Assistenz des Vorstandes und der Geschäftsführung / Office-Manager:in (m/w/d) zunächst befriste[...]

Die Stiftung steps for children engagiert sich seit 2005 für Kinder und Jugendliche in Namibia. Unser Ziel: Bildung, Ernährung und nachhaltige Entwicklung.

Über 2.000 Kinder und Jugendliche werden an sechs Standorten in neun Einrichtungen gefördert.
Mehr als 80 Mitarbeitende setzen sich vor Ort für Bildung und Betreuung ein.
Wir gründen Kleinunternehmen, schaffen Arbeitsplätze und machen unsere Projekte Schritt für Schritt unabhängiger von Spenden.

Unterstützt wird unsere Arbeit von Partnern in Deutschland und der Schweiz – von Unternehmen, Schulen und Stiftungen bis hin zu zahlreichen privaten Spender:innen.

Aufgaben

• Unterstützung von Vorstand und Geschäftsführung in Büroorganisation und Administration
• Koordination und Vorbereitung vereins- und stiftungsrechtlicher Aufgaben (inkl. Gremien- und Sitzungsvorbereitung)
• Strukturierung von Arbeitsabläufen sowie Verwaltung von Daten, Dateien und Kontakten
• Organisation des täglichen Schriftverkehrs und Terminplanung
• Vorbereitung von Wirkungsberichten und Nachweisen (inkl. Belegverwaltung) für die Öffentlichkeit und Spender:innen
• Unterstützung im Personalwesen (z. B. Dokumentenmanagement, On- und Offboarding)

Profil

• kaufmännische Ausbildung mit mindestens dreijähriger Berufserfahrung
• Erfahrung in Büroorganisation, Administration und idealerweise im NGO-Bereich
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Sicher im Umgang mit Microsoft 365 (insbesondere Excel und Teams) & digitalen Tools (z. B. Canva)
• Kenntnisse in Datenbankpflege, z. B. mit der FundraisingBox, von Vorteil
• Organisationstalent, Kommunikationsstärke & eigenverantwortliche Arbeitsweise
• Teamgeist, überzeugendes Auftreten und Kontaktfreudigkeit
• Identifikation mit den Zielen und Werten unserer Stiftung

Wir bieten

• Sinnstiftendes, abwechslungsreiches Aufgabengebiet in einer international tätigen NGO
• Flexible Arbeitszeiten in einem kleinen, kollegialen Team mit flachen Hierarchien
• Faires Gehalt auf NGO‑Niveau
• Raum für Eigeninitiative und persönliche Weiterentwicklung (z. B. Fortbildungen)

Teilzeitstelle (20 Std.), zunächst befristet auf zwei Jahre (Elternzeitvertretung)

Important note

Please be advised that a valid work permit for Germany is required for non‑EU citizens. Unfortunately, applications without a valid work permit and sufficient German language skills may not be considered.