Assistenz der Hochschulleitung (m/w/d)

Die Hochschule Darmstadt sucht für das Büro des Präsidenten zum nächstmöglichen Zeitpunkt unbefristet eine*n

Assistenz der Hochschulleitung (100%)

Kennziffer 337a/2025 P

Die Hochschule Darmstadt (h_da) ist bundesweit eine der größten Hochschulen für Angewandte Wissenschaften mit Standorten in den Städten Darmstadt sowie Dieburg und mit weiteren acht europäischen Partner-Hochschulen Teil der Allianz EUt+. Die sich ständig wandelnden und komplexen Aufgaben einer Hochschule in Lehre, Forschung und Verwaltung machen die Tätigkeiten an der Hochschule zu einem spannenden und vielseitigen Tätigkeitsfeld.

Aufgaben

• Organisation der Abläufe im Büro der/des-Präsidentin/-*en in Abstimmung mit dem Präsidenten
• Planung, Organisation und Betreuung von Sitzungen, Besprechungen und Veranstaltungen des Präsidiums
• Selbstständige Bearbeitung des Schriftverkehrs der/des Präsidentin/-*en
• Planung, Organisation und Abrechnung von Geschäftsreisen
• Projektassistenz bei allen im Ressort der Präsidentin/des Präsidenten anfallenden Projekten
• Abwicklung der Beschaffung von Büroverbrauchsmaterial
• Abwesenheitsvertretung der Assistenzen der Hochschulleitung

Profil

• Abgeschlossene dreijährige Berufsausbildung im kaufmännischen Bereich bzw. in einem relevanten Bereich des Büro- und Verwaltungswesens
• Mehrjährige Berufserfahrung im Sekretariatsbereich mit ausgeprägten Kenntnissen in der Büro-Organisation
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Sicherer Umgang mit den Programmen des MS Office-Pakets incl. Outlook
• Grundkenntnisse und Erfahrungen im Umgang mit den SAP-Modulen MM (Bestellwesen) und Co (Kontoführung)
• Kenntnisse der Strukturen einer Hochschule
• Grundkenntnisse und Erfahrungen im Umgang mit Typo3
• Kenntnisse in einer weiteren Sprache in Wort und Schrift von Vorteil
• Selbständige, strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise
• Sehr gute organisatorische Fähigkeiten, Kommunikationsfähigkeit und Flexibilität
• Absolute Zuverlässigkeit, Loyalität und Diskretion
• Ausgeprägtes kunden-, service- und teamorientiertes Verhalten sowohl im persönlichen Kontakt als auch am Telefon
• Kontaktfreudigkeit und freundliches und verbindliches Auftreten, auch in Zeiten hoher Arbeitsbelastung
• Gender- und Diversitykompetenz werden vorausgesetzt

Wir bieten

• Familienfreundlichkeit und gelebte Diversität
• Flexible, familienfreundliche Arbeitszeitregelungen sowie die Möglichkeit zur mobilen Arbeit
• Individuelle Weiterentwicklung und lebenslanges Lernen (umfangreiche und vielseitige Aus- und Fortbildungsmöglichkeiten)
• Internationale Perspektiven durch die EUt+-Allianz
• Betriebliches Gesundheitsmanagement, vielseitiges Hochschulsportangebot
• Transparente Entgeltstruktur, Kinderzulage sowie betriebliche Altersvorsorge
• Mensa
• Freie Fahrt im öffentlichen Personennahverkehr mit dem hessischen Landesticket

Schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher Qualifikation bevorzugt eingestellt. An der Hochschule Darmstadt besteht ein Frauenförder- und Gleichstellungsplan. Im Rahmen der tatsächlichen Durchsetzung der Gleichberechtigung von Männern und Frauen und der gesetzlichen Maßgabe, die Unterrepräsentanz von Frauen innerhalb des Geltungsbereiches des Frauenförder- und Gleichstellungsplans zu beseitigen, ist die Hochschule Darmstadt an der Bewerbung von Frauen besonders interessiert. Die Stelle ist grundsätzlich teilbar.

Important note

Please be advised that a valid work permit for Germany is required for non‑EU citizens. Unfortunately, applications without a valid work permit and sufficient German language skills may not be considered.