Assistenz der Institutsleitung (m/w/d)

Assistenz der Institutsleitung (m/w/d)

Teilzeit (30 – 35 Wochenstunden), zunächst befristet auf zwei Jahre, zum nächstmöglichen Zeitpunkt.

Ihr Profil

• Abgeschlossene fachbezogene Berufsausbildung im Bereich Verwaltung, Betriebswirtschaft oder Projekt- und Veranstaltungsmanagement
• Mehrjährige einschlägige Berufserfahrung in Assistenz- oder Projektmanagementfunktionen, idealerweise im Hochschulbereich
• Organisations- und Kommunikationstalent mit eigenständiger, strukturierter und lösungsorientierter Arbeitsweise und Hands‑on‑Mentalität
• Gute digitale Kompetenzen und Interesse an der Weiterentwicklung von Arbeitsprozessen
• Ausgezeichnete Deutsch‑ (Niveau C2) und Englischkenntnisse (mind. Niveau C1) in Wort und Schrift
• Sicherer Umgang mit MS Office (Outlook, Excel, Word, PowerPoint) und die Bereitschaft, sich in neue digitale Tools einzuarbeiten

Ihre Aufgaben

• Unterstützung der Institutsleitung bei allen organisatorischen, administrativen und koordinativen Aufgaben; zentrale Ansprechperson und Schnittstelle zwischen Institutsleitung, Zentralabteilungen, Senior Management MIRMI, Schools und externen Partnern
• Mitwirkung bei der Planung, Organisation, Optimierung und Umsetzung institutsweiter Projekte (z. B. Standortumzug, proaktive Unterstützung bei internen Fort- und Weiterbildungsmaßnahmen)
• Planung und Umsetzung von Veranstaltungen samt der Ressourcenplanung
• Unterstützung bei der Optimierung digitaler Arbeitsprozesse sowie Pflege und Aktualisierung des Instituts‑Wikis
• Vor- und Nachbereitung von Meetings, Veranstaltungen und Terminen, inklusive Protokollführung und Dokumentation
• Selbstständige Korrespondenz mit internen und externen Partnern unter Beachtung von Vertraulichkeit und Diskretion.

Unser Angebot

• Eine verantwortungsvolle und abwechslungsreiche Beschäftigung an der Schnittstelle zwischen Institutsleitung, Senior Management, Referententeam und Geschäftsstellenassistenzen
• Flair einer dynamischen und international geprägten wissenschaftlichen Einrichtung
• Direktes Reporting an Institutsleitung und Geschäftsführung
• Zusammenarbeit mit einem internationalen, hochqualifizierten und motivierten Team
• Internationales interdisziplinäres Arbeitsumfeld an einer Exzellenzuniversität
• Umfangreiches Weiterbildungsangebot
• Attraktive Gleitzeitgestaltung und vielfältige Angebote zur Vereinbarkeit von Beruf und Familie
• Vielfältige Sport- und Gesundheitsangebote im Hochschulsportprogramm
• Vergütung erfolgt nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst der Länder (TV‑L) und der persönlichen Qualifikationen bis E9a.
• Zusätzliche Altersversorgung durch die Versorgungsanstalt des Bundes und der Länder.

Die Stelle ist für die Besetzung mit schwerbehinderten Menschen geeignet. Schwerbehinderte Bewerberinnen und Bewerber werden bei ansonsten im Wesentlichen gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung bevorzugt eingestellt. Die Technische Universität München strebt eine Erhöhung des Frauenanteils an. Bewerbungen von Frauen werden daher ausdrücklich begrüßt.