Assistenz der Geschäftsleitung & Projektkoordination (m/w/d)

Schüber Ingenieure GmbH

In dieser abwechslungsreichen und verantwortungsvollen Position übernimmst du eine zentrale Rolle im Projekt- und Servicegeschäft unseres Unternehmens. Du sorgst dafür, dass Wartungen, Instandsetzungen und Störungsdienste strukturiert geplant, koordiniert und kaufmännisch sauber abgewickelt werden. Gleichzeitig unterstützt du die Geschäftsleitung als vertrauensvolle Assistenz und übernimmst eigene Projekte mit Verantwortung.

Du bist dabei Drehscheibe und Organisationstalent , hältst Fäden zusammen, priorisierst Themen und stellst einen reibungslosen Informationsfluss zwischen Kunden, Servicetechnikern, Lieferanten, Abteilungen und Geschäftsleitung sicher.

Deine Aufgaben

Deine Aufgaben im Projekt- & Servicegeschäft

• Organisation und Koordination von Wartungen, Instandsetzungen und Störungsdiensten
• Zentrale Ansprechperson für Kunden und Mitarbeitende im Projektgeschäft
• Angebots-, Auftrags- und Projektverwaltung, inklusive Materialbestellungen
• Termin-, Einsatz- und Ressourcenplanung für Servicetechniker
• Pflege von Service-, Projekt- und Stammdaten
• Vorbereitung, Prüfung und Nachbereitung von Arbeits- und Wartungsberichten
• Fakturierung und Rechnungsstellung
• Telefon-, E-Mail- und Anrufbeantworterdienst
• Schnittstelle zwischen Kunden, Technikern, Lieferanten, Abteilungen und Geschäftsleitung

Deine Rolle als Assistenz der Geschäftsleitung

• Eigenständige Organisation und Entlastung der Geschäftsleitung (Termine, Unterlagen, Korrespondenz, Wiedervorlagen)
• Übernahme und Steuerung eigener Projekte bzw. Teilprojekte mit organisatorischer und inhaltlicher Verantwortung
• Priorisierung, Koordination und Nachverfolgung von Aufgaben, Themen und Entscheidungen
• Zentrale Schnittstellen- und Kommunikationsfunktion intern und extern

Was diese Position besonders macht

Diese Rolle verbindet Projektkoordination, Serviceorganisation und Geschäftsleitungsassistenz. Sie bietet viel Eigenverantwortung, Gestaltungsspielraum und die Möglichkeit, aktiv zum reibungslosen Ablauf und zur Weiterentwicklung des Unternehmens beizutragen.

Dein Profil

• Abgeschlossene kaufmännische oder technische Ausbildung bzw. vergleichbare Qualifikation
• Mehrjährige Berufserfahrung in Assistenz-, Projekt-, Service- oder Koordinationsfunktionen, idealerweise im technischen Umfeld
• Erfahrung in der Organisation und Abwicklung von Projekten, Wartungen oder Serviceeinsätzen
• Sicheres kaufmännisches Verständnis (Angebote, Aufträge, Rechnungen, Projektübersichten)
• Sehr gute MS-Office-Kenntnisse sowie routinierter Umgang mit digitalen Ablage- und Verwaltungssystemen
• Ausgeprägte Kommunikations- und Teamfähigkeit auf allen Ebenen
• Service- und kundenorientiertes Auftreten mit professioneller Freundlichkeit
• Hohes Maß an Verantwortungsbewusstsein, Zuverlässigkeit und Diskretion
• Strukturierte, lösungsorientierte Arbeitsweise auch bei parallel laufenden Themen
• Sicheres Auftreten und Organisationsstärke in Schnittstellen- und Koordinationsrollen

Deine Vorteile

• Gute Bezahlung
• 30 Tage Urlaub + 6 Gleitzeittage
• Arbeitszeit zwischen 07:00-16:30 Uhr, Regelarbeitszeit 08:00-16:00 Uhr. Bei Überstunden kann bereits am Freitag um 14:00 Uhr Feierabend gemacht werden
• Moderner Arbeitsplatz, hell und offen mit höhenverstellbaren Schreibtischen
• Tolle und moderne Küche
• JobRad, Hansefit
• Richtig tolles Arbeitsklima und ein starkes Teamgefüge, du wirst ein Teil unserer großen Familie
• Gemeinsame Events - Hin und wieder tauschen wir unseren Arbeitsplatz gegen Go-Karts oder Segways ein und lernen das Team von einer ganz neuen Seite kennen
• Überstunden werden mit 25%-Zuschlag ausbezahlt

Wie geht es weiter

Du möchtest dich gerne bewerben, mehr von uns erfahren oder vorab noch Fragen klären?

Dann bewerbe dich bitte über diese Anzeige mit deinem Lebenslauf. Wenn du magst, kannst du gerne auch ein Anschreiben und Zeugnisse zur Verfügung stellen.

Du kannst uns auch direkt per E-Mail, WhatsApp oder telefonisch kontaktieren:

Kathrin Kern
SCHÜBER INGENIEURE GmbH
Gebäudetechnik
 
(WhatsApp)