei der strukturierten Steuerung ihres Vermögens. Als modernes Family Office verbinden wir persönliche Betreuung mit digitalen Fähigkeiten, klaren Prozessen und einem hohen Anspruch an Qualität, Diskretion und Verlässlichkeit.

Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir eine Assistenz der Geschäftsleitung, die administrative Abläufe sicher steuert, digitale Tools souverän nutzt und Aufgaben in Buchhaltung, Organisation und digitaler Prozessunterstützung übernimmt. Grundlage ist die bisherige Assistenz-Stelle des Unternehmens, erweitert um Family-Office-Bezug und digitale Kompetenzen.

Deine Aufgaben

• Du unterstützt die Geschäftsleitung im Tagesgeschäft und hältst administrative Abläufe strukturiert zusammen.
• Du koordinierst Termine, Besprechungen, Wiedervorlagen und die Kommunikation mit Kunden, Partnern und Dienstleistern.
• Du bereitest Präsentationen, Unterlagen, Protokolle und Entscheidungsvorlagen vor.
• Du unterstützt bei digitalen Abläufen, Datenpflege, Dokumentenmanagement und der Organisation interner Prozesse.
• Du arbeitest mit modernen digitalen Tools und hilfst dabei, Arbeitsabläufe effizienter zu gestalten.
• Du übernimmst Aufgaben in der vorbereitenden Buchhaltung, zum Beispiel Belegorganisation, Rechnungsprüfung, Unterlagenzuordnung und die Abstimmung mit der Steuerberatung.
• Du bearbeitest administrative Themen rund um Büroorganisation, Korrespondenz, Reiseplanung sowie die Vor- und Nachbereitung von Terminen.
• Du betreust Gäste, Kunden und Geschäftspartner professionell vor Ort.
• Du bringst Interesse daran mit, digitale Entwicklungen und Künstliche Intelligenz sinnvoll in den Büro- und Assistenzalltag einzubinden.

Dein Profil

• Du hast eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation.
• Du hast Erfahrung in Assistenz, Administration, Organisation oder Buchhaltung.
• Du arbeitest strukturiert, diskret und zuverlässig.
• Du kannst mit MS Office sicher umgehen und bist offen für digitale Systeme und moderne Arbeitsweisen.
• Du kommunizierst freundlich, klar und verbindlich.
• Du hast ein gutes Verständnis für vertrauliche Daten und gehst verantwortungsvoll damit um.
• Eine Ausbildung zum KI-Manager ist erwünscht oder du hast Interesse, dich in diesem Bereich weiterzubilden.
• Du erkennst, wie digitale Tools und Künstliche Intelligenz den Arbeitsalltag sinnvoll unterstützen können.
• eine verantwortungsvolle Position in einem modernen Family Office
• enge Zusammenarbeit mit der Geschäftsleitung
• abwechslungsreiche Aufgaben in Administration, Buchhaltung und digitalen Prozessen
• ein vertrauensvolles Umfeld mit kurzen Wegen
• Teilzeit oder Vollzeit nach Vereinbarung
• ein unbefristetes Arbeitsverhältnis
• Entwicklungsperspektive in einem zukunftsorientierten Unternehmen

Unternehmensdarstellung: GREEN familyoffice GmbH

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