Assistenz der Leitung Bau und Technik (m/w/d)

Stellenbeschreibung:

Unternehmen

Wir sind ein selbständig agierendes, modernes Dienstleistungsunternehmen der Stadt Frankfurt am Main. Wir betreiben den Frankfurter Binnenhafen als trimodalen Verkehrsknoten mit eigener Hafenbahn. Des Weiteren organisieren wir den Betrieb und die Verwaltung der Frankfurter Markthallen, Wochenmärkte und Flohmärkte. Auch die Unterhaltung der Uferbefestigungen und die Vermietung mehrerer Immobilien liegen in unserer Verantwortung. Unser buntes Team von rund 100 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern geht die vielfältigen Aufgaben für Frankfurt und die Region mit viel Engagement an. Dabei richten wir unser Handeln stets auf den schonenden Umgang mit natürlichen Ressourcen aus.

Verantwortlichkeiten

Unterstützung der Leitung der Abteilung Bau und Technik bei organisatorischen, operativen sowie strategischen Angelegenheiten
Schnittstellen- und Koordinationsfunktion zwischen Leitung, Geschäftsführungsebene und Mitarbeitern
Erstellen und Aufbereiten von Präsentationen, Recherchen sowie Entscheidungsvorlagen
Eigenständige Erstellung und Zusammenstellung von Unterlagen und Präsentationen für Unternehmensgremien basierend auf den Projektverläufen
Organisation von Besprechungen/Jour fixe mit Projektgremien, Planern, Firmen, Behörden, Gutachtern etc. (Terminierung, Einladung, Raumbeschaffung, Bewirtung etc.)
Eigenverantwortliche Führung der Korrespondenz und Protokollführung bei Terminen
Dokumentation, Ablage und Archivierung von Projektunterlagen sowie Aktualisierung der Projekttermin- und Organisationspläne
Vor- und Nachbearbeitung von Managementmeetings, Reise- und Vertragsmanagement
Vorbereitung standardisierter Vertragsunterlagen für Planungs- und Bauleistungen sowie Projektcontrolling und Berichterstattung; Vertrags- und Nachtragsmanagement, Kosten- und Statusberichte, Projektterminplanung
Unterstützung bzw. Übernahme von Koordinationsaufgaben im Bereich des Gewährleistungsmanagements
Korrespondenz mit Kunden und Vertragspartnern
Rechnungsprüfung sowie Betreuung der Projekte in SAP (Baubestellungen, Kontierung der Rechnungen, Anlegen von SAP-Baubüchern)
Allgemeine Büroorganisation: Allgemeine Schreibarbeiten, Korrespondenz, Organisation der Ablage von Projektunterlagen und Formularwesen
Unterstützung bei Projekten und Übernahme von Sonderaufgaben, insbesondere:
Planung (Baugenehmigungsprozess)
Realisierung (Durchführung von Ausschreibungen, Submissionen und Vergabeverhandlungen; Vorbereitung standardisierter Vertragsunterlagen für Planungs- und Bauleistungen sowie Projektcontrolling und Berichterstattung; Vertrags- und Nachtragsmanagement, Kosten- und Statusberichte, Projektterminplanung)
Erstellen und Nachhalten von Mangelanzeigen, Ablehnungen etc.
Führen von Mängellisten, Nachhalten von Terminen, Fristen etc.

Qualifikationen

Kaufmännische Berufsausbildung, idealerweise mit zusätzlicher technischer Aus-/Weiterbildung mit bauspezifischer Prägung
Mehrjährige Berufserfahrung als Assistenz in vergleichbarer Position, vorzugsweise im Bau-/Immobilienbereich, im Bauprojektmanagement oder in einem Architektur-/Ingenieurbüro
Sehr guter Umgang mit den MS-Office-Anwendungen, möglichst Erfahrung im Umgang mit Dokumentenmanagementsystemen
Hervorragende Kommunikationsfähigkeiten, ausgeprägte Serviceorientierung
Leistungsbereitschaft, hohe Belastbarkeit
Organisationstalent sowie eine strukturierte und lösungsorientierte Arbeitsweise
Zuverlässigkeit, Eigeninitiative, Durchsetzungsvermögen, Teamfähigkeit, selbständiges Arbeiten sowie sehr gute Kommunikations- und Ausdrucksfähigkeiten
Führerschein der Klasse B und die Bereitschaft zu Dienstfahrten

Vorteile & Arbeitsbedingungen

Arbeitsort: Frankfurt am Main
Vielfältiges und abwechslungsreiches Tätigkeitsgebiet
Unbefristete Beschäftigung
Betriebliche Altersversorgung bei der Zusatzversorgungskasse der Stadt Frankfurt a. M.
Work-Life-Balance durch flexible Arbeitszeiten im Rahmen unserer Gleitzeitregelung
Homeoffice möglich
Umfangreiche Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten
Kostenfreier Stellplatz in unserem eigenen Garagenhaus im Frankfurter Ostend
Möglichkeit des Fahrradleasings
Monatliche Fahrtkostenpauschale