Assistenz Family Office (m/w/d)

Als vielseitig aufgestelltes Familienunternehmen mit Sitz in Jesteburg vereinen wir mehrere Tochtergesellschaften unter einem Dach. Wir sind in verschiedenen Geschäftsbereichen tätig – unter anderem in der Verwaltung und Entwicklung eigener Immobilien, Unternehmensberatung und in der Logistikbranche. Zur Unterstützung unseres Teams suchen wir eine engagierte, strukturierte und kommunikationsstarke Persönlichkeit, die Freude an vielfältigen Aufgaben hat und eigenverantwortlich arbeitet.

Ihre Aufgaben

• Allgemeine organisatorische und administrative Unterstützung des Managements
• Organisation und Koordination von Terminen
• Bearbeitung der eingehenden und ausgehenden Korrespondenz sowie telefonischer Kundenkontakt
• Unterstützung der Buchhaltung (z. B. Vorbereitung von Belegen, Rechnungsprüfung)
• Pflege von Dokumenten und Datenbanken
• Schnittstellenfunktion zwischen den Tochtergesellschaften
• Klassisches Officemanagement
• Verwaltung und Betreuung des Immobilienbestands, inklusive Mieterverwaltung und Objektpflege
• Organisation und Koordination von Instandhaltungs- und Renovierungsmaßnahmen
• Bearbeitung von Mietverträgen, Kündigungen sowie Mieteranfragen
• Überwachung der Mietzahlungen und Durchführung des Mahnwesens
• Erstellung von Abrechnungen, Berichten und Dokumentationen mit Hilfe von entsprechender Software
• Kommunikation mit Mietern, Dienstleistern, Handwerkern sowie Behörden
• Pflege der Daten im System sowie Datenentry zur Sicherstellung einer aktuellen Datenbasis

Das bringen Sie mit:

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Erfahrung im Assistenz-, Verwaltungs- oder Immobilienbereich von Vorteil
• Strukturierte, selbstständige und lösungsorientierte Arbeitsweise
• Hohes Maß an Zuverlässigkeit, Diskretion und Eigeninitiative
• Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit und Freude am Umgang mit Menschen
• Organisationstalent und Verantwortungsbewusstsein
• Sicherer Umgang mit MS Office und digitalen Tools
• Führerschein Klasse B

• Eine abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Tätigkeit in einem dynamischen Umfeld
• Eigenständiges Arbeiten mit Gestaltungsspielraum
• Ein offenes, kollegiales Team und flache Hierarchien
• Flexible Arbeitszeiten
• Langfristige Perspektive in einer wachsenden Unternehmensgruppe