Assistenz der SPD/Volt-Fraktion im Rat der Landeshauptstadt Düsseldorf (m/w/d)

Aufgaben

• Allgemeine Assistenz- und Administrationsaufgaben, Büroorganisation, Dokumentenverwaltung, Terminkoordination, Verwaltung von Verträgen, Datenpflege, Koordination externer Dienstleister
• Personalmanagement- und Buchhaltungsaufgaben, Mitwirkung bei Budget- und Finanzplanung, Kostenkontrolle und Prozessoptimierung
• Übernahme von Recherchearbeiten, selbstständige Informationsbeschaffung und -analyse
• Selbstständige Abwicklung der internen und externen Kommunikation
• Unterstützung bei Organisation von Veranstaltungen und Projekten
• Übernahme der Schnittstellenfunktion zwischen Fraktionsgeschäftsstelle und Verwaltung sowie externen Partnern

Qualifikationen

• Abgeschlossene Ausbildung mit einer Ausbildungsdauer von mindestens 3 Jahren in einem für diese Tätigkeit förderlichen Beruf
• Mehrjährige Berufserfahrung im Assistenzbereich, gerne auf Geschäftsführungs- bzw. Amts-/Beigeordnetenebene
• Eigeninitiative, Mut zum Hinterfragen, Lust auf Problemlösungen, Durchsetzungsvermögen und Fähigkeit zum Priorisieren und Kommunizieren
• Vorausschauende Planung und eigenverantwortliche, mitdenkende sowie zuverlässige Aufgabenerledigung mit strukturiertem Arbeitsstil und schneller Auffassungsgabe
• Ausgeprägtes Verständnis für Prozesse sowie organisatorische Abläufe, ausgeprägte Kunden- und Serviceorientierung
• Hohes Maß an Belastbarkeit und Resilienz sowie die Bereitschaft, die individuelle Arbeitszeit an den Erfordernissen der Organisationseinheit anzupassen
• Eigenmotivation, Teamfähigkeit, Sorgfalt und Organisationsgeschick sowie selbstverständlicher Umgang mit Office, Outlook und MS-Teams sowie die Bereitschaft, sich die Gremiensoftware (Ratsinformationssystem Session) kurzfristig anzueignen
• Sehr gute mündliche und schriftliche Ausdrucksfähigkeit, fundierte Rechtschreibkenntnisse sowie souveränes und freundliches Auftreten