Assistenz im Büro der Abteilungsleitung (w/m/d)

Assistenz im Büro der Abteilungsleitung (w/m/d) Vollzeit Hybrid Königstraße 46, 70173 Stuttgart Mit Berufserfahrung Das Ministerium für Wissenschaft, Forschung und Kunst Baden-Württemberg ist für sämtliche Hochschulen des Landes, den größten Teil der außeruniversitären Forschungseinrichtungen, die Einrichtungen der Universitätsmedizin, die wissenschaftlichen Bibliotheken und Archive sowie bedeutende Kunsteinrichtungen Baden-Württembergs zuständig. Mit seinen rund 370 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern unterstützt das Ministerium die Arbeit dieser Institutionen, fördert Innovationen, initiiert Reformen und trägt damit zur Zukunftsgestaltung des Landes Baden-Württemberg bei. Wir suchen ab eine / einen Beschäftigte/n als Assistenz im Büro der Abteilungsleitung Forschung und Medizin (w/m/d) Ihre Aufgaben: Sie koordinieren für die Abteilungsleitung Termine, Meetings und Video-Konferenzen und führen den Terminkalender. Sie unterstützen die Abteilungsleitung bei der Koordinierung von Prozessen innerhalb der Abteilung sowie bei Terminvorbereitungen. Sie planen Dienstreisen und erstellen die Reisekostenabrechnung. Sie erledigen den Telefonverkehr und übernehmen allgemeine Sekretariatsaufgaben. Sie empfangen Gäste und Besucher im Haus. Ihr Profil: Sie verfügen über eine Ausbildung im Verwaltungs- oder Sekretariatsbereich (z. B. Fachangestellte/r für Bürokommunikation, Justiz- oder Verwaltungsangestellte/r) und haben zumindest erste Berufserfahrungen im Büromanagement. Sie interessieren sich für den Wissenschaftsbereich und haben idealerweise bereits erste berufliche Erfahrungen in diesem Bereich. Sie sind kommunikativ im direkten und fernmündlichen Kontakt innerhalb wie außerhalb des Hauses. Sie sind routiniert in der Terminabstimmung, selbstständig in der Planung und Organisation von Dienstreisen sowie der Reisekostenabrechnung. Sie besitzen sehr gute Kenntnisse im MS Office-Bereich. Sie sind eigeninitiatives und selbstständiges Arbeiten gewohnt. Sie bleiben offen, kommunikativ und zugewandt, selbst in hektischen Situationen. Wir bieten: für die Tätigkeit im Büro der Abteilungsleitung eine übertarifliche Vergütung nach EG 7 TV-L bei einer unbefristeten Einstellung in der EG 5 TV-L. eine abwechslungsreiche Aufgabenstellung. flexible Arbeitszeiten und familienfreundliche Arbeitszeitmodelle, zertifiziert nach Audit Beruf und Familie. einen verkehrsgünstig gelegenen Arbeitsplatz im Zentrum von Stuttgart. die Unterstützung Ihrer Mobilität mit dem JobTicket BW und JobBike BW. ein umfangreiches Gesundheitsmanagement. ein vielfältiges Fortbildungsangebot. Das Aufgabengebiet ist grundsätzlich teilbar - auch Tandembewerbungen sind erwünscht. Bewerbungen von schwerbehinderten und ihnen gleichgestellten behinderten Menschen werden ausdrücklich begrüßt und diese bei im Wesentlichen gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt. Bitte reichen Sie Ihre Bewerbung unter Angabe des Aktenzeichens Website mit aussagefähigen Unterlagen bis zur Bewerbungsfrist in unserem Bewerbungsportal ein. Aus Verwaltungs- und Kostengründen werden Ihre Bewerbungsunterlagen nicht zurückgesandt und nach Abschluss des Auswahlverfahrens vernichtet. Für nähere Auskünfte zum Besetzungsverfahren steht Ihnen Herr Dr. Wuttke ) gerne zur Verfügung. Bei Fragen zum Aufgabenbereich wenden Sie sich bitte an Herrn Benz ). Informationen zur Datenerhebung und -verarbeitung finden Sie auf unserer Homepage unter: Website Referenznummer: J Veröffentlicht am bei Jobs-beim-Staat.de